關于印發(fā)華僑大學公文處理辦法的通知

華大綜〔2013〕1號

 關于印發(fā)華僑大學公文處理辦法的通知

學校各單位：

為促進學校公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學化，提高公文處理的質量和效率，參照《黨政機關公文處理工作條例》（中辦發(fā)〔2012〕14號），學校制定了《華僑大學公文處理辦法》，現印發(fā)給你們，請遵照執(zhí)行。

    附件：1.華僑大學公文發(fā)文字號一覽表

    2.黨政機關公文格式（GB/T 9704-2012）

    3.華僑大學公文式樣

華 僑 大 學

2013年1月4日

華僑大學公文處理辦法

第一章 總則

第一條  為進一步規(guī)范我校公文處理工作，根據《黨政機關公文處理工作條例》（中辦發(fā)〔2012〕14號）和《黨政機關公文格式》（GB/T 9704—2012），結合我校實際，特制定本辦法。

第二條  華僑大學公文是我校黨政機關在公務活動過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是傳達貫徹黨和國家方針政策、依法行政和進行公務工作的重要工具。

第三條  公文處理是指公文的辦理、管理、整理、歸檔等一系列相互關聯、銜接有序的工作。

第四條  公文處理應當堅持實事求是、精簡、高效的原則，做到及時、準確、安全、保密。

第五條  做好公文處理，是提高工作質量和效率的重要環(huán)節(jié)。學校各單位各部門負責人應當高度重視公文處理工作，指定專人負責本部門日常公文處理工作，加強對本部門公文處理工作的領導和檢查，逐步改善辦公手段，努力提高工作效率和質量。

第六條  學校黨委辦公室、校長辦公室是我校公文處理的管理機構，負責學校公文的處理工作并指導學校各部門的公文處理工作。

第二章  公文種類

第七條  《黨政機關公文處理工作條例》規(guī)定，公文的主要種類有：決議、決定、命令（令）、公報、公告、通告、意見、通知、通報、報告、請示、批復、議案、函、紀要。

（一）決議。適用于會議討論通過的重大決策事項。

（二）決定。適用于對重要事項作出決策和部署、獎懲有關單位和人員、變更或者撤銷下級機關不適當的決定事項。

（三）命令（令）。適用于公布行政法規(guī)和規(guī)章、宣布施行重大強制性措施、批準授予和晉升銜級、嘉獎有關單位和人員。

（四）公報。適用于公布重要決定或者重大事項。

（五）公告。適用于向國內外宣布重要事項或者法定事項。

（六）通告。適用于在一定范圍內公布應當遵守或者周知的事項。

（七）意見。適用于對重要問題提出見解和處理辦法。

（八）通知。適用于發(fā)布、傳達要求下級機關執(zhí)行和有關單位周知或者執(zhí)行的事項，批轉、轉發(fā)公文。

（九）通報。適用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神和告知重要情況。

（十）報告。適用于向上級機關匯報工作、反映情況，回復上級機關的詢問。

（十一）請示。適用于向上級機關請求指示、批準。

（十二）批復。適用于答復下級機關請示事項。

（十三）議案。適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或者人民代表大會常務委員會提請審議事項。

（十四）函。適用于不相隸屬機關之間商洽工作、詢問和答復問題、請求批準和答復審批事項。

（十五）紀要。適用于記載會議主要情況和議定事項。

學校各單位各部門要結合工作實際，正確使用公文文種。

第三章  公文格式

第八條  公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關標志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關、正文、附件說明、發(fā)文機關署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機關、印發(fā)機關和印發(fā)日期、頁碼等組成，分為版頭、主體、版記三部分。

（一）版頭部分

1.份號。公文印制份數的順序號。涉密公文應當標注份號，用6位阿拉伯數字頂格編排在版心內左上角第一行。

2.秘密等級和保密期限。公文的秘密等級和保密的期限。涉密公文應當根據涉密程度分別標注“絕密”、“機密”、“秘密”和保密期限。

“絕密”指泄露會使國家的安全和利益遭受特別嚴重損害的重要國家秘密；“機密”指泄露會使國家的安全和利益遭受嚴重的損害的重要國家秘密；“秘密”指泄露會使國家的安全和利益遭受損害的一般國家秘密，及泄露會使學校安全和利益遭受損害的秘密。

保密期限在一年及一年以上的，以年計；保密期限在一年以下的，以月計。凡未標明或未通知保密期限的，其保密期限按照絕密級事項三十年、機密級事項二十年、秘密級事項十年認定。             

3.緊急程度。公文送達和辦理的時限要求。根據緊急程度，緊急公文應當分別標注“特急”、“加急”，電報應當分別標注“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。

“特提”指十分緊急，當天必須辦理；“特急”指3天內必須辦理；“加急”指5天內必須辦理；“平急”指10天內必須辦理。急件公文若未標注時限按平急辦理。

4.發(fā)文機關標志。由發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成（“函”除外），也可以使用發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱。聯合行文時，發(fā)文機關標志可以并用聯合發(fā)文機關名稱，也可單獨用主辦機關名稱。

