協同辦公管理系統公文的歸檔與查詢

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協同辦公管理系統公文的歸檔與查詢
1.7.1 系統可以對文件可進行多條件、模糊查詢
需求理解：
系統可以對文件可進行多條件、模糊查詢。如：按文號、按流程、按主題詞等關鍵字進行查詢；
實現方案
對于公文的查詢主要通過兩種方式實現，可以對流程與文檔的查詢實現，
 首先可以通過工作流程中的自定義查詢，廈門OA軟件可以對公文表單中的屬性信息進行查詢，包括了對公文的標題，發(fā)文單位、發(fā)文類型、主題詞等。
 其次可以通過文檔的查詢功能，對公文歸檔的信息進行查詢。
1.7.2 支持全文檢索功能，全文檢索的結果是根據權限篩選
需求理解：
對于OA系統的公文流程以及文檔支持全文檢索，對檢索出的結果有權限控制；查詢的結果可按文號或時間等排序，且結果可以導出到EXCEL表
實現方案
對于全文檢索的功能屬于自主知識產權進行研發(fā)，無須采用第三方的軟件，對檢索出的結果可以實現對權限的控制。
 對于公文流程，如果流程中沒有涉及到歸檔后沒有查看權限。如果需要對沒有權限的流程也可以設置是否可以訂閱的功能，假設設置了可以訂閱的功能就可以對沒有權限的流程檢索到流程標題，由流程管理員決定是否可以共享給檢索人
 對于文檔的全文檢索可以通過知識管理中的全文檢索實現，文檔的控制權限由知識管理—〉目錄設置—〉設置每一個文檔的共享以及查看權限
 對于全文檢索出的流程以及文檔都可以導出到excle表中。
1.7.3 系統對所辦理的公文按年份進行各種統計
需求理解：
系統對所辦理的公文按年份進行各種統計。廈門OA辦公系統包括：公文分類總數、已辦公文、未辦公文、在辦公文、辦結率等報表。
實現方案
在公文的績效管理中，廈門OA軟件可以對已經處理的公文，以時間、部門、公文類型等作為統計條件，按照多樣化的報表展現公文的辦理情況。
 通過我的報表對公文的辦理效率進行統計與分析。
 可以按照發(fā)文、收文等公文類型作為統計條件
1.7.4 對公文檔案可自動編號，也可手動編號；
需求理解：
在公文歸檔的時候，辦公OA可以對公文進行手動與自動的編號。對于編號可以建立規(guī)則，例如單位、公文類型等作為一組編號。
實現方案
 首先關鍵的點是在于公文的編號規(guī)則的建立。
 除了在建立編號規(guī)則的時候，用戶也可以選擇手動編號，如果選擇手動編號的話，可以在文檔的字段上開放字段的編輯。
1.7.5 具有重號校驗、廢號利用、預留文號功能；
需求理解：
在公文編號的時候，如采用重號或者是廢號等問題的時候需要系統可以自動地檢驗，包括對于一些特殊文件就需要考慮到預留文號的功能。
實現方案
 知識管理中—〉目錄設置—〉選擇重號檢驗
 有權限的人員，如果對文檔的號碼進行廢號，則可以在該文檔上選擇廢號并重新選擇號碼
1.7.6 對跨年度狀態(tài)，文號可根據系統時間自動更新年份,計數器自動清零
需求理解：
對于跨年度的文檔可自動更新年份，所有的計數器可以歸
實現方案
 系統可自動根據年份來更新年月日，流水號自動清零
1.7.7 支持編排不規(guī)則的文號
需求理解：
對于編排不規(guī)則的，例如廈門泛普OA軟件人事001 發(fā)文00231滬0802，在文號中參雜數字、文本、單位名稱、文檔類型等。
實現方案
 系統提供了根據不同文檔類型有不同的編號規(guī)則，在編號規(guī)則中可以建立多重文本與數字的交替。
1.7.8 支持編排不規(guī)則的文號
需求理解：
對于編排不規(guī)則的，例如泛普OA軟件人事001 發(fā)文00231滬0802，在文號中參雜數字、文本、單位名稱、文檔類型等。
實現方案
 系統提供了根據不同文檔類型有不同的編號規(guī)則，在編號規(guī)則中可以建立多重文本與數字的交替。