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施工合同管理 項(xiàng)目管理的核心
施工合同的有什么重要性呢?施工合同管理貫穿于整個工程建設(shè)過程中,是項(xiàng)目管理的核心,直接影響利潤等各種預(yù)期目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。在建筑市場上,不慎簽訂的一個合同就有可能給企業(yè)造成重大損失甚至面臨破產(chǎn)的窘境,因此,施工企業(yè)必須重視和加強(qiáng)合同管理,借以提高企業(yè)的生存能力和抗風(fēng)險(xiǎn)能力。
目前,企業(yè)在施工合同管理中仍存在著很多問題,主要表現(xiàn)在:負(fù)責(zé)人法律意識淡薄,責(zé)任心不足。簽訂合同不嚴(yán)謹(jǐn),經(jīng)常發(fā)生內(nèi)容不明、條款不全、用詞不準(zhǔn)、約定模糊、前后矛盾等現(xiàn)象,從而引發(fā)經(jīng)濟(jì)糾紛。施工企業(yè)在履約過程中忽視合同嚴(yán)肅性,隨意違背合同條款,存在不按合同、不按規(guī)則和慣例辦事的現(xiàn)象,缺乏有效的監(jiān)督、檢查、考核、獎懲措施。不注意收集施工合同管理中的相關(guān)材料,等到出現(xiàn)爭議、訴訟時才發(fā)現(xiàn)很多材料沒有留存,導(dǎo)致無法舉證的不利法律后果。項(xiàng)目管理者聯(lián)盟
作為深圳市多年研發(fā)財(cái)務(wù)管理軟件的專業(yè)團(tuán)隊(duì),泛普軟件多年來一直向結(jié)構(gòu)優(yōu)化、技術(shù)領(lǐng)先、智力密集的管理型公司努力,高度重視施工合同管理,堅(jiān)持“集中審批、專人負(fù)責(zé)、層層把關(guān)”原則,推行全員管理模式,加強(qiáng)合同簽訂、履行、管理全過程控制,主要從以下幾方面入手:
一是增強(qiáng)法制意識,樹立合同管理觀念。友為合同管理系統(tǒng)以流程監(jiān)控為基礎(chǔ),從風(fēng)險(xiǎn)管理的視角對合同管理進(jìn)行的分析,形成合同管理的 5 大功能模塊,并最終落實(shí)對合同管理各環(huán)節(jié)的管控。通過提高合同審批效率,加強(qiáng)合同履行的跟蹤,對各種預(yù)警進(jìn)行控制風(fēng)險(xiǎn),快速查詢和統(tǒng)計(jì)分析來支持決策。
友為合同管理系統(tǒng)功能以"合同"為中心,以“合同文本”、合同審批”、“合同執(zhí)行”“收付款管理”“預(yù)警提醒”“統(tǒng)計(jì)分析”為核心應(yīng)用,通過流程來打通各個模塊之間的血脈,建立起一個統(tǒng)一共享的合同信息管理平臺,當(dāng)我們找到其中的一個信息點(diǎn)時,與此信息點(diǎn)相關(guān)的所有信息都被提取出來,供所有合同相關(guān)不同角色的人員使用。
友為合同管理是落實(shí)企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)管理和內(nèi)部控制的一項(xiàng)核心的管理業(yè)務(wù),合同是企業(yè)對外交易的門戶,合同管理的好壞直接影響企業(yè)的經(jīng)營成敗,然而長期以來,由于在合同管理中實(shí)行手工管理,合同審批流程不明確,信息利用水平不高,造成合同管理過程中業(yè)務(wù)處理效率低,浪費(fèi)了大量的人力、物力,各部門之間合同流轉(zhuǎn)時間長而且容易出錯。這樣的機(jī)制已經(jīng)無法適應(yīng)時代的發(fā)展,成為企業(yè)合同管理的瓶頸。
企業(yè)合同面臨問題如下:
采用手工管理合同,由于涉及的部門眾多,需要管理的合同要素也各不相同,因此造成信息不集中,實(shí)時性不強(qiáng),導(dǎo)致各部門協(xié)作,業(yè)務(wù)流程組建,監(jiān)控制度執(zhí)行方面效率不高,費(fèi)時費(fèi)力等問題,具體表現(xiàn)在如下方面:
1)文檔管理困難
