離散性企業(yè)深圳OA實(shí)施能力研究與分析(下)

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實(shí)施深圳OA流程分析

六、實(shí)施深圳OA流程分析

(一)、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)分析

深圳OA系統(tǒng)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)分為靜態(tài)數(shù)據(jù)和動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)。靜態(tài)數(shù)據(jù)包括貨品、客戶、供應(yīng)商、生產(chǎn)廠家等基礎(chǔ)數(shù)據(jù)以及相對(duì)變動(dòng)較少的價(jià)格體系基礎(chǔ)數(shù)據(jù);動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)包括內(nèi)部帳和往來(lái)帳：存貨帳、應(yīng)收帳、預(yù)付帳、應(yīng)付帳、預(yù)收帳、保管帳、業(yè)務(wù)帳等。由于這些數(shù)據(jù)是動(dòng)態(tài)變動(dòng)的，所以期初的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)需要在系統(tǒng)切換時(shí)錄入，然后再納入基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理方案?；A(chǔ)數(shù)據(jù)是深圳OA系統(tǒng)中最常用、最基本的數(shù)據(jù)，它對(duì)系統(tǒng)的正常運(yùn)行起著決定性的因素。因此對(duì)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的管理操作必須非常嚴(yán)格?；A(chǔ)數(shù)據(jù)管理員在進(jìn)行增、刪、改等操作時(shí)，必須填寫(xiě)申請(qǐng)表格，經(jīng)過(guò)有關(guān)部門(mén)許可后方可進(jìn)行相關(guān)操作。

1、產(chǎn)品基礎(chǔ)數(shù)據(jù)：產(chǎn)品基礎(chǔ)數(shù)據(jù)包括總公司所有經(jīng)營(yíng)的商品，是深圳OA系統(tǒng)使用的主要數(shù)據(jù)之一，也是深圳OA系統(tǒng)最重要的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。增加新的產(chǎn)品，必須填寫(xiě)《首次經(jīng)營(yíng)商品審批表》，經(jīng)質(zhì)量管理部部門(mén)批準(zhǔn)后方可在系統(tǒng)中進(jìn)行增加操作。貨品的停用，必須由有關(guān)部門(mén)同意后，方可在系統(tǒng)中進(jìn)行停用操作。1)采購(gòu)人員在購(gòu)進(jìn)新商品時(shí)，發(fā)現(xiàn)有新貨品時(shí)手工填寫(xiě)《首次經(jīng)營(yíng)貨品申請(qǐng)表》。經(jīng)計(jì)劃采購(gòu)部負(fù)責(zé)人、質(zhì)量管理部主管人員審批簽字批準(zhǔn)后交信息中心基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理員。由數(shù)據(jù)管理員根據(jù)《首次經(jīng)營(yíng)貨品申請(qǐng)表》的內(nèi)容在深圳OA系統(tǒng)里錄入數(shù)據(jù)。2)使用深圳OA系統(tǒng)過(guò)程中，任何人員發(fā)現(xiàn)貨品信息出現(xiàn)變動(dòng)或需要修改貨品基礎(chǔ)信息時(shí)，需填寫(xiě)《商品信息變更申請(qǐng)表》。經(jīng)質(zhì)量管理部主管人員批準(zhǔn)后交給信息中心基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理員。由基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理員根據(jù)《商品信息變更申請(qǐng)表》的內(nèi)容在深圳OA系統(tǒng)里修改數(shù)據(jù)。

2、所使用的表單：《首次經(jīng)營(yíng)商品審批表》、《貨品信息修改申請(qǐng)表》。作用：新增商品信息或修改商品信息時(shí)，錄入深圳OA系統(tǒng)的依據(jù)主要數(shù)據(jù)項(xiàng)：編號(hào)、分類(lèi)編碼、商品名稱(chēng)、規(guī)格、產(chǎn)地、進(jìn)口/合資/國(guó)產(chǎn)、批準(zhǔn)文號(hào)/注冊(cè)證號(hào)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、GMP、儲(chǔ)存條件、效期、代理、代理部門(mén)、國(guó)家定價(jià)/地方定價(jià)/自行定價(jià)、批發(fā)價(jià)、零售價(jià)等。票據(jù)流：由相關(guān)人員提出申請(qǐng)(填寫(xiě)申請(qǐng)表)，報(bào)主管人員批準(zhǔn)后交數(shù)據(jù)管理員，由數(shù)據(jù)管理員錄入計(jì)算機(jī)。