我校黨政機關公文的發(fā)文機關標志及使用規(guī)范為：

（1）“華僑大學文件”：用于向上級機關請示、報告工作事項及提出工作意見；對重要工作情況和重大事件進行通報和部署；制定和發(fā)布有關政策法規(guī)。

用于批復下級機關的請示，提出工作要求；轉發(fā)上級機關的重要文件；其他有關事項的通知及需要以學校名義行文的行政事務。

（2）“華僑大學”：用于與國務院僑辦和福建省人民政府的有關部門，泉州、廈門等地方人民政府及其他有關機構商洽工作，征詢意見或答復問題，請求批準等。

（3）“中共華僑大學委員會文件”：用于學校黨委傳達、貫徹黨的方針、政策；用于向上級黨委機關請示、報告工作事項及提出工作意見；作出重要工作部署；轉發(fā)上級機關的文件；批轉下級機關的重要報告、請示。

（4）“中共華僑大學委員會”：就有關具體問題與同級機關黨組織進行商洽，征詢意見，答復問題等。

（5）“中共華僑大學紀律檢查委員會文件”：用于向上級紀委機關請示、報告工作事項及提出工作意見；作出重要工作部署；轉發(fā)上級機關的文件。

（6）“中共華僑大學紀律檢查委員會”：就有關具體問題與同級紀委進行商洽，征詢意見，答復問題等。

（7）學校各部門的公文，發(fā)文機關標志應完整標識發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱，并加“文件”二字。如“中共華僑大學委員會組織部文件”、“華僑大學教務處文件”、“華僑大學城市建設與經濟發(fā)展研究院文件”。

5.發(fā)文字號。由發(fā)文機關代字、年份、發(fā)文順序號組成。聯合行文時，使用主辦機關的發(fā)文字號。

校級公文文號樣式為“華大△〔20**〕*號”；部門公文文號樣式為“△△〔20**〕*號”、“委△〔20**〕*號”。

校級非常設機構發(fā)文，文號使用該機構的辦公室（或秘書處）所掛靠的機關代字，如“華僑大學關心下一代工作委員會”發(fā)文，機關代字使用“華大退”；部門非常設機構發(fā)文，機關代字使用該機構主管部門的代字。

學校各部門的發(fā)文字號要按《華僑大學公文發(fā)文字號一覽表》（附1）使用，不得自行更改。如需增用字號，需報黨委辦公室、校長辦公室核準。

6.簽發(fā)人。上行文應當標注簽發(fā)人姓名。

（二）主體部分

1.標題。由發(fā)文機關名稱、事由和文種組成。公文標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標點符號。單位內部行文時，標題中的發(fā)文機關名稱可省略。

2.主送機關。公文的主要受理機關，應當使用機關全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機關統(tǒng)稱。

3.正文。公文的主體，用來表述公文的內容。

4.附件說明。公文附件的順序號和名稱。

5.發(fā)文機關署名。署發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱。

6.成文日期。署會議通過或者發(fā)文機關負責人簽發(fā)的日期。聯合行文時，署最后簽發(fā)機關負責人簽發(fā)的日期。聯合行文原則上由主辦機關負責人最后簽發(fā)。

7.印章。公文中有發(fā)文機關署名的，應當加蓋發(fā)文機關印章，并與署名機關相符。有特定發(fā)文機關標志的普發(fā)性公文和會議紀要、電報可以不加蓋印章。

8.附注。公文印發(fā)傳達范圍等需要說明的事項。其中“請示”應當在附注處注明聯系人姓名和聯系電話。

9.附件。公文正文的說明、補充或者參考資料。

（三）版記部分

1.抄送機關。除主送機關外需要執(zhí)行或者知曉公文內容的其他機關，應當使用機關全稱、規(guī)范化簡稱或者同類機關統(tǒng)稱。

2.印發(fā)機關和印發(fā)日期。公文的送印機關和送印日期。

3.頁碼。公文頁數的順序號。

第九條  我校公文各要素的標注規(guī)則，除本文件另有規(guī)定的以外，均執(zhí)行《黨政機關公文處理工作條例》（中辦發(fā)〔2012〕14號）標準。

第十條  公文使用的漢字、數字、外文字符、計量單位和標點符號等，按照有關國家標準和規(guī)定執(zhí)行。

第十一條  公文用紙幅面采用國際標準A4型。特殊形式的公文用紙幅面，根據實際需要確定。

第四章 行文規(guī)則

第十二條  行文應當確有必要，講求實效，注重針對性和可操作性?？砂l(fā)可不發(fā)的公文不發(fā)，可長可短的公文要短。

第十三條  行文關系根據隸屬關系和職權范圍確定。一般不得越級請示和報告。因特殊情況必須越級行文時，應當同時抄送被越過上級機關。

第十四條  學校內設機構除黨委辦公室、校長辦公室外，各部門一般不得以“文件”形式對外正式行文。

第十五條  向上級機關行文，應當遵循以下規(guī)則：

（一）原則上主送一個上級機關，根據需要同時抄送相關上級機關和同級機關，但不抄送下級機關。

（二）除上級機關負責人直接交辦的事項外，不得以機關名義向上級機關負責人報送“請示”、“意見”和“報告”。

（三）校內“請示”需送校領導簽批的，由黨委辦公室、校長辦公室進行收文后呈校領導閱批，不得自行多頭呈送。

（四）向上級機關請示問題，要用“請示”文種。不應當在“報告”、“意見”等非請示公文中夾帶請示事項。

請示應當一文一事，一般只寫一個主送機關，需要同時送其他機關的，應當用抄送形式，但不得抄送其下級機關。

請示事項涉及其他部門業(yè)務范圍時，應當經過協商并取得一致意見后上報。

（五）學校各單位遞交的請示、報告、意見經校領導簽批后，視情況退原請示、報告單位保存，以便按批示執(zhí)行；或者黨委辦公室、校長辦公室（或有關職能部門）書面批復原請示單位。