傳統(tǒng)紙質(zhì)合同與電子版合同共存,但對于不同的人員想閱讀參考合同時,存在查找不方便的問題。尤其是領(lǐng)導(dǎo)需要了解合同文本時需要耗費(fèi)很多時間?!?br /> 2)進(jìn)度控制困難
由于合同數(shù)目多,參與人員多,合同進(jìn)度的控制基本靠手工和普通word、excel管理已很難滿足公司發(fā)展需要,并且當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)想全局或全程了解合同情況時存在很大障礙。財(cái)務(wù)人員的付款依據(jù)也與進(jìn)度密切相關(guān),但同樣存在障礙?!?br /> 3)信息匯總困難
采用手工或EXCEL管理時,由于不同部門的數(shù)據(jù)格式不統(tǒng)一,采集也不能夠及時繼續(xù),匯總工作需要耗費(fèi)大量時間還不一定準(zhǔn)確。對于領(lǐng)導(dǎo)的決策時間有一定的影響。
4)缺少預(yù)警機(jī)制
缺少對合同進(jìn)度、結(jié)款等關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)的預(yù)警,不能準(zhǔn)確地預(yù)測近期可能的收支項(xiàng)目,不能幫助公司進(jìn)行財(cái)務(wù)規(guī)劃,掌控現(xiàn)金流,更好地發(fā)揮資金運(yùn)作。
二是健全管理體系,完善規(guī)章制度。公司長期致力于建立一套科學(xué)完善的合同管理體系,將合同的權(quán)利義務(wù)按職責(zé)分工分解到人。公司對外簽訂的經(jīng)濟(jì)合同一律執(zhí)行評審會簽制度,由經(jīng)營、工程、技術(shù)、質(zhì)量、安全、外管、財(cái)務(wù)、法律等有關(guān)部門層層把關(guān),嚴(yán)格手續(xù),提高效率。公司對合同專用章的使用、保管有明確規(guī)定,設(shè)立使用登記簿,印章專人保管,專章專用。凡外出簽訂合同必須由印章管理員與辦事員一同前往,嚴(yán)禁在空白合同上加蓋印章。公司進(jìn)一步明確具有變更、簽證、價格確認(rèn)等權(quán)力的人員范圍,細(xì)化授權(quán)內(nèi)容、程序方式、生效條件等相關(guān)規(guī)定,防止其他人員隨意簽字,給企業(yè)造成損失。此外,公司還推行合同簽約人負(fù)責(zé)制和重大合同履行報(bào)告制度,杜絕“先進(jìn)場,后補(bǔ)簽合同”的現(xiàn)象出現(xiàn),防止違約行為發(fā)生,降低經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn),避免法律糾紛。項(xiàng)目管理者聯(lián)盟
三是做好合同交底工作,減少履行偏差。眾所周知,施工合同是工程管理的依據(jù),但是合同條文本身往往不直觀明了,一些法律語言不容易理解。在新攬工程開工前及施工過程中,公司會認(rèn)真組織項(xiàng)目管理人員仔細(xì)研讀合同條款,熟悉掌握合同內(nèi)容及風(fēng)險(xiǎn)防范措施,根據(jù)性質(zhì)、范圍的不同將責(zé)任分解至每個人,做到各業(yè)務(wù)人員對合同內(nèi)容心中有數(shù),在項(xiàng)目部內(nèi)部形成全員、全過程、全方位的合同管理模式。項(xiàng)目管理者聯(lián)盟
四是突出履約管理,狠抓過程控制。公司充分運(yùn)用計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)等現(xiàn)代化管理手段,積極推行廣聯(lián)達(dá)項(xiàng)目管理軟件,建立企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)信息化辦公平臺,高度重視過程管理,同步監(jiān)控合同的履行情況,特別突出對方案優(yōu)化、資金籌措、工期進(jìn)度、物資采購等重點(diǎn)因素的掌控,定期或不定期地組織項(xiàng)目經(jīng)營狀況檢查盤點(diǎn),做好成本設(shè)計(jì)和綜合分析,及時發(fā)現(xiàn)并解決問題。項(xiàng)目管理者聯(lián)盟
