電商協同辦公系統

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 　　想必電商企業(yè)是和信息化打交道最多的行業(yè)吧，從做一家淘寶店下載淘寶助理、旺旺開始，注定要使用各種增加訂單，提高管理效率的軟件，今天，通過我們的親身經歷，來與大家一起分享，我們在電商協同辦公中使用的心得。

　　和大多數電商企業(yè)一樣，最早做淘寶的時候，一人盯多人用，什么軟件不軟件的，先有訂單再說，可隨著業(yè)務的不斷發(fā)展，對于運營團隊的要求越來越高，特別淘寶商城改名天貓后，其運營門檻的提高，必須擁有一支流程化作業(yè)的隊伍才行，所以，部門建設就開始，設計策劃部，客服部，運營推廣部，物流倉儲部，人事部，財務部，這些是最基本的組織機構框架。

　　所有部門都在一個辦公室，剛開始，業(yè)務不忙的時候，由運營推廣部門拿出一個活動計劃，策劃部門收到大概要求后把頁面設計出來，傳到服務器后，頁面更新完畢，因為在一個辦公區(qū)域內，客服和物流相關人員，用耳朵隨便聽一下，大概就知道自己應如何處理了，一個活動結束，又一個活動，就這樣在，大概3個月時間出了問題。

　　一、電商企業(yè)的主要問題

　　1.運營推廣部總是臨時出活動計劃，經常打亂策劃部的正常工作

　　2.策劃部經常出現頁面和產品信息錯誤，訂單白白損失后才彌補

　　3.客服部的售后問題比售前問題多，客戶投訴比表揚多，嚴重時出現惡意敲詐

　　4.物流部門要么沒貨，要么積壓很多貨，要么訂單出錯，要么來不及出貨

　　這些表面的問題，其實在我看來，都蘊藏著巨大的危機，問題不是某員工的責任心的問題，而是整個業(yè)務流程缺乏有機的協同處理能力，怎么辦，整個團隊中，有上手3年多經驗豐富的員工，有剛出大學校門的畢業(yè)生，上下10多號人，必須開始糾正習慣，糾正不良的工作習慣。

　　二、溝通成為協同辦公的開始

　　雖然同在一個辦公室，說并不等于通知，知道并不等于明白，所以，開始從一個小型的活動開始，由相關人員參與，互相溝通工作內容，將工作內的各種細節(jié)從分析問題、判斷問題丶提出問題、解決問題、執(zhí)行分工，一步一步的通告起來，這樣原來以為A大聲告訴B，C應該知道的習慣，得以改善。

　　三、紙張化協同辦公

　　先從圍繞整個業(yè)務核心部門開始-策劃部，由策劃部形業(yè)務交織的焦點，先強烈要求策劃部執(zhí)行任務派單開始，一切落實紙面文字、時間、內容、要求、關聯部門，都需要清楚的寫在任務單中，并在傳遞的過程中，中間環(huán)節(jié)由電商總監(jiān)負責簽字確認，做到“沒有任務單，一個圖片都不做”的嚴格程度，這樣過程持續(xù)1個多月時間，大家的通曉能力提升上來，業(yè)務效率明顯提高，但隨著訂單量和活動量的不斷攀升，這樣的工作效率明顯滯后(特別注明：我們做的進口食品，在淘寶、天貓、京東、一號店、亞馬遜丶當當丶蘇寧丶國美丶糯米團丶大眾點評網丶順豐優(yōu)選丶交通銀行網上商城等國內一流電商平臺全面開店)

　　四、初級協同辦公系統

　　紙張辦公的弊端，想必大家都由體會，我不再重復。人手一臺電腦，均保證24小時聯網，網絡這么發(fā)達，要通過計算機來處理業(yè)務事項，發(fā)現淘寶也沒相關內部辦公的系統，網上大部分OA系統過于繁瑣，不適用，從先試用的角度，我們發(fā)現“網聚寶”內部協同辦公系統挺好，就像上微薄一樣方便，互相可以簡單通信，并提醒對方，添加文件也很方便，廣播相關人員也是及時到達，又沒什么臃腫的機構設置，同時手機客戶端的功能也能實現，歷史記錄可以長期保存，這樣就滿足了我們從紙張到網上的習慣過度。

　　五、協同辦公系統-電商流程解決方案

　　內部的電商流程越來越清晰，從采購訂貨到活動促銷，再到訂單統計分析，整個流程，部門間的工作內容十分具體，如何將各自工作內容優(yōu)化管理方式，就必須借助既有一定管理思想，但又不能被“綁架”和“服從”式的管理方式所束縛，這點，我們到目前為止一直使用的“班牛”OA，就為我們提供了解決之道。

　　該系統軟件基于阿里云云平臺，保證了我們網上辦公的基本條件，其次，組織結構由我們自由去劃分和制定，便于修訂和完善，另外內部的辦公應用，像通知，考勤，備忘提醒，這些基本功能，正是目前瑣碎的需求，完全適用，主要，通過與大家分享2個主要應用，一是主線，二式審批。

　　主線：

　　我們白話通俗點就是多部門長時間完成的一件工作，比如雙十一大促，這項部門，免不了牽扯所有部門聯動和各項工作內容協調，并在執(zhí)行中，分前期籌備，中期執(zhí)行，后期監(jiān)督的過程，建立一個主線即為確定一件大事，相關人員有權限方可加入，使得項目有了一定的保密措施，再就是工作得到共享化，運營部門不用去問策劃部的圖片有沒有做好，進度通告會再主線內體現，物流部門的某件商品斷貨，全部參與人員統統知曉，這樣就可以做到不用經常開會溝通，節(jié)省了時間，最關健的就是對于電商總監(jiān)把握全局提供了一個非常詳細的作戰(zhàn)執(zhí)行戰(zhàn)略圖出來，清晰明了，實時動態(tài)都能知曉，這對于電商流程化梳理非常有用。

　　審批：

　　所有內部工作中，牽連工作進度的就屬于審批，通過網聚寶，一方面做到權利下方，一方面，做到網上審批，由于設置成了自由審批流程，完全一件獨立事件，就相關部門流轉即可，比如，原來的員工請假，先寫請假條，然后部門負責人簽字，總監(jiān)簽字，人事簽字，總經理簽字，非常繁瑣又不合理，現在的請假，直接將請假條轉向部門負責人，由部門負責人流轉至人事部即可，人事在下發(fā)就很隨意了，這樣不僅審批簡單，同時效率提高。這其中的審批流程用請假做案例說明，日常中得每月的直通車廣告申請，鉆石展位費用審批，特價促銷廣告等等事務，均一個道理，總之適合正在提升管理水平的中小企業(yè)。

　　以上就是我們對電商協同辦公的使用心得，一個企業(yè)，要想發(fā)展的快又穩(wěn)，內部的管理機制的建設非常重要，都希望將內部管理用信息化，軟件化管理起來，其實背后的執(zhí)行難度，可想而知，我個人覺得，企業(yè)的協同辦公幫助企業(yè)提升管理效率，工具的選擇很重要，一旦習慣建立的改善都基于這個平臺，輕易不要更換，比工具更重要的就是管理的意識和思想，如果想建立內部協同辦公體系，一把手一定要親自參與，否則，執(zhí)行力度大打折扣，其次就是堅持，我們用一年時間得以改善，不知道貴公司要花多少時間。