第十六條  向下級機關行文，應當遵循以下規(guī)則：

（一）主送受理機關，根據需要抄送相關機關。重要行文應當同時抄送發(fā)文機關的分管領導或直接上級機關。

（二）學校黨政職能部門在職權范圍內的事務，可依據部門職權相互行文和向全校行文，但不得以部門名義發(fā)布重大政策性、指令性公文。須經學校黨委或行政審批的事項，經校黨委或行政同意也可以由部門行文，文中應當注明“經……同意”。部門可聯合行文，但應當明確主辦部門。部門之間對有關問題未經協商一致，不得向下行文。

第十七條  屬于主管部門職權范圍內的具體問題，應當直接報送主管部門處理。同級部門在商洽工作、詢問和答復問題、審批事項時，應當使用“函”的形式。

第五章  發(fā)文辦理

第十八條  發(fā)文辦理指以本機關名義制發(fā)公文的過程，包括擬稿、部門領導審核、校辦文書復核、簽發(fā)（會簽）、編號、擬稿人校對、繕印、用印、分發(fā)、歸檔等過程。

第十九條  公文起草應該做到：

（一）符合國家法律法規(guī)和黨的路線方針政策，完整準確體現發(fā)文機關意圖，并同現行有關公文相銜接。

（二）一切從實際出發(fā)，分析問題實事求是，所提政策措施和辦法切實可行。

（三）內容簡潔，主題突出，觀點鮮明，結構嚴謹，表述準確，文字精煉。

（四）文種正確，格式規(guī)范。文種應根據行文目的、發(fā)文機關的職權和與主送機關的行文關系確定。

（五）行文關系是指發(fā)文機關與收文機關之間的關系。公文根據行文方向分為上行文、平行文、下行文三種。

1.上行文：向上級機關的行文。一般用請示、意見、報告等文種。

2.平行文：平行或不相隸屬機關之間行文使用平行文。一般用函、意見、通知、通報、紀要等文種。

3.下行文：對下級機關的行文。一般用通知、通報、意見、決定、批復等。

（六）擬制緊急公文，應當體現緊急的原因，并根據實際需要確定緊急程度。

（七）人名、地名、數字、引文準確。引用公文應當先引標題，后引發(fā)文字號。引用外文應當注明中文含義。日期應當寫明具體的年、月、日。

（八）結構層次序數，第一層為“一”，第二層為“（一）”，第三層為“1.”第四層為“（1）”。

（九）文內使用非規(guī)范化簡稱，應當先用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式，應當在第一次出現時注明準確的中文譯名。

（十）公文中的數字，除部分結構層次序數和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數字。

（十一）涉密公文的擬制，應按照國家有關保密規(guī)定，盡量減少悉知人員，草擬中的過程稿應視同成文稿同等密級管理，并標定相同的密級。

（十二）公文擬制中一般不得引用中央領導同志未公開發(fā)表的內部講話；不得以政策、法律、法規(guī)的未定稿作為擬文的依據。

（十三）深入調查研究，充分進行論證，廣泛聽取意見。

第二十條  各部門擬寫的學校公文，應當在本部門領導簽署審核意見確認之后，通過OA發(fā)給學校發(fā)文機關黨委辦公室、校長辦公室核稿。審核的重點是：

（一）行文理由是否充分，行文根據是否準確。

（二）內容是否符合國家法律法規(guī)和黨的路線方針政策；是否符合學校及有關部門的政策或規(guī)定；是否完整準確體現發(fā)文機關意圖；是否同現行有關公文相銜接；所提政策措施和辦法是否切實可行。

（三）涉及相關部門、學院職權范圍內的事項是否經過充分協商并達成一致意見。

（四）文種是否正確，格式是否規(guī)范；人名、地名、時間、數字、段落順序、引文等是否準確；文字、數字、計量單位和標點符號等用法是否規(guī)范。

（五）是否經過必要的會簽，是否需要定密。

（六）其他內容是否符合公文起草的有關規(guī)定。

第二十一條  經審核不能發(fā)文的公文文稿應當退回起草單位并說明理由；符合發(fā)文條件但內容需要進一步研究和修改的，由起草單位修改后重新報送黨委辦公室、校長辦公室復核。

第二十二條  公文簽發(fā)

（一）以學校行政（黨委）名義上報上級機關的公文，經分管校領導審核后，由校長（書記）簽發(fā)；校長（書記）在外出差期間，由主持工作的校領導請示校長（書記）后簽發(fā)，并在簽發(fā)人處注明：“已請示校長（書記）同意”；平行文和下行文，由分管校領導簽發(fā)。簽發(fā)公文，應明確簽署意見，圈閱視為同意。

（二）公文呈報領導簽批時，應將有關附件和相關文件材料一并附后。

（三）公文一經領導簽發(fā)即為定稿，不得再改動，特殊情況需作修改時，須由主辦部門負責人審核并經簽發(fā)人同意后方可改動。

（四）學校各單位草擬、會簽公文，送黨委辦公室和校長辦公室審核公文及呈送校領導審批公文，應當給領導留出研究、決策時間。

1.報請1位校領導審批的公文不得少于3個工作日，報請兩位以上校領導審批的公文不得少于5個工作日；報送急件不得少于2個工作日；報送特急件，應當事先與校長辦公室、黨委辦公室進行情況溝通，說明原因，根據實際需要抓緊辦理。

2.學校各單位之間的會簽，不得超過2個工作日；校長辦公室、黨委辦公室審核在2個工作日內完成；秘書科在收到公文后應在1個工作日內送校領導簽發(fā)；校領導簽發(fā)一般不超過3個工作日。

