防止隨意商品編碼讓深圳OA“神經錯亂”

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問題描述

深圳OA系統(tǒng)的實施，有一個形象的說法是：三分軟件、七分實施，十二分數據。還有另一個說法是：垃圾進，垃圾出。這兩種說法，都對數據提出了要求，深圳OA系統(tǒng)主要是管理企業(yè)的資源，所有這些資源在系統(tǒng)中都是以數據形式體現的，所以在深圳OA項目中，數據的重要性怎么說都不為過。對于數據的要求，大概可以理解為準確性、及時性、完整性這三方面的要求。而對于數據大概可以分為靜態(tài)數據(如編碼規(guī)則、期初庫存、期初科目、員工、客戶、供應商等不常變化的數據)，還有就是動態(tài)數據(出庫單、入庫單、采購單、銷售單等業(yè)務單據)。在一個項目的實施中，由于靜態(tài)數據不常修改，而且會被動態(tài)數據大量引用，因此對于靜態(tài)數據的準確性要求往往就會大于動態(tài)數據。

在我最近的一個項目實施中，就碰到了一個讓企業(yè)非常犯難的事情：他們的靜態(tài)數據出問題了，在我接到企業(yè)的IT經理給我的第一句話就是“童大哥，我們的 深圳OA系統(tǒng)神經錯亂了，你有空過來幫我看看嗎？”，這一句話，倒是嚇了我一跳，深圳OA系統(tǒng)也能“神經錯亂”，豈不是怪哉？那具體的情況是怎么樣的呢？

問題描述

B公司是一家男裝企業(yè)，由于服裝企業(yè)的信息化是一個非常有行業(yè)特色的，光從企業(yè)的商品編碼來說，就有二維或三維編碼的問題：如B公司的商品編碼就定義為：品牌(1位) +款式(5位)+顏色(3位) +規(guī)格(2位)。總共為11位的編碼，其中以品牌、款式(包括面料)為基礎，再加上顏色、規(guī)格這兩個維度，組成一個二維表，如下圖所示：

如果B公司按照上述的編碼規(guī)則，向深圳OA系統(tǒng)做進基礎資料，然后再去做各類單據(如訂單、采購單、入庫單、銷售單等)是不會有任何問題的。可是由于B公司的資料管理員對系統(tǒng)的不熟悉，在做商品基礎資料時，將顏色(3位)給拉下了，將顏色的編碼直接做到了款式中，使的商品的編碼規(guī)則實際上就是：品牌(1位) +款式(8位，包括顏色3位) +顏色(3位)+規(guī)格(2位)，使的編碼成為了14位，而且顏色位上有了多余。

從基礎資料管理的角度來說，這樣的應用方式問題不大，所有編碼規(guī)則要求的屬性都已經包括在這個編碼中了，但是多了兩位，基本資料的屬性“顏色”重復了。其實這個問題在錄入基礎資料的時候，應該就能夠發(fā)現問題的：因為這個時候就不能定義顏色的多維度信息了，只能一條一條地進行錄入。也就是說，在輸入顏色信息的時候，必須保持與之前的款式中顏色一致(如015，米杏/咖啡色)，而且不得多選，否則的話在款式中已經定義的顏色信息將無法一一對應。顏色與尺碼的二維對應表關系如下圖所示：

但更大的問題在后面，因為顏色信息沒有辦法按“二維表”的方式做到系統(tǒng)中，使得在做業(yè)務單據的時候，業(yè)務人員也就不能在單據中快速錄入顏色、尺碼的二維信息了。商品資料的二維輸入方式如下：

如果不能夠方便快捷地使用上述的訂單信息錄入，在對于服裝的深圳OA系統(tǒng)來說，那服裝行業(yè)的最基本的行業(yè)特色不復存在了，服裝深圳OA系統(tǒng)的特色可以說就被廢了一半。而對于這個問題，也就是B公司業(yè)務人員描述的系統(tǒng)“神經錯亂”了，但從實際情況上來說，這個說法也是夸張了一些，因為編碼導致了系統(tǒng)整個應用不暢，但還不至于到了不治的地步。B公司也認識到了這是一個必須解決的問題，因為這涉及到了他們所有流程操作中的效率問題，還有就是后續(xù)的統(tǒng)計與分析問題，因為后續(xù)的統(tǒng)計與分析也是以顏色、尺碼作為二維表顯示的。