資料管理系統的概念以及具體工作流程

　　檔案數字化已經不是什么新鮮的概念，已經被越來越多的人所提及，也被越來越多的公司所應用起來。今天就來再次重點介紹下檔案數字化的概念以及檔案數字化的具體工作流程。

　　檔案數字化的概念：

　　檔案數字化是隨著計算機技術、掃描技術、OCR技術、數字攝影技術(錄音、錄像)、數據庫技術、多媒體技術、存儲技術的發(fā)展而產生的一種新型檔案信息形態(tài)，它把各種載體的檔案資源轉化為數字化的檔案信息，以數字化的形式存儲，網絡化的形式互相連接，利用計算機系統進行管理，形成一個有序結構的檔案信息庫，及時提供利用，實現資源共享。

　　檔案數字化基本工作流程：

　　一、檔案掃描

　　1、掃描方式

　　1)根據檔案幅面的大小(A4、A3、A0等)選擇相應規(guī)格的掃描儀或專業(yè)掃描儀(如工程圖紙可采用0號圖紙掃描儀)進行掃描。大幅面檔案可采用大幅面數碼平臺，或者縮微拍攝后的膠片數字化轉換設備等進行掃描，也可以采用小幅面掃描后的圖像拼接方式處理。

　　2)紙張狀況較差，以及過薄、過軟或超厚的檔案，應采用平板掃描方式;紙張狀況好的檔案可采用高速掃描方式以提高工作效率。

　　2、掃描色彩模式

　　1)掃描色彩模式一般有黑白二值、灰度、彩色等。通常采用黑白二值。

　　2)頁面為黑白兩色，并且字跡清晰、不帶插圖的檔案，可采用黑白二值模式進行掃描。

　　3)頁面為黑白兩色，但字跡清晰度差或帶有插圖的檔案，以及頁面為多色文字的檔案，可采用灰度模式掃描。

　　4)頁面中有紅頭、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插圖的檔案，可視需要采用彩色模式進行掃描。

　　3 、掃描分辨率

　　1)掃描分辨率參數大小的選擇,原則上以掃描后的圖像清晰、完整、不影響圖像的利用效果為準。

　　2)采用黑白二值、灰度、彩色幾種模式對檔案進行掃描時，其分辨率一般均建議選擇≥100dpi。特殊情況下，如文字偏小、密集、清晰度較差等，可適當提高分辨率。

　　3)需要進行OCR漢字識別的檔案，掃描分辨率建議選擇≥200dpi。

　　4、掃描登登記

　　認真填寫紙質檔案數字化轉換過程交接登記表單，登記掃描的頁數，核對每份文件的實際掃描頁數與檔案整理量填寫的文件頁數是否一致，不一致時應注明具體原因和處理方法。

　　二、圖像處理

　　1 、圖像數據質量檢查

　　1)對圖像偏斜度、清晰度、失真度進行檢查。發(fā)現不符合圖像質量要求時，應重新進行圖像的處理。

　　2)由于操作不當，造成掃描的圖像文件不完整或無法清晰識別時，應重新掃描。

　　3)發(fā)現文件漏掃時，應及時補掃并正確插入圖像。

　　4)發(fā)現掃描圖像的排列順序與檔案原件不一致時，應及時進行調整。

　　5)認真填寫相關表單，記錄質檢結果和處理意見。

　　2、糾偏

　　對出現偏斜的圖像應進行糾偏處理，以達到視覺上基本不感覺偏斜為準。對方向不正確的圖像應進行旋轉還原，以符合閱讀習慣。

　　3、去污

　　對圖像頁面中出現的影響圖像質量的雜質如黑點、黑線、黑框、黑邊等應進行去污處理。處理過程中應遵循在不影響可懂度的前提下展現檔案原貌的原則。

　　4、圖像拼接

　　對大幅面檔案進行分區(qū)掃描形成的多幅圖像，應進行拼接處理，合并為一個完整的圖像，以保證檔案數字化圖像的整體性。

　　5、裁邊處理

　　采用彩色模式掃描的圖像應進行裁邊處理，去除多余的白邊，以有效縮小圖像文件的容量，節(jié)省存儲空間。

　　三、圖像存儲

　　1、存儲格式

　　1)采用黑白二值模式掃描的圖像文件，一般采用TIFF(G4)格式存儲。采用灰度模式和彩色模式掃描的文件，一般采用JPEG格式存儲。存儲時的壓縮率的選擇，應以保證掃描的圖像清晰可讀的前提下，盡量減小存儲容量為準則。

　　2)提供網絡查詢的掃描圖像，也可存儲為CEB、PDF或其他格式。

　　2、圖像文件的命名

　　1)紙質檔案目錄數據庫中的每一份文件，都有一個與之相對應的唯一檔號，以該檔號為這份文件掃描后的圖像文件命名。

　　2)多頁文件可采用該檔號建立相應文件夾，按頁碼順序對圖像文件命名。

　　四、目錄建庫

　　1、數據格式選擇

　　目錄建庫應選擇通用的數據格式。所選定的數據格式應能直接或間接通過XML文檔進行數據交換。

　　2、檔案著錄

　　按照《檔案著錄規(guī)則》(DA/T18)的要求進行著錄，建立檔案目錄數據庫。

　　3、目錄數據質量檢查

　　采用人工校對或軟件自動校對的方式，對目錄數據庫的建庫質量進行檢查。核對著錄項目是否完整、著錄內容是否規(guī)范、準確，發(fā)現不合格的數據應要求進行修改或重錄。

　　五、數據掛接

　　1、匯總掛接

　　檔案數字化轉換過程中形成的目錄數據庫與圖像數據庫，通過質檢環(huán)節(jié)確認為“合格”后，通過網絡及時加載到數據服務器端匯總。通過編制程序或借助相應軟件，可實現目錄數據對相關聯的數字圖象的自動搜索、加入對應的電子地址信息等，實現批量、快速掛接。

　　2、數據關聯

　　以紙質檔案目錄數據庫為依據，將每一份紙質檔案文件掃描所得的一個或多個圖像存儲為一份圖像文件。將圖像文件存儲到相應文件夾時，要認真核查每一份圖象文 件的名稱與檔案目錄數據庫中該份文件的檔號是否相同，圖像文件的頁數與檔案目錄數據庫中該份文件的頁數是否一致，圖像文件的總數與目錄數據庫中文件的總數 是否相同等。通過每一份圖像文件的文件名與檔案目錄數據庫中該份文件的檔號的一致性和唯一性，建立起一一對應的關聯關系，為實現檔案目錄數據庫與圖像文件 的批量掛接提供條件。

　　3、認真填寫紙質檔案數字化轉換過程交接登記表單，記錄數據關聯后的頁數，核對每一份文件關聯后的頁數與檔案整理、掃描時填寫的頁數是否一致，不一致時應注明具體原因和處理辦法。

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