計算機協(xié)同辦公自動化軟件系統(tǒng)的高級應用

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 　　在傳統(tǒng)行業(yè)以前計算機辦公軟件是指可以進行文字處理、表格制作、幻燈片制作、圖形圖像處理、簡單數(shù)據(jù)處理等方面工作的軟件。而在科技發(fā)展迅速的社會下，目前辦公軟件朝著操作簡單化，功能細化等方向發(fā)展。辦公軟件的應用范圍很廣，大到社會統(tǒng)計，小到會議記錄，數(shù)字化的辦公，離不開辦公軟件的鼎力協(xié)助，當然這其中也包括企業(yè)使用的協(xié)同辦公自動化軟件。

　　協(xié)同辦公自動化軟件主要是采用Internet技術，以工作流為引擎、以知識文檔為容器、以信息門戶為窗口，促使企業(yè)內(nèi)部人員方便快捷地共享信息,高效地協(xié)同工作;改變過去復雜、低效的手工辦公方式,實現(xiàn)迅速、全方位的信息采集、信息處理,為企業(yè)的管理和決策提供科學的依據(jù)。

　　一、那么協(xié)同自動化辦公軟件主要包括哪些呢?

　　(1)文檔管理：文檔管理模塊,滿足企業(yè)的公文制作、公文接收、文件流轉(zhuǎn)、傳閱歸檔以及文件審批打印等需求，包括收文辦理、發(fā)文辦理、通用審批、通知公告等功能;

　　(2)任務管理：為了方便各層級領導下達任務，各層級人員按時完成各種任務，并為企業(yè)的績效考核實施打下基礎。任務管理模塊包括公司任務管理和部門任務管理;

　　(3)考勤管理：此模塊是為減少人事考勤管理人員的工作量，規(guī)范企業(yè)考勤管理,方便員工請休假、出差管理，包括考勤信息查詢、請休假、出差、考勤申訴等在內(nèi)的考勤數(shù)據(jù)管理;

　　(4)門戶管理：做好企業(yè)內(nèi)部的各項工作,第一時間發(fā)布企業(yè)最新動態(tài)和新聞,分享最新資訊廣大企業(yè)職工，并對信息的發(fā)布進行統(tǒng)一管理;

　　(5)手機APP：移動端OA協(xié)同辦公系統(tǒng)可以實現(xiàn)實時動態(tài)的移動辦公，方便企業(yè)內(nèi)部各部門、各單位流程審批。由于很多公司的辦公地點遠離辦公室，而且企業(yè)管理者不可避免地要經(jīng)常出差和外出，那么管理者可以通過使用手機端OA協(xié)同辦公系統(tǒng),及時了解企業(yè)內(nèi)部的實時情況，實現(xiàn)實時的公文審批、各類流程的處理,大大提高了企業(yè)的辦公效率。詳細可參觀：http://www.newsbd7.com/xm/app/

　　當然OA協(xié)同辦公系統(tǒng)當中不止包含以上這些模塊，通俗概括的講，OA辦公系統(tǒng)就是日常辦公管理系統(tǒng)，其主要功能包括申請審批、辦公用品、公文管理、會議管理、文檔管理、行政管理、任務管理、計劃管理、人事管理等等,這些都是日常辦公工作的處理范圍;那么有些軟件廠商也會包含一些業(yè)務模塊功能，比如泛普軟件的OA系統(tǒng)當中不僅有日常辦公，還包含建筑工程行業(yè)的項目管理，如果感興趣可以在官網(wǎng)免費在線試用感受一下，地址：https://demo.fanpusoft.com

　　以上我們主要講解了OA系統(tǒng)主要具備的哪些功能，雖然協(xié)同OA辦公系統(tǒng)可以幫助企業(yè)提高效率和提供方便，也可能會出現(xiàn)盡管上了OA系統(tǒng)，卻沒有享受到高效辦公的“福利的情況，這就是我們所說的沒有將系統(tǒng)應用到企業(yè)辦公當中。

　　二、如何更好的將協(xié)同辦公OA系統(tǒng)應用到企業(yè)內(nèi)部實際辦公當中呢?

　　即使一款好的協(xié)同辦公系統(tǒng)如果沒有在企業(yè)結(jié)合內(nèi)部情況當中好好應用，那么該軟件的上線也只是白白的浪費其公司成本，除了資金成本以外還浪費了公司的時間成本。那么在企業(yè)成功上線OA辦公系統(tǒng)后，又應該如何盡力來保證OA達到更好的應用效果呢。

　　1、目標：這個應該在準備購買OA系統(tǒng)之前就早有規(guī)劃了，對于協(xié)同OA辦公系統(tǒng)的應用需要達到一個什么樣的結(jié)果以及起到什么作用，需要有更進一步清晰的認識。有清晰的目標才能了解系統(tǒng)有哪些具體的不足。要知道OA只是一個協(xié)助管理的工具而不能取代管理。管理的主動權在于我們，而不是僅僅是一個工具的OA系統(tǒng)。

　　2、意識：這里的意識是員工們使用協(xié)同OA系統(tǒng)的心理準備，使用OA系統(tǒng)代替?zhèn)鹘y(tǒng)辦公是一次辦公模式的變革，也是企業(yè)內(nèi)部的一種管理方式變革，有些用戶會產(chǎn)生或多或少的抵觸心理。這些事情不可避免，但是一定要員工們知道這種變革是100%為了提升辦公效率和管理水平而改變的;

　　3、改進：通過規(guī)劃清晰目標、灌輸員工積極意識和極力擔負管理改革的責任，通過一步一步的循環(huán)漸進深入使用，最后就會很清晰的發(fā)現(xiàn)企業(yè)的OA系統(tǒng)主要存在哪幾點問題，應該通過什么樣的辦法去解決。再通過OA軟件商的協(xié)助進行有更強目的性的改進、優(yōu)化和調(diào)整，從而達到更好的效果。

　　因此，用戶不能把OA的實施和應用當做一件簡單的事情去對待。事實上，OA的應用是長期的一系列過程，需要企業(yè)不斷的摸索和需求的挖掘，同OA軟件商保持緊密的聯(lián)系和合作。