3、數(shù)據(jù)編碼：貨品卡片涉及到成本、銷(xiāo)售、毛利、應(yīng)收帳、應(yīng)付帳等核算管理;涉及到企業(yè)對(duì)業(yè)務(wù)部門(mén)、業(yè)務(wù)員的考核管理。因此需要保持完整性、準(zhǔn)確性和連續(xù)性。所有貨品編碼全部參照集團(tuán)總部統(tǒng)一制定的原則編制。

4、供應(yīng)商數(shù)據(jù)：供應(yīng)商包括國(guó)外、國(guó)內(nèi)的生產(chǎn)廠家、商業(yè)企業(yè)等，供應(yīng)商同商品一樣貫穿整個(gè)業(yè)務(wù)流程。無(wú)論是銷(xiāo)售、財(cái)務(wù)，還是倉(cāng)庫(kù)等，都需要對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行管理考核。因此，供應(yīng)商基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的管理水平直接反映出企業(yè)對(duì)負(fù)債和權(quán)益的管理狀況，因此需要建立一整套嚴(yán)格的供應(yīng)商基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的管理制度來(lái)約束與供應(yīng)商相關(guān)的各個(gè)業(yè)務(wù)流程。1)采購(gòu)業(yè)務(wù)員在新供應(yīng)商處購(gòu)進(jìn)商品后，填寫(xiě)《首營(yíng)企業(yè)審批表》，經(jīng)采購(gòu)部負(fù)責(zé)人、質(zhì)量管理部主管人員審批簽字批準(zhǔn)后交基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理員。由基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理員根據(jù)《首營(yíng)企業(yè)審批表》的內(nèi)容在深圳OA系統(tǒng)里錄入數(shù)據(jù)。2)使用深圳OA系統(tǒng)過(guò)程中，采購(gòu)部人員發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商信息出現(xiàn)變動(dòng)或需要修改，需填寫(xiě)《供應(yīng)商信息變更申請(qǐng)表》，并經(jīng)采購(gòu)部負(fù)責(zé)人、質(zhì)量管理部主管人員審批簽字批準(zhǔn)后交給基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理員。由基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理員根據(jù)《供應(yīng)商信息變更申請(qǐng)表》的內(nèi)容在深圳OA系統(tǒng)里修改數(shù)據(jù)。

5、所使用的表單《首營(yíng)企業(yè)審批表》、《供應(yīng)商信息修改申請(qǐng)表》作用：新增供應(yīng)商信息或修改供應(yīng)商基礎(chǔ)信息時(shí)，錄入深圳OA系統(tǒng)的依據(jù)。主要數(shù)據(jù)項(xiàng)：編號(hào)、供應(yīng)商名稱(chēng)、集團(tuán)內(nèi)外、境外/合資/國(guó)產(chǎn)、性質(zhì)等信息。票據(jù)流：由相關(guān)人員提出申請(qǐng)(填寫(xiě)申請(qǐng)表)，報(bào)主管人員批準(zhǔn)后交基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理員，由基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理員錄入計(jì)算機(jī)。

(二)、采購(gòu)計(jì)劃與進(jìn)貨合同

1、采購(gòu)人員依據(jù)庫(kù)存下限報(bào)警自動(dòng)生成的采購(gòu)計(jì)劃，或根據(jù)庫(kù)存動(dòng)態(tài)表及緊急要貨等情況人工統(tǒng)計(jì)采購(gòu)計(jì)劃，提出采購(gòu)申請(qǐng)。公司代理品種和重點(diǎn)銷(xiāo)售品種由公司采購(gòu)部負(fù)責(zé)購(gòu)進(jìn)。進(jìn)貨計(jì)劃、合同由其代理部門(mén)制定，但要通過(guò)公司采購(gòu)部的審核并進(jìn)行備案。采購(gòu)員根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃聯(lián)系貨源，同供應(yīng)商簽訂進(jìn)貨合同。采購(gòu)員將進(jìn)貨合同交給部門(mén)負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核，審核通過(guò)后交給進(jìn)貨合同管理員，由合同管理員將合同錄入深圳OA系統(tǒng)。采購(gòu)部業(yè)務(wù)員經(jīng)審批確定新建立合作關(guān)系的供應(yīng)商---索取相關(guān)文件資料質(zhì)管部確立數(shù)據(jù)文件是否完備，如不全要求補(bǔ)充完備，完備則數(shù)據(jù)可以進(jìn)入系統(tǒng)。作為供應(yīng)商的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。

