oa辦公系統(tǒng)管理制度

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 　　　如今，越來越多的企事業(yè)單位開始利用協(xié)同OA系統(tǒng)的公文管理來進行日常辦公，尤其進行企業(yè)內(nèi)外部重要信息和文件的傳達。然而，公文管理已不僅僅是收發(fā)文和公文交換的過程，在協(xié)同OA平臺中，公文管理從擬稿、審稿、核對、簽發(fā)到歸檔的一過程，也是一個公文流轉的過程，在OA系統(tǒng)中，已形成一套完善的公文管理體系，它實現(xiàn)了電子公文一體化運轉，支持系統(tǒng)內(nèi)各部門之間的電子公文交換，其公文流轉功能可處理日常工作中的單位內(nèi)外部公文，包括了公文的發(fā)文擬稿、發(fā)文上報、發(fā)問審核、發(fā)文簽發(fā)、收文登記、收文傳閱、公文傳閱、承辦、查詢以及公文的流程監(jiān)控、公文催辦、公文流程定制等。

　　公文管理特點：

　　1、實現(xiàn)了收發(fā)文的電子化流程審批，對審批環(huán)節(jié)和內(nèi)容進行嚴格控制，做到有據(jù)可依

　　2、支持配置公文類型、公文字號、發(fā)文模板，實現(xiàn)發(fā)文的剛性控制，保證公文的嚴肅性和規(guī)范性

　　3、支持發(fā)文的在線編輯和查看功能

　　4、提供電子簽章、支持公文正文的修改留痕和公文流轉過程中的操作日志可查;

　　5、其他，OA軟件均可以根據(jù)每家公司的個性化需求定制。

　　在公文管理里，可對發(fā)文流程進行多項配置，可動態(tài)配置不同的發(fā)文模板、發(fā)文類型、字號規(guī)則等，這樣使用起來更加靈活，進行發(fā)文時可根據(jù)設置生成不同的發(fā)文格式和發(fā)文流程，最重要的就是對單位隱私的一個保護，規(guī)范了辦公的制度和流程。

       一、公務授權

　　實現(xiàn)特殊情況下指定人把屬于自己角色的部分或全部權限授權給被指定人的過程。系統(tǒng)提供授權指定、授權收回、授權時間等功能。

　　(1)“授權指定”完成對指定人的進行授權，在授權時可設定授權的時間段，當完成授權后，被授權人可承擔授權人的角色和權限。在授權人收回授權后，

　　(2)“授權收回”由授權人收回對被授權人授予的相應權限，系統(tǒng)能顯示用戶的授權與被授權情況。

　　二、公文跟蹤管理

　　對正在處理的文件進行跟蹤，確定文件所處的狀態(tài)

　　對超時未辦的文件發(fā)出催辦信息

　　加急文件的催辦。

　　提供靈活定義催辦時間的功能，業(yè)務人員可以根據(jù)實際情況定義催辦時間，以加快公文流轉速度、提高辦公效率

　　三、公文歸類

　　本公文模塊有多種的分類方式，包括可以按文號、級別、部門、主題一類的信息進行分類，也可以根據(jù)不同的公文流轉狀態(tài)進行分類。

　　四、公文銷毀

       公文在流轉執(zhí)行過程中銷毀的情況極少，一般是公文在完成后，在適當?shù)臅r候對文件進行整理，如果需要歸檔的話，將會移交給辦公室檔案室，或者本處室職能部門歸檔;正式公文是有文件的編號和記錄的，如果需要將文件銷毀，則應該對正式文件銷毀處理的記錄;文件銷毀的信息應該包括執(zhí)行的銷毀人員信息，銷毀的文件標題、簡要信息，刪除的時間等。

　　系統(tǒng)做了文件一級的查詢權限控制，如果不是本文件的讀者，在系統(tǒng)中是看不到該文件，甚至包括文件的標題，即使是讀者，還應能控制讀者對該文件的編輯權限，根據(jù)崗位、職務、任務的不同提供不同的批示詞庫

　　六、內(nèi)部文件

　　對部門內(nèi)部的收、發(fā)文進行管理，部門文件由部門經(jīng)理處理后可以分發(fā)給部門內(nèi)部其他人員查閱和相關領導閱處。