3.向上級機關報送的請示，審批時間一般事項不得少于兩周，緊急事項不得少于7個工作日。

4.各單位如不能在規(guī)定時間內完成公文的會簽、審核、簽發(fā)，應及時向有關部門說明原因。

第二十三條  公文復核、繕印

（一）已簽批的公文由主辦部門按公文格式在辦公系統(tǒng)編排正式文件并認真校對。辦公系統(tǒng)自動生成的公文，如不符合公文格式，應當進行調整，做到準確無誤。

（二）繕印正式文件以簽批件原稿為依據，不得改動。如必須對文稿進行實質性修改時，應按程序報黨委辦公室、校長辦公室負責人審批，重大改動需經簽發(fā)人同意。

（三）繕印公文，必須符合公文規(guī)定格式，版頭鮮明，套印準確，排列整齊，字跡清晰，頁面整潔美觀，頁碼不錯不漏，份數準確，雙面印刷，左側裝訂。應當正確使用學校公文用紙。

（四）公文標題的排列，應整齊、美觀、醒目、做到詞義完整、排列對稱、間距恰當。行字數不多時排一行，字數較多時可排兩行或多行，呈正梯形、倒梯形、齊肩型等。排列時應避免將兩個或兩個以上的字組成的詞或詞組拆開分置在兩行首尾的“切詞”現象。

（五）當公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r，應進行行間距、字間距調整，不得使用“此頁無正文”的方法解決。以學校名義制發(fā)的公文、會議紀要，由黨委辦公室、和校長辦公室統(tǒng)一編排發(fā)文字號后學校統(tǒng)一印制；學校各單位制發(fā)的公文，依據管理權限，由各部門按照本辦法要求，自行編排發(fā)文字號后印發(fā)。

（六）向國務院僑辦、省委、省政府等上級機關上報公文，請示一般送10份，涉及領導出訪的外事請示報送8份，重要簡報、資料送10份，一般性簡報、資料送5份；部門提交學校的匯報稿或討論文稿送30份，重要簡報、資料送13份。

第二十四條  公文用印

（一）加蓋印章要規(guī)范，印章位置應端正、居中，上距正文1行之內，下壓成文日期，騎年蓋月。

（二）公文加蓋印章的份數應與原稿件標注印刷的份數一致，多余份數不予加蓋印章；主辦部門如需增加公文印數，須提出意見后報校長辦公室負責人同意。

第二十五條  公文發(fā)送

（一）公文印制完成后，主辦部門應及時到校辦文印室領取，加蓋學校印章后，自行通過有關郵局和快遞公司寄發(fā)。校級普發(fā)性公文，由黨委辦公室、校長辦公室通過OA進行分發(fā)，并在學校網站發(fā)布。部門公文由部門根據發(fā)放范圍自行分發(fā)。

（二）涉密公文應按保密規(guī)定，通過機要收發(fā)人員進行傳遞。

第六章  收文辦理

第二十六條  收文辦理指對收到公文的辦理過程，包括簽收、登記、初審、承辦、傳閱、催辦、答復等程序。學校各部門要指定專人負責收文辦理工作，認真查看OA中的待辦事宜，根據分發(fā)范圍及時提交本部門相關領導傳閱或簽署批辦意見及做好承辦、傳閱、催辦工作。

（一）簽收。凡上級機關、校外有關部門發(fā)送給華僑大學的公文、傳真、信函，及學校各部門向學校遞交的請示、報告、意見，統(tǒng)一由黨委辦公室、校長辦公室機要室拆封、編號、登記，并注明簽收時間。學校各部門收到上級機關發(fā)給學校的公文，如需校領導批閱，或需跨部門閱知或辦理，須送黨委辦公室、校長辦公室機要室收文，后按程序辦理；如屬本部門直接辦理或閱知的一般例行性業(yè)務公文，可自行收文辦理。

（二）登記。對公文的主要信息和辦理情況應當詳細記載。

（三）初審。辦公室收到交由學校辦理的公文，應當進行認真審核。審核重點：是否應當由學校辦理，是否符合行文規(guī)則，文種、格式是否符合要求，涉及其他部門職權的事項是否已經協商、會簽，是否符合公文起草的其他要求。經初審不符合規(guī)定的公文，將退回來文單位并說明理由。

（四）承辦。閱知性的文件根據文件的內容、要求和工作需要確定范圍后分送；對校領導作有批示的閱件，黨委辦公室、校長辦公室負責送有關部門或有關人員閱辦并負責催辦，圈閱視為閱知。對于批辦性公文，辦公室應當提出擬辦意見報相關校領導批示，或轉有關部門辦理；需要兩個以上部門辦理的文件，由辦公室協調明確主辦部門并負責催辦；緊急公文應當明確辦理時限，主辦部門根據辦理時限按要求及時辦理。

各承辦部門收到交辦的公文后，非緊急公文應當在5個工作日之內提出具體意見報校領導審批，不得延誤、推諉。如不能在規(guī)定期限內辦理完畢，應向交辦部門說明理由，必要時要向來文單位說明情況。對不屬于本部門職責范圍或不宜由本部門辦理的，應當及時退回交辦部門并說明理由。

（五）傳閱。根據學校領導批示和工作需要將公文及時送傳閱對象閱知或者批示。辦理公文傳閱應當及時掌握公文去向，不得漏傳、誤傳和延誤。

（六）催辦。校長辦公室應及時了解掌握公文的辦理進展情況，督促承辦部門按期辦結。緊急公文或者重要公文交由督辦科專人負責催辦，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點催辦，一般公文定期催辦。