2、崗位職責(zé)：1)采購(gòu)員職責(zé)：根據(jù)庫(kù)存上下限報(bào)警自動(dòng)生成的采購(gòu)計(jì)劃，結(jié)合上年同期銷(xiāo)售情況、本期期初庫(kù)存、本期購(gòu)進(jìn)、本期銷(xiāo)售、當(dāng)前庫(kù)存、本期未執(zhí)行合同和資金情況等數(shù)據(jù)提出采購(gòu)申請(qǐng)或修改采購(gòu)計(jì)劃。計(jì)劃采購(gòu)的品種，聯(lián)系供應(yīng)商。建立、修改、維護(hù)供應(yīng)商資料檔案;確保資料的準(zhǔn)確無(wú)誤;采購(gòu)部業(yè)務(wù)員經(jīng)審批確定新建立合作關(guān)系供應(yīng)商-----索取相關(guān)的文件資料，根據(jù)提供的采購(gòu)申請(qǐng)，積極尋找、組織貨源;合理安排進(jìn)貨，與供應(yīng)商簽訂進(jìn)貨合同并將合同及時(shí)送交合同管理員;修改庫(kù)存報(bào)警的庫(kù)存下限;向進(jìn)貨合同管理員送交審核后的進(jìn)貨合同。2)采購(gòu)負(fù)責(zé)人職責(zé)：負(fù)責(zé)組織討論采購(gòu)計(jì)劃的可行性;及時(shí)了解采購(gòu)計(jì)劃的執(zhí)行情況，解決采購(gòu)計(jì)劃執(zhí)行過(guò)程中的問(wèn)題;審核采購(gòu)合同。3)進(jìn)貨合同管理員職責(zé)：合同管理員依據(jù)采購(gòu)員送達(dá)的審核后的進(jìn)貨合同，進(jìn)行內(nèi)容審查，條款是否完整等，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)聯(lián)系采購(gòu)員進(jìn)行修正。如有異議，向采購(gòu)負(fù)責(zé)人匯報(bào)。將合同內(nèi)容錄入計(jì)算機(jī)，并將原始合同妥善保管備查。合同管理員應(yīng)在合同執(zhí)行期內(nèi)，經(jīng)常性檢查合同履行情況。如合同內(nèi)容未執(zhí)行完卻又終止時(shí)，及時(shí)溝通領(lǐng)導(dǎo)查明未執(zhí)行合同的原因。將合同統(tǒng)一編號(hào)、裝訂成冊(cè)，存檔備查。及時(shí)了解合同完成和執(zhí)行情況。4)質(zhì)管部管理員職責(zé)：確立數(shù)據(jù)、文件是否完備，完備則輸入系統(tǒng)。不完備則要求數(shù)據(jù)補(bǔ)充完整后再輸入系統(tǒng)。

3、表單票據(jù)說(shuō)明：1)原始票據(jù)：業(yè)務(wù)合同是用于記錄與供應(yīng)商的責(zé)、權(quán)、利關(guān)系。數(shù)據(jù)項(xiàng)包括時(shí)間、簽定地點(diǎn)、品名、規(guī)格、單位、數(shù)量、單價(jià)(含稅)、總金額、包裝、備注、合同甲乙雙方的基本信息。方案：在深圳OA系統(tǒng)中以電子形式保存(原始采購(gòu)記錄)。2)系統(tǒng)單據(jù)：進(jìn)貨計(jì)劃是記錄計(jì)劃采購(gòu)明細(xì)。方案：由庫(kù)存下限報(bào)警自動(dòng)生成。3)進(jìn)貨合同：是采購(gòu)員與供應(yīng)商簽訂的貨品購(gòu)銷(xiāo)合同，合同管理員將其錄入深圳OA系統(tǒng)，作為進(jìn)貨的依據(jù)。它以兩種形式存在，一種是原始書(shū)面資料，一種是深圳OA系統(tǒng)的內(nèi)部計(jì)算機(jī)單據(jù)。

(三)、銷(xiāo)售作業(yè)流程

1、 銷(xiāo)售流程說(shuō)明：銷(xiāo)售人員根據(jù)客戶的要貨計(jì)劃或電話登記要貨情況，要提供書(shū)面的《要貨計(jì)劃單》并經(jīng)部門(mén)經(jīng)理審核的單據(jù)給客戶服務(wù)部的銷(xiāo)售開(kāi)票員進(jìn)行開(kāi)票。在填寫(xiě)時(shí)要確定下列信息：

