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[原創(chuàng)][PK系列]項(xiàng)目管理當(dāng)中的KM(之二)項(xiàng)目的電子文檔管理系統(tǒng)
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商蓉蓉 [PK系列]項(xiàng)目管理當(dāng)中的KM(之二)項(xiàng)目的知識(shí)管理前言隨著軟件項(xiàng)目的功能越來越復(fù)雜,技術(shù)越來越先進(jìn),分工越來越細(xì)致,信息越來越龐雜,交互越來越頻繁,對(duì)項(xiàng)目的有效控制越來越缺乏,對(duì)項(xiàng)目的規(guī)模、進(jìn)度、資源估算越來越困難,項(xiàng)目的可交付產(chǎn)品越來越豐富,因此,知識(shí)管理對(duì)軟件項(xiàng)目管理的重要性日益顯現(xiàn),也引起了越來越多人的重視。 正文 項(xiàng)目的知識(shí)管理對(duì)整個(gè)項(xiàng)目意義重大,那么,如何在軟件項(xiàng)目的開發(fā)過程中通過知識(shí)管理的方法和手段,來保證可交付產(chǎn)品的及時(shí)提交;如何加強(qiáng)項(xiàng)目組成員之間的信息交流和經(jīng)驗(yàn)共享,來實(shí)現(xiàn)對(duì)項(xiàng)目干系人的管理;如何及時(shí)總結(jié)項(xiàng)目的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn),來為以后的項(xiàng)目提供參考;如何通過加強(qiáng)項(xiàng)目組成員個(gè)人的知識(shí)積累,來提高整個(gè)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的能力呢? 首先,對(duì)工作產(chǎn)品的管理。 軟件項(xiàng)目的重要目標(biāo)就是為客戶提供符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的可交付產(chǎn)品,項(xiàng)目的每個(gè)階段都會(huì)產(chǎn)生不同的工作產(chǎn)品,對(duì)整個(gè)項(xiàng)目來說,這些工作產(chǎn)品都是需要收集和管理的。比如:需求和設(shè)計(jì)文檔、需求跟蹤矩陣、用戶手冊(cè)、維護(hù)手冊(cè)等等。對(duì)于那些在項(xiàng)目完成后要移交給客戶的工作產(chǎn)品來說,比如:應(yīng)用程序、用戶手冊(cè),更是重中之重,需要特別的管理。可以采用配置管理、基線管理等方法來實(shí)現(xiàn),根據(jù)不同項(xiàng)目采取的軟件開發(fā)模型而定。 其次,對(duì)溝通和交流的管理。項(xiàng)目組成員之間以及同干系人之間需要及時(shí)和有效的溝通,項(xiàng)目越復(fù)雜、項(xiàng)目組成員和干系人越多,溝通和交流的渠道和信息量也越多。許多重要的項(xiàng)目信息(比如需求、原始數(shù)據(jù)、程序BUG等)都存在于這些海量的、難以管理、難以檢索的電子郵件、電話和會(huì)議當(dāng)中。運(yùn)用知識(shí)管理的方法,我們可以通過形成一系列的文檔來加強(qiáng)對(duì)重要信息的收集和整理,加強(qiáng)對(duì)項(xiàng)目信息和項(xiàng)目干系人的管理。比如,用“需求變更申請(qǐng)單”來記錄需求的變化,用“用戶問題記錄表”來收集干系人提出的問題,用“會(huì)議紀(jì)要”來記錄重要會(huì)議決議等等。可以根據(jù)項(xiàng)目的特點(diǎn)和項(xiàng)目組成員的工作習(xí)慣來采取不同的方式實(shí)現(xiàn)。 再次,對(duì)項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)的管理。 及時(shí)有效的項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)總結(jié)會(huì),對(duì)整個(gè)項(xiàng)目的順利進(jìn)行至關(guān)重要。項(xiàng)目經(jīng)理的工作職責(zé)當(dāng)中,有一項(xiàng)重要的職責(zé)就是組織內(nèi)部和外部的關(guān)鍵利害關(guān)系者召開經(jīng)驗(yàn)總結(jié)會(huì),并且在整個(gè)項(xiàng)目期間都需要對(duì)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)進(jìn)行匯編、格式化和正式歸檔,可見其重要程度。 通過對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行過程中的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)的總結(jié),可以為下一階段的工作提供有益的參考和借鑒,在堅(jiān)持正確做法的同時(shí),可以避免類似問題的再次發(fā)生。在項(xiàng)目過程中積累下來的這些知識(shí)經(jīng)驗(yàn)對(duì)整個(gè)組織來說是十分寶貴的知識(shí)資產(chǎn),對(duì)以后項(xiàng)目的規(guī)模、進(jìn)度、資源等的估算有重要的參考價(jià)值,是組織級(jí)知識(shí)管理的重要知識(shí)來源。 最后,對(duì)個(gè)人知識(shí)的管理。軟件項(xiàng)目的特點(diǎn)就是依靠項(xiàng)目組成員的腦力勞動(dòng)來完成,與項(xiàng)目有關(guān)的大量信息都分散于每個(gè)人的頭腦當(dāng)中,難于收集和管理,一旦發(fā)生人員變動(dòng),尤其是骨干成員的離開,對(duì)項(xiàng)目的影響將是致命的。因此,在項(xiàng)目組成員間推行個(gè)人知識(shí)管理勢(shì)在必行。有關(guān)個(gè)人知識(shí)管理的相關(guān)內(nèi)容,可以參考[PK系列]的另外一篇文章《個(gè)人的知識(shí)管理》。 后記 項(xiàng)目的知識(shí)管理與組織的知識(shí)管理、與前面講到的個(gè)人的知識(shí)管理之間是不同的,它關(guān)注的是項(xiàng)目級(jí)別的知識(shí)管理,包括項(xiàng)目的工作產(chǎn)品、人員的交流與溝通、開發(fā)經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)、個(gè)人知識(shí)的收集和整理等內(nèi)容。在軟件項(xiàng)目的全生命周期中推行知識(shí)管理的概念和方法,對(duì)提高團(tuán)隊(duì)的知識(shí)技能,提高工作產(chǎn)品的質(zhì)量,提高溝通的有效性,提高估算的準(zhǔn)確性,提高項(xiàng)目的管理水平都有很好的促進(jìn)作用,值得項(xiàng)目經(jīng)理們更加深入的了解和研究。相關(guān)鏈接[PK系列](之一)個(gè)人的知識(shí)管理[PK系列](之三)組織的知識(shí)管理- 1企業(yè)文檔管理系統(tǒng)
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