檔案管理工作的內容以及如何進行檔案管理工作

　　對于一個企業(yè)來說，檔案管理工作很重要，檔案管理主要是服務于企業(yè)的工作，生產和科研等活動。檔案資料對企業(yè)的工作和生產都具有查考價值。那么檔案管理工作都有哪些內容呢?

　　一、人事檔案管理

　　1、人事行政管理部門是人事檔案的管理部門，負責人事檔案的收集、整理、保管和利用。

　　2、因人員調動，人事檔案需轉移時，由專人負責辦理，做到安全、保密。

　　3、人事檔案實行專人責任制，并注意防火、防盜、防潮、防腐。

　　4、嚴格保密手續(xù)，外單位因工作需要須查閱檔案，須憑介紹信，并經人事部門負責人同意。

　　5、做好日常人事檔案資料的管理工作，及時完成建檔工作。

　　6、人事檔案要全面反映員工的情況，內容主要包括：

　　①履歷材料 ②學歷和評聘專業(yè)技術職務材料

　?、郦剟畈牧?④處分材料

　?、蒌浻谩⑷蚊?、聘用等材料 ⑥其他可供參考的材料

　　二、工程檔案管理

　　1、工程檔案包括：征地文件、批準文件協議、設計任務書、地質資料、承包審批表、許可證、承包合同、工程預算與結算、修改、變更聯系單、施工圖、竣工圖、出售價格表等。

　　2、工程檔案資料由工程部負責指定人員收集保管，各種有關工程質量、工程變更單、聯系單等資料需發(fā)放至各施工單位的由監(jiān)理部門經工程部登記領取統一發(fā)放;

　　3、其他資料由行政管理部門保管并登記發(fā)放;

　　4、各部門形成的合同文件等材料必須送行政管理部門備案，其自留保管的合同等資料，保管一年后于次年三月底前向行政管理部門移交歸檔;

　　5、工程竣工后，基建圖紙及有關文件材料應及時立卷歸檔。歸檔的檔案須符合各類檔案的案卷質量要求，必須有案卷目錄，需辦理交接手續(xù)的，必須造具移交清單，由交接雙方簽字。

　　三、綜合檔案管理

　　1、綜合檔案包括：公司的文件、會議紀要、計劃總結、教育培訓、各類活動資料等材料。

　　2、歸檔的文件資料應收集齊全，保持完整性。分類清楚，組卷正確，并劃分保管期限。案卷標題簡明確切，卷內文件資料排列有條理。拆除金屬物，編好張?zhí)?、填寫卷內目錄、備考表。裝訂結實、整齊、美觀、封面整齊清楚，并排列和編制案卷目錄，裱好案卷序號。

　　3、嚴格遵守保密規(guī)定，離開崗位必須要妥善保管好資料，做到不損毀，不遺失，不泄密，

　　4、因資料文件保管不妥而泄露機密，給公司造成損失的，視情節(jié)輕重，嚴肅處理。情節(jié)惡劣，給公司造成重大損失的，追究法律責任。

　　5、需銷毀的文件資料必須嚴格審查，經公司領導同意后并派專人進行銷毀。

　　6、檔案的借閱

　　(1)確因工作需要查閱文書檔案，須在檔案室查閱，原則上不得外借。外單位需查閱檔案資料，需持介紹信，經檔案管理部門負責人同意，才能查閱。如需復印，須經過同意。

　　(2)查閱檔案時，不得隨意涂劃，做記號，保證檔案的原始性。

　　了解了檔案管理工作的內容，那么對于如何更好的進行檔案管理，您是否清楚呢?就小編開來，想把檔案管理工作做好，應該從以下四個方面來入手。

　　1、先學習檔案管理知識，可參考國家檔案管理局的“歸檔文件整理規(guī)則”等文件，當然，如果你有自己的方法管理，也可以運用，但一般正式的單位都要按照一定的規(guī)則來進行管理的;

　　2、還要學習本部門的個性化檔案管理規(guī)定，一般一個行業(yè)都有自己的檔案管理分類標準、特殊要求的;

　　3、按照學到的知識做好檔案室的資料整理、歸檔;

　　4、如果要實現電子化管理檔案，還要選一款好的資料管理系統，比如泛普軟件資料管理系統就很不錯，選好了合適的資料管理系統，還要對如何操作軟件進行學習才行。

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