（七）答復。公文的辦理結果應當及時答復來文單位，并根據需要告知相關單位。

第二十七條  涉密公文應當通過機要交通、郵政機要通信、城市機要文件交換站或者收發(fā)件機關機要收發(fā)人員進行傳遞，通過密碼電報或者符合國家保密規(guī)定的計算機信息系統(tǒng)進行傳輸。

第七章  公文歸檔

第二十八條  公文辦結后，應當根據《中華人民共和國檔案法》、《高等學校檔案管理辦法》和其他有關規(guī)定，及時整理歸檔。個人不得保存應當歸檔的公文。

第二十九條  歸檔范圍內的公文，應當根據其相互聯系、特征和保存價值等進行整理，保證歸檔公文的齊全、完整，能真實反映學校的主要工作情況，便于保管和利用。

第三十條  收文由主辦部門存檔，辦件要將收文和辦理結果一起存放。多個部門辦理的收文，由主辦部門存檔，其他部門保存附件或其他形式的公文副本。

第三十一條  學校公文由黨委辦公室、校長辦公室負責存檔，部門公文由發(fā)文部門存檔。聯合行文由主辦部門存檔，其他部門保存附件或其他形式的公文副本。

第八章  公文管理

第三十二條  學校公文由黨委辦公室、校長辦公室統(tǒng)一管理，部門公文由各部門統(tǒng)一管理。黨委辦公室、校長辦公室將依據相關規(guī)定加強對學校公文處理工作的領導和檢查。

第三十三條  上級機關的公文，除絕密級和注明不得翻印的以外，下一級機關經負責人或黨委辦公室、校長辦公室主任批準，可以翻印。翻印前，應當進行登記，注明翻印的機關、日期、份數和印發(fā)范圍。翻印文件視同原文件保存和管理。公文復印件作為正式公文使用時，應當加蓋復印機關證明章，并視同正式文件妥善保管。

第三十四條  公開發(fā)布學校公文，須進行保密審查并經校領導或黨委辦公室、校長辦公室主任批準。經批準公開發(fā)布的公文同正式印發(fā)的公文具有同等效力。

第三十五條  公文被撤銷，視作自始不產生效力；公文被廢止，視作自廢止之日起不產生效力。

第三十六條  不具備歸檔和存查價值的公文，經過鑒別，可以銷毀。銷毀秘密公文必須嚴格按照有關規(guī)定履行審批登記手續(xù)，保證不丟失、不漏銷，同時應當到指定場所并由二人以上監(jiān)銷。任何個人不得私自銷毀、留存涉密公文。

第三十七條  部門合并時，全部公文應當隨之合并。部門撤銷時，需要歸檔的公文整理（立卷）后按有關規(guī)定移交學校檔案館。工作人員調離崗位時，應將本人暫存、借用的公文按照有關規(guī)定移交、清退，并將經手辦理的電子公文辦結歸檔，未按要求完成歸檔工作的人員，相關部門不得為其辦理離崗簽字手續(xù)。新設立部門和部門分立，有關部門應當按照職能分工辦理公文移交。

第三十八條  密碼電報的使用和管理，按照有關規(guī)定執(zhí)行。

第九章  電子公文

第三十九條  電子公文是指在學校辦公系統(tǒng)中形成的具有規(guī)范格式公文的電子數據。學校制發(fā)的電子公文在學校內部具有與紙質公文同等的行政效力，可以作為學校內部處理公務的依據。

第四十條  學校各單位工作人員應當通過計算機辦公系統(tǒng)處理公文，按照本實施辦法和有關規(guī)定進行電子公文的辦理、管理、整理和歸檔工作。

第四十一條  利用學校計算機辦公系統(tǒng)處理的涉密公文，必須嚴格執(zhí)行國家有關保密規(guī)定，確保涉密公文的安全。絕密公文應按規(guī)定在機要室專用計算機設備中處理，在辦公系統(tǒng)申請發(fā)文字號時應將標題簡化并隱去內容，嚴格控制知悉范圍。

第四十二條  學校電子公文形成后，應當按照相關規(guī)定，及時將電子公文辦結、歸檔，校長辦公室、黨委辦公室應及時將電子公文數據進行備份，并實行“異地異質”保存。

第十章  附則

第四十三條  本辦法所稱的“學校各部門”，指我校黨委各部（室）、各行政職能處（室）、各學院、各直屬（附屬）單位。

第四十四條  本辦法自發(fā)布之日起施行。2007年1月1日起施行的《華僑大學公文處理辦法》（華大辦〔2007〕1號）同時廢止。

第四十五條  本辦法由黨委辦公室、校長辦公室負責解釋。

附件1

華僑大學公文發(fā)文字號一覽表

表一

校級和機關各部門發(fā)文公文字號

表二

各院（系）、直屬（附屬）單位的校內發(fā)文字號

注:各學院、直屬（附屬）單位向學校遞交請示、報告、意見等公文時，及向學校各部門發(fā)函時，均統(tǒng)一按此規(guī)范編定文號；黨政公文使用同一文號序列管理；在本單位內的內部發(fā)文，均使用此文號對公文進行統(tǒng)一管理。