 銷(xiāo)售模式、結(jié)算方式、客戶要貨的品種、規(guī)格、產(chǎn)地、數(shù)量、價(jià)格或扣率、發(fā)貨方式和運(yùn)輸?shù)攸c(diǎn)。確定客戶的名稱(chēng)和業(yè)務(wù)員。如果是新客戶或發(fā)生客戶情況的變更應(yīng)該先按照客戶管理流程辦理相應(yīng)的審批手續(xù)。銷(xiāo)售業(yè)務(wù)員必須在《要貨計(jì)劃單》標(biāo)明本筆銷(xiāo)售業(yè)務(wù)現(xiàn)金和月結(jié)銷(xiāo)售。開(kāi)票員在接到銷(xiāo)售業(yè)務(wù)員的《要貨計(jì)劃單》后，按照規(guī)定的時(shí)間進(jìn)行銷(xiāo)售開(kāi)票。對(duì)于超出信用額度過(guò)或可銷(xiāo)庫(kù)存不夠的要貨計(jì)劃及時(shí)與銷(xiāo)售業(yè)務(wù)員溝通，并根據(jù)溝通情況在系統(tǒng)中繼續(xù)開(kāi)票或作廢記錄。

 目前對(duì)信譽(yù)額度實(shí)行松散管理，在開(kāi)票時(shí)開(kāi)票員檢查信譽(yù)額度，如果超出時(shí)系統(tǒng)出現(xiàn)提示，在確定后仍可以繼續(xù)開(kāi)票。但是系統(tǒng)對(duì)在每周開(kāi)票過(guò)程中出現(xiàn)報(bào)警的客戶提供統(tǒng)計(jì)，供操作員實(shí)時(shí)查詢。對(duì)于部門(mén)代理品種，在銷(xiāo)售開(kāi)票時(shí)，將對(duì)其對(duì)應(yīng)的部門(mén)、客戶、業(yè)務(wù)員進(jìn)行檢查，如檢查未獲通過(guò)，將不能對(duì)此品種進(jìn)行開(kāi)票。開(kāi)票員應(yīng)及時(shí)與《要貨計(jì)劃單》進(jìn)行核對(duì)后按照產(chǎn)品先進(jìn)先出、近效先出的原則開(kāi)票再保存確定銷(xiāo)售清單并打印。銷(xiāo)售結(jié)算員根據(jù)銷(xiāo)售清單上的銷(xiāo)售模式項(xiàng)“現(xiàn)金/月結(jié)銷(xiāo)售”方式，月結(jié)銷(xiāo)售使用簽發(fā)物流指令，并在銷(xiāo)售清單蓋現(xiàn)金/月結(jié)銷(xiāo)售專(zhuān)用財(cái)務(wù)章。

2、崗位職責(zé)：1)銷(xiāo)售人員職責(zé)：根據(jù)客戶的要貨情況提供準(zhǔn)備的《要貨計(jì)劃單》;對(duì)于客戶、商品、價(jià)格等與系統(tǒng)存在差異的情況及時(shí)轉(zhuǎn)入相關(guān)的審批流程，進(jìn)行核對(duì)無(wú)誤，并通過(guò)及所在業(yè)務(wù)部門(mén)經(jīng)理審批后將《要貨計(jì)劃單》轉(zhuǎn)給開(kāi)票員;及時(shí)將確認(rèn)后的銷(xiāo)售及時(shí)進(jìn)行結(jié)算;2)銷(xiāo)售開(kāi)票員職責(zé)：根據(jù)經(jīng)業(yè)務(wù)部門(mén)經(jīng)理審批后要貨計(jì)劃在系統(tǒng)中進(jìn)行銷(xiāo)售開(kāi)票;打印銷(xiāo)售清單，并進(jìn)行核對(duì);刪除錯(cuò)誤銷(xiāo)售單;3)銷(xiāo)售結(jié)算員職責(zé)：銷(xiāo)售結(jié)算員依據(jù)銷(xiāo)售清單在清單上加蓋財(cái)務(wù)專(zhuān)用章，在深圳OA系統(tǒng)中簽發(fā)物流指令準(zhǔn)許庫(kù)房配貨。每天工作結(jié)束后，及時(shí)將相關(guān)單據(jù)傳達(dá)給相關(guān)部門(mén)和相關(guān)人員。

