檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)勢是什么?

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 　　隨著技術的進步，傳統(tǒng)的紙質文件管理模式已不能適應公司的需求，隨之出現了一個新的電子化的檔案管理，也就是檔案管理系統(tǒng)，與紙質文件相比有很多優(yōu)勢，那么這些優(yōu)勢是什么呢?

　　一、泛普軟件—檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)勢是什么?

　　1、文檔審計

　　文檔審計信息描述了文檔生命周期全過程中的每一個動作，包括操作人、動作、日期時間等信息，通過審計跟蹤您可以全局掌握系統(tǒng)內部所有文件的操作情況。

　　2、摘要及縮略圖

　　系統(tǒng)會自動為上傳的Office文檔、txt、pdf等類型文件生成摘要;系統(tǒng)支持為圖片、音頻、視頻類文件增加摘要及縮略圖，便于預覽查看。摘要及縮略圖功能簡化了操作，用戶無需逐個打開文檔即可快速預覽文檔內容。

　　3、關聯文檔

　　文檔新建或上傳后，系統(tǒng)會自動或手動為文件生成唯一編號，支持文檔的批量關聯。便于預覽查看。摘要及縮略圖功能簡化了操作，用戶無需逐個打開文檔即可快速預覽文檔內容。

　　4、權限管理

　　系統(tǒng)提供權限控制機制，可針對用戶、部門及崗位進行細粒度的權限控制，控制用戶的管理、瀏覽、閱讀、編輯、下載、刪除、打印、訂閱等操作，實現文檔安全共享。

　　二、企業(yè)建設檔案管理系統(tǒng)是必要的嗎?

　　在當前智能信息時代的洶涌澎湃下，檔案工作者很重要的是思考如何“管好”和“用好”。“管好”檔案就是建設能適應智能信息時代的智能檔案，“用好”檔案就是在大數據環(huán)境下建設以用戶為中心提供服務的檔案。大數據時代，檔案部門面對的是數量龐大、種類繁多的檔案，工作模式得要更加靈活、智能。

　　因此，企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的建設至關重要。檔案管理系統(tǒng)的核心理念是智能服務。系統(tǒng)為企業(yè)提供檔案智能服務，得要將建筑、檔案、網絡、數據和用戶統(tǒng)一在智能網絡中，以便有效地挖掘、整合和利用各種交互要素產生的結構化和非結構化數據。

　　總之，在不斷更新變化的時代里，技術的研發(fā)與應用，使得企業(yè)發(fā)展更加順利。在企業(yè)中檔案管理工作質量與效率對企業(yè)發(fā)展來說非常重要，因此，需要結合先進的科學技術，建設一套專業(yè)的檔案管理系統(tǒng)，幫助企業(yè)數字化管控文檔。