附件2

GB/T 9704-2012

黨政機關公文格式

1   范圍

  本標準規(guī)定了黨政機關公文通用的紙張要求、排版和印制裝訂要求、公文格式各要素的編排規(guī)則，并給出了公文的式樣。

    本標準適用于各級黨政機關制發(fā)的公文。其他機關和單位的公文可以參照執(zhí)行。

使用少數民族文字印制的公文，其用紙、幅面尺寸及版面、印制等要求按照本標準執(zhí)行，其余可以參照本標準并按照有關規(guī)定執(zhí)行。

2   規(guī)范性引用文件

  下列文件對于本標準的應用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，僅所注日期的版本適用于本標準。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本標準。

GB/T 148  印刷、書寫和繪圖紙幅面尺寸

GB 3100  國際單位制及其應用

GB 3101  有關量、單位和符號的一般原則

GB 3102(所有部分)  量和單位

GB/T 15834 標點符號用法

GB/T 15835 出版物上數字用法

3   術語和定義

    下列術語和定義適用于本標準。

3.1

    字 word

    標示公文中橫向距離的長度單位。在本標準中，一個字指一個漢字寬度的距離。

3.2

    行 line

    標示公文中縱向距離的長度單位。在本標準中，一行指一個漢字的高度加3號漢字高度的7/8的距離。

4   公文用紙主要技術指標

    公文用紙一般使用紙張定量為60 g/㎡~0g/㎡的膠版印刷紙張或復印紙。紙張白度80%~90%，橫向耐折度≥15次，不透明度≥85%，pH值為7.5~9.5。

5   公文用紙幅面尺寸及版面要求

5.1       幅面尺寸

公文用紙采用GB/T 148中規(guī)定的A4型紙，其成品幅面尺寸為：210mm×297mm。

GB/T 9704-2012

5.2  版面

5.2.1          頁邊與版心尺寸

公文用紙?zhí)祛^（上白邊）為37mm±1mm，公文用紙訂口（左白邊）為28mm±1mm，版心尺寸156mm×225mm。

5.2.2          字體和字號

如無特殊說明，公文格式各要素一般用3號仿宋體字。特殊情況可以作適當調整。

5.2.3          行數和字數

一般每面排22行，每行排28個字，并撐滿版心。特殊情況可以作適當調整。

5.2.4          文字的顏色

    如無特殊說明，公文中文字的顏色均為黑色。

6   印制裝訂要求

6.1 制版要求

版面干凈無底灰，字跡清楚無斷劃，尺寸標準，版心不斜，誤差不超過1mm。

6.2 印刷要求

雙面印刷；頁碼套正，兩面誤差不超過2mm。黑色油墨應當達到色譜所標BL100%，紅色油墨應當達到色譜所標Y80%、M80%。印品著墨實、均勻；字面不花、不白、無斷劃。

6.3 裝訂要求

    公文應當左側裝訂，不掉頁，兩頁頁碼之間誤差不超過4mm，裁切后的成品尺寸允許誤差±2mm，四角成90°，無毛茬或缺損。

    騎馬訂或平訂的公文應當：

a）訂位為兩訂外訂眼距版面上下緣各70mm處，允許誤差±4mm；

b）無壞訂、漏訂、重釘，釘腳平伏牢固；

c）騎馬訂釘鋸訂在折縫線上，平訂釘鋸與書脊間的距離為3mm~5mm。

包本裝訂公文的封皮（封面、書脊、封底）與書芯應吻合、包緊、包平、不脫落。

7   公文格式各要素編排規(guī)則

7.1  公文格式各要素的劃分

本標準將版心內的公文格式各要素劃分為版頭、主體、版記三部分。公文首頁紅色分隔線以上的部分稱為版頭；公文首頁紅色分割線（不含）以下、公文末頁首條分隔線（不含）以上的部分稱為主體；公文末頁首條分隔線以下、末條分割線以上的部分稱為版記。

頁碼位于版心外。

7.2  版頭

7.2.1          份號

如需標注份號，一般用6位3號阿拉伯數字，頂格編排在版心左上角第一行。

7.2.2   密級和保密期限

如需標注密級和保密期限，一般用3號黑體字，頂格編排在版心左上角第二行；保密期限中的數字用阿拉伯數字標注。

7.2.2          緊急程度

如需標注緊急程度，一般用3號黑體字，頂格編排在版心左上角；如需同時標注份號、密級和保密期限、緊急程度，按照份號、密級和保密期限、緊急程度的順序自上而下分行排列。

7.2.4           發(fā)文機關標志

由發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成，也可以使用發(fā)文機關全稱或規(guī)范化簡稱。

發(fā)文機關標志居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35mm，推薦使用小標宋體字，顏色為紅色，以醒目、美觀、莊重為原則。

聯合行文時，如需同時標注聯署發(fā)文機關名稱，一般應當將主辦機關名稱排列在前；如有“文件”二字，應當署于發(fā)文機關名稱右側，以聯署發(fā)文機關名稱為準上下居中排布。

7.2.5   發(fā)文字號

編排在發(fā)文機關標注下空二行位置，居中排布。年份、發(fā)文順序號用阿拉伯數字標注；年份應標全稱，用六角括號“﹝﹞”括入；發(fā)文順序號不加“第”字，不編虛位（即1不編為01），在阿拉伯數字后加“號”字。

上行文的發(fā)文字號居左空一字編排，與最后一個簽發(fā)人姓名處在同一行。

7.2.6   簽發(fā)人

由“簽發(fā)人”三字加全角冒號和簽發(fā)人姓名組成，居右空一字，編排在發(fā)文機關標志下空二行位置。“簽發(fā)人”三字用3號仿宋體字，簽發(fā)人姓名用3號楷體字。

