資料管理系統(tǒng)過程中需注意的幾個(gè)問題

　　檔案數(shù)字化就是指用計(jì)算機(jī)技術(shù)將模擬信號(hào)轉(zhuǎn)換為數(shù)字信號(hào)的處理過程。紙質(zhì)檔案數(shù)字化就是采用專業(yè)的掃描儀、高拍儀和數(shù)碼相機(jī)等數(shù)碼設(shè)備對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，將其轉(zhuǎn)化為存儲(chǔ)在磁帶、磁盤、光盤等載體上并能被計(jì)算機(jī)識(shí)別的數(shù)字圖像或數(shù)字文本的處理過程。

　　檔案數(shù)字化加工是新時(shí)期檔案工作者面臨的一項(xiàng)重要工作。想要把檔案數(shù)字化工作做好，就必須注意到以下幾個(gè)方面的問題。

　　一、作好掃描前的準(zhǔn)備工作。首先要確定數(shù)字化加工場(chǎng)地，場(chǎng)地面積要能滿足檔案工作人員操作所需空間，同時(shí)場(chǎng)地要遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)等干擾;其次是要準(zhǔn)備好數(shù)字化加工過程中所必備的辦公用品。

　　二、做好檔案掃描前處理工作。檔案掃描前處理包括檔案目錄數(shù)據(jù)準(zhǔn)備、拆除裝訂、頁(yè)面修整等。掃描前，要整理好需掃描的各類檔案目錄，對(duì)所有檔案按要求編制統(tǒng)一規(guī)范的檔號(hào)，并確定相關(guān)的字段名和字段類型。對(duì)模糊不清的檔案進(jìn)行特殊處理。檔案形成于不同年代，載體、字跡復(fù)雜多樣，字跡清晰度和紙張質(zhì)量差異很大，印章的色差也不同，所以在掃描前要根據(jù)檔案的具體狀況，適當(dāng)進(jìn)行整理，視需要進(jìn)行登記或作出標(biāo)識(shí)，確保檔案數(shù)字化質(zhì)量。在拆除原檔案裝訂時(shí)，要注意保護(hù)檔案原件，頁(yè)面需修整的要按規(guī)定執(zhí)行。

　　三、制定數(shù)字化加工場(chǎng)所工作規(guī)范。工作人員必須佩戴工作證，非本場(chǎng)所工作人員或相關(guān)人員不得進(jìn)入;工作人員不得攜帶與本工作無(wú)關(guān)的存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)入工作場(chǎng)所，隨身物品統(tǒng)一存放于入口處;場(chǎng)地內(nèi)禁止吸煙，禁止存放易燃、易爆雜物和食品等物品;保持工作場(chǎng)所清潔、干燥，切實(shí)做好防盜、防火、防潮、防塵、防鼠、防高溫、防強(qiáng)光等。項(xiàng)目日常管理員要隨時(shí)檢查數(shù)字化現(xiàn)場(chǎng)安全、保密設(shè)施，發(fā)現(xiàn)問題立即報(bào)告，及時(shí)解決;工作人員離開現(xiàn)場(chǎng)時(shí)，必須切斷電源，鎖好門窗;加強(qiáng)保密觀念，每逢節(jié)假日進(jìn)行一次安全、保密檢查，消除不安定因素;嚴(yán)格遵守用戶方相關(guān)的保護(hù)保密制度，未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不準(zhǔn)將檔案原件、掃描后的電子檔案帶出工作場(chǎng)所，更不準(zhǔn)私自摘抄、外傳檔案內(nèi)容;愛護(hù)設(shè)備，專人操作，確保檔案絕對(duì)安全。

　　四、對(duì)完成掃描的檔案原件進(jìn)行檢查。檔案掃描裝訂后，在歸還檔案室時(shí)，要對(duì)每卷檔案進(jìn)行檢查，尤其是永久、長(zhǎng)期的檔案。檢查中，容易出現(xiàn)問題主要有：少量目錄裝訂順序有誤;備考表裝訂有脫落現(xiàn)象;檔案實(shí)體卷內(nèi)頁(yè)碼有錯(cuò)(掃描公司可以糾正后，卷內(nèi)目錄會(huì)改，但卷盒上忘記改)，這些都是需要引起注意的地方。

　　注意到以上四個(gè)方面的問題，再加上有一顆紅心，相信檔案數(shù)字化工作一定能夠做得更好。

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