3、表單：1)《要貨計(jì)劃單》(手工填寫(xiě))。表單聯(lián)次：共兩聯(lián)第一聯(lián)聯(lián)業(yè)務(wù)留存、第二聯(lián)轉(zhuǎn)開(kāi)票。表單用途：登記客戶的要貨情況并把信息傳遞給開(kāi)票員。主要數(shù)據(jù)項(xiàng)目：訂貨客戶、日期、商品名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、單位、單價(jià)、金額、送貨備注、發(fā)票類(lèi)型、銷(xiāo)售方式、結(jié)算方式等。2)《銷(xiāo)售清單》。表單聯(lián)次：共五聯(lián)分別為：存根聯(lián)、部門(mén)財(cái)務(wù)聯(lián)、公司財(cái)務(wù)聯(lián)、質(zhì)量擔(dān)保聯(lián)、隨貨同行聯(lián)。表單用途：發(fā)貨清單是商業(yè)銷(xiāo)售時(shí)的內(nèi)部流轉(zhuǎn)單據(jù);銷(xiāo)售結(jié)算員在倉(cāng)庫(kù)聯(lián)蓋發(fā)貨章并進(jìn)行分單;存根聯(lián)留存?zhèn)洳?，部門(mén)財(cái)務(wù)聯(lián)、公司財(cái)務(wù)聯(lián)轉(zhuǎn)給財(cái)務(wù)記帳，隨貨同行聯(lián)通過(guò)業(yè)務(wù)員轉(zhuǎn)給倉(cāng)庫(kù)作復(fù)核出庫(kù)用，質(zhì)量擔(dān)保聯(lián)在加蓋質(zhì)量章后作為質(zhì)量擔(dān)保書(shū)用。主要數(shù)據(jù)項(xiàng)目：購(gòu)貨方、日期、貨號(hào)、商品名稱(chēng)、規(guī)格、單位、數(shù)量、單價(jià)、金額、批發(fā)價(jià)、零售價(jià)、扣率、產(chǎn)地、批準(zhǔn)文號(hào)、批號(hào)、效期、備注。3)《銷(xiāo)售發(fā)票》。表單聯(lián)次：共四聯(lián)分別為：存根聯(lián)、部門(mén)財(cái)務(wù)聯(lián)、公司財(cái)務(wù)聯(lián)、客戶發(fā)票聯(lián)、客戶計(jì)稅聯(lián)。流轉(zhuǎn)方式：發(fā)票打印4聯(lián)，存根聯(lián)自留，部門(mén)財(cái)務(wù)聯(lián)做回款勾對(duì)，公司財(cái)務(wù)一聯(lián)作結(jié)算用，客戶一聯(lián)作發(fā)票，一聯(lián)作計(jì)稅用。主要數(shù)據(jù)項(xiàng)目：購(gòu)貨方、日期、貨號(hào)、商品名稱(chēng)、規(guī)格、單位、數(shù)量、單價(jià)、金額、批發(fā)價(jià)、零售價(jià)、扣率、產(chǎn)地、批準(zhǔn)文號(hào)、批號(hào)、效期、備注。

深圳OA是建立在先進(jìn)的理念與管理模式上，具有行業(yè)中最具普遍性的標(biāo)準(zhǔn)流程控制，公司應(yīng)用了深圳OA最具特征的、主要的管理方法，有效地集成企業(yè)主要資源和需求信息，能為企業(yè)提供決策、計(jì)劃、控制與經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)?cè)u(píng)估的實(shí)用管理平臺(tái)。其整個(gè)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了對(duì)物流、資金流、信息流的集成管理，實(shí)現(xiàn)了從計(jì)劃到訂單到采購(gòu)、從采購(gòu)到銷(xiāo)售、從業(yè)務(wù)到財(cái)務(wù)、從產(chǎn)品到客戶的一體化管理。這是一個(gè)復(fù)雜的管理過(guò)程，公司經(jīng)過(guò)詳盡的需求規(guī)劃和流程分析優(yōu)化后的“實(shí)用型深圳OA”卻用一種集成的、多功能的、新穎統(tǒng)一的模式來(lái)實(shí)現(xiàn)這些復(fù)雜的管理，這些都是對(duì)深圳OA管理軟件的突破。