如有多個簽發(fā)人，簽發(fā)人姓名按照發(fā)文機關的排列順序從左到右、自上而下依次均勻編排，一般每行排兩個姓名，回行時與上一行第一個簽發(fā)人姓名對齊。

7.2.7   版頭中的分割線

發(fā)文字號之下4mm處居中印一條與版心等寬的紅色分隔線。

7.3  主體

7.3.1          標題

一般用2號小標宋體字，編排于紅色分隔線下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，長短適宜，間距恰當，標題排列應當使用梯形或菱形。

GB/T 9704-2012

7.3.2   主送機關

編排于標題下空一行位置，居左頂格，回行應仍頂格，最后一個機關名稱后標全角冒號。如主送機關名稱過多導致公文首頁不能顯示正文時，應當將主送機關名稱移至版記，標注方法見7.4.2.。

7.3.3           正文

公文首頁必須顯示正文。一般用3號仿宋體字，編排于主送機關名稱下一行，每個自然段左空二字，回行頂格。文中結構層次序數依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”標注；一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標注。

7.3.4   附件說明

如有附件，在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標全角冒號和附件名稱。如有多個附件，使用阿拉伯數字標注附件順序號（如“附件：1.XXXXX”）；附件名稱后不加標點符號。附件名稱較長需回行時，應當與上一行附件名稱的首字對齊。

7.3.5   發(fā)文機關署名、成文日期和印章

7.3.5.1              加蓋印章的公文

成文日期一般右空四字編排，印章用紅色，不得出現空白印章。

單一機關發(fā)文時，一般在成文日期之上、以成文日期為準居中編排發(fā)文機關署名，印章端正、居中下壓發(fā)文機關署名和成文日期，使發(fā)文機關署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應當上距正文（或附件說明）一行之內。

聯合行文時，一般將各發(fā)文機關署名按照發(fā)文機關順序整齊排列在相應位置，并將印章一一對應、端正、居中下壓發(fā)文機關署名，最后一個印章端正、居中下壓發(fā)文機關署名和成文日期，印章之間排列整齊、互不相交或相切，每排印章兩端不得超出版心，首排印章頂端應當上距正文（或附件說明）一行之內。

7.3.5.2     不加蓋印章的公文

單一機關行文時，在正文（或附件說明）下空一行右空二字編排發(fā)文機關署名，在發(fā)文機關署名下一行編排成文日期，首字比發(fā)文機關署名首字右移二字，如成文日期長于發(fā)文機關署名，應當使成文日期右空二字編排，并相應增加發(fā)文機關署名右空字數。

聯合行文時，應當先編排主辦機關署名，其余發(fā)文機關署名依次向下編排。

7.3.5.3     加蓋簽發(fā)人簽名章的公文

單一機關制發(fā)的公文加蓋簽發(fā)人簽名章時，在正文（或附件說明）下空二行右空四字加蓋簽發(fā)人簽名章，簽名章左空二字標注簽發(fā)人職務，以簽名章為準上下居中排布。在簽發(fā)人簽名章下空一行右空四字編排成文日期。

聯合行文時，應當先編排主辦機關簽發(fā)人職務、簽名章，其余機關簽發(fā)人職務、簽名章依次向下編排，與主辦機關簽發(fā)人職務、簽名章上下對齊；每行只編排一個機關的簽發(fā)人職務、簽名章；簽發(fā)人職務應當標注全稱。

簽名章一般用紅色。

7.3.5.4    成文日期中的數字

用阿拉伯數字將年、月、日標全，年份應標全稱，月、日不編虛位（即1不編為01）。

7.3.5.5              特殊情況說明

當公文排版后所?？臻g處不能容下印章或簽發(fā)人簽名章、成文日期時，可以采取調整行距、字距的措施解決。

7.3.6   附注

如有附注，居左空二字加圓括號編排在成文日期下空一行位置。

7.3.7   附件

附件應當另面編排，并在版記之前，與公文正文一起裝訂?！案郊倍旨案郊樞蛱栍?/span>3號黑體字頂格編排在版心左上角第一行。附件標題居中編排在版心第三行。附件順序號和附件標題應當與附件說明的表述一致。附件格式要求同正文。

如附件與正文不能一起裝訂，應當在附件左上角第一行頂格編排公文的發(fā)文字號并在其后標注“附件”二字及附件順序號。

7.4  版記

7.4.1  版記中的分割線

版記中的分隔線與版心等寬，首條分隔線和末條分隔線用粗線（推薦高度為0.35mm），中間的分隔線用細線（推薦高度為0.25mm）。首條分隔線位于版記中第一個要素之上，末條分隔線與公文最后一面的版心下邊緣重合。

7.4.2          抄送機關

如有抄送機關，一般用4號仿宋體字，在印發(fā)機關和印發(fā)日期之上一行、左右各空一字編排?！俺汀倍趾蠹尤敲疤柡统蜋C關名稱，回行時與冒號后的首字對齊，最后一個抄送機關名稱后標句號。

如需把主送機關移至版記，除將“抄送”二字改為“主送”外，編排方法同抄送機關。既有主送機關又有抄送機關時，應當將主送機關置于抄送機關之上一行，之間不加分隔線。

7.4.3          印發(fā)機關和印發(fā)日期

印發(fā)機關和印發(fā)日期一般用4號仿宋體字，編排在末條分隔線之上，印發(fā)機關左空一字，印發(fā)日期右空一字，用阿拉伯數字將年、月、日標全，年份應標全稱，月、日不編虛位（即1不編為01），后加“印發(fā)”二字。