五是關(guān)注變更索賠,及時確認(rèn)簽證。施工合同是索賠的依據(jù),索賠則是合同管理的延續(xù),是解決承發(fā)包雙方合同糾紛的特殊方法。公司要求項(xiàng)目管理人員“懂索賠、敢索賠、會索賠”,既知施工,又明法律。項(xiàng)目經(jīng)理部及時做好增減、變更項(xiàng)目工程量的確認(rèn)簽證工作,涉及工期、費(fèi)用等要記錄清楚,特別要重視隱蔽工程的驗(yàn)收簽證,減少各種原因引發(fā)的糾紛,保證工程建設(shè)順利進(jìn)行。項(xiàng)目管理者聯(lián)盟
六是留存憑證資料,建立合同檔案。施工合同履行期限長、涉及內(nèi)容廣,是一種豐富的信息資料,是對整個工程建設(shè)過程的真實(shí)記錄。公司將合同按照時間、類型統(tǒng)一歸納分類,做好施工過程中補(bǔ)充合同、變更文件、書面協(xié)議、確認(rèn)簽證、會議紀(jì)要、來往信函、備忘錄等資料的收集與保管工作,特別關(guān)注雙方未簽證或未達(dá)成一致的事項(xiàng),以便今后通過法律途徑保護(hù)企業(yè)合法權(quán)益。項(xiàng)目管理者聯(lián)盟
七是加強(qiáng)事后分析,總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。
友為施工合同管理可以為您帶來跟好的客戶關(guān)系管理新體驗(yàn)!
1.規(guī)范基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理
· 合同管理系統(tǒng)采用集中的數(shù)據(jù)管理,可以有效地改變企業(yè)信息分布比較散亂的現(xiàn)狀;
· 同時,系統(tǒng)提供自定義字段功能,可以為企業(yè)實(shí)現(xiàn)完整、規(guī)范的數(shù)據(jù)管理提供一個良好的平臺支撐?! ?br /> 2.提高管理效率
· 合同管理系統(tǒng)避免了手工管理合同出現(xiàn),利用審批流管理,可以方便、快捷地處理企業(yè)管理事務(wù);
· 預(yù)警平臺可以協(xié)助合同管理人員更輕松地應(yīng)對日常管理事務(wù);
· 報(bào)表管理的靈活定義,為管理部門的統(tǒng)計(jì)分析提供強(qiáng)大的技術(shù)支持?! ?br /> 3.實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化管理和個性化管理的有機(jī)結(jié)合
· 合同管理系統(tǒng)通過全局設(shè)置和權(quán)限分配,可以由公司制訂統(tǒng)一采用的管理標(biāo)準(zhǔn);
· 比如,由公司設(shè)置業(yè)務(wù)單據(jù)必填字段,信息錄入必須填寫這些信息;
· 數(shù)據(jù)字典可以為某些信息項(xiàng)提供標(biāo)準(zhǔn)的選擇項(xiàng),防止錄入人員的錄入隨意性;設(shè)置統(tǒng)一的報(bào)表格式,信息輸出時可以保證一致性;
· 同時,系統(tǒng)也允許用戶根據(jù)自身的實(shí)際情況采取個性化的措施,比如網(wǎng)格的列顯示、自定義報(bào)表等。
4.為領(lǐng)導(dǎo)決策提供準(zhǔn)確及時廣泛的信息
· 利用互聯(lián)網(wǎng),領(lǐng)導(dǎo)可以在任何時間、任何地方進(jìn)入系統(tǒng),隨時查閱與合同管理相關(guān)基本信息;
· 準(zhǔn)確定位下屬人員的工作情況,掌握合同執(zhí)行現(xiàn)狀,并方便地生成各種數(shù)據(jù)報(bào)表或圖表;
· 同時,系統(tǒng)還提供強(qiáng)大的管理工具模塊供客戶選擇,對這些信息進(jìn)行深入分析,為公司決策人員提供更多的智力支持?! ?br /> 5.為用戶提供全面合同管理解決方案
· 合同管理系統(tǒng)與企業(yè)管理咨詢相結(jié)合,可以為客戶提供全面的合同管理解決方案;
· 比如,通過系統(tǒng)的開放性和靈活性,可以有效地固化專業(yè)咨詢的工作成果,這就為客戶合同管理能力及水平的提升提供足夠的平臺支持
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