版記中如有其他要素，應當將其與印發(fā)機關和印發(fā)日期用一條細分隔線隔開。

7.5             頁碼

一般用4號半角宋體阿拉伯數字，編排在公文版心下邊緣之下，數字左右各放一條一字線；一字線上距版心下邊緣7mm。單頁碼居右空一字，雙頁碼居左空一字。公文的版記頁前有空白頁的，空白頁和版記頁均不編排頁碼。公文的附件與正文一起裝訂時，頁碼應當連續(xù)編排。

8   公文中的橫排表格

    A4紙型的表格橫排時，頁碼位置與公文其他頁碼保持一致，單頁碼表頭在訂口一邊，雙頁碼表頭在切口一邊。

9         公文中計量單位、標點符號和數字的用法

公文中計量單位的用法應符合GB3100、GB3101和GB3102（所有部分），標點符號的用法應當符合GB/T15834，數字用法應當符合GB/T15835。

10      公文的特定格式

10.1        信函格式

發(fā)文機關標志使用發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱，居中排布，上邊緣至上頁邊為30mm，推薦使用紅色小標宋體字。聯合行文時，使用主辦機關標志。

發(fā)文機關標志下4mm處印一條紅色雙線（上粗下細），距下頁邊20mm處印一條紅色雙線（上細下粗），線長均為170mm，居中排布。

如需標注份號、密級和保密期限、緊急程度，應當頂格距版心左邊緣編排在第一條紅色雙線下，按照份號、密級和保密期限、緊急程度的順序自上而下分行排列，第一個要素與該線的距離為3號漢字高度的7/8.

發(fā)文字號頂格居版心右邊緣編排在第一條紅色雙線下，與該線的距離為3號漢字高度的7/8。

標題居中編排，與其上最后一個要素相距二行。

第二條紅色雙線上一行如有文字，與該線的距離為3號漢字高度的7/8.

首頁不顯示頁碼。

版記不加印發(fā)機關和印發(fā)日期、分隔線，位于公文最后一面版心內最下方。

10.2        紀要格式

紀要標志由“×××××紀要”組成，居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35mm，推薦使用紅色小標宋體字。

標注出席人員名單，一般用3號黑體字，在正文或附件說明下空一行左空二字編排“出席”二字，后標全角冒號，冒號后用3號仿宋體字標注出席人單位、姓名，回行時與冒號后的首字對齊。

標注請假和列席人員名單，除依次另起一行并將“出席”二字改為“請假”或“列席”外，編排方法同出席人員名單。

紀要格式可以根據實際制定。

11      式樣

A4型公文用紙頁邊及版心尺寸見圖1；公文首頁版式見圖2；聯合行文公文首頁版式1見圖3；聯合行文公文首頁版式2見圖4；公文末頁版式1見圖5；公文末頁版式2見圖6；聯合行文公文末頁版式1見圖7；聯合行文末頁版式2見圖8；附件說明頁版式見圖9；帶附件公文末頁版式見圖10；信函格式首頁版式見圖11；命令（令）格式首頁版式見圖12。

附件3

格式一

000001                                                                        

機密★1年

特急

華大×〔201×〕××號

華僑大學關于××××××××××的通知

學校各單位：

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

附件：1.××××××××××××

2.××××××××××××××××××××× ×××××××××

                        華僑大學（印章）

201×年××月××日

附件1

×××××××

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

抄送：×××××××××××××××××××××

華僑大學校長辦公室                201×年××月××日印發(fā)

格式二

000001                                          

機 密

華大×〔201×〕×× 號                簽發(fā)人：×××

華僑大學關于×××××××的請示

國務院僑務辦公室：

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

華僑大學（印章）

201×年××月××日

（聯系人：×××，電話：13×××××××××）

抄送：×××××××××××××××××××××

華僑大學校長辦公室                201×年××月××日印發(fā)

格式三

華大×〔201×〕×× 號

華僑大學轉發(fā)國務院僑務辦公室關于

××××××××××的通知

××××××××××××××：

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

                              華僑大學 （印章）

                        201×年××月××日

國務院僑辦關于×××××的通知

僑×發(fā)〔201×〕××號

各直屬單位：

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

                     國務院僑務辦公室

201×年××月××日

抄送：×××××××××××××××××××××

華僑大學校長辦公室                201×年××月××日印發(fā)

格式四

華大委〔201×〕××號                

  ★

華僑大學關于×××××××的報告

中共國務院僑辦黨組：

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

××××。

    中共華僑大學委員會（印章）

201×年××月××日

（聯系人：×××，電話：13×××××××××）

抄送：×××××××××××××××××××××

中共華僑大學委員會辦公室    201×年××月××日印發(fā)

格格式五

000001                              華大函〔201×〕××號

機  密

特  急

××××××××××××××××

×××××××××××

×××××××：

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

華僑大學

201×年××月××日

抄送：×××××××，×××××××，×××××××。

格式六

××××會議紀要

××××年××月××日上（下）午，×××校長主持召開××會議，×××××。紀要如下：

一、×××××××××

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

二、××××××××××××

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

三、××××××××××××

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

出 席：×××   ×××  ××× ×××

×××   ×××

請 假：×××   ×××

列 席：×××   ×××  ××× ×××

記 錄：×××   ×××

分送：×××××××××××××××××××××

華僑大學校長辦公室                201×年××月××日印發(fā)

華僑大學校長辦公室                    2013年1月4日印發(fā)