如何啟動和開展項目辦公室的工作

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    1.概述

    由于一些不通用的、不規(guī)范的項目管理方法在滿足產(chǎn)品迅速上市的目標方面越來越缺乏效率，越來越多的組織開始關注“項目辦公室”方法。本篇提出的方法不僅著眼于滿足組織的短期需求，同時還對項目管理改進提出了長期的解決方案。讀者將會明白如何迅速獲取短期價值，同時在運營過程中又保持明確的定位。“項目辦公室”方法是基于一些組織的成功經(jīng)驗，并運用咨詢經(jīng)驗和行業(yè)研究加以提煉而成。

    2.面臨的問題

    項目人員努力再努力，項目仍舊不能按時完成，其中最糟糕的是沒有人知道造成非預期的工期拖延和成本超支的原因。每個部門用不同的方式來討論進度只會使項目更糟糕；缺少一致性使溝通陷入徹底的混亂。這時顯然需要一個合理的、結構化的項目管理方法，可以考慮實施“項目辦公室”來保持項目管理活動的一致性。但實施該方法會帶來另外一個問題――時間和資源都很有限，因此只能通過改進原有的項目管理來解決。這樣做壓力很大，況且由于希望集中精力考慮如何開發(fā)產(chǎn)品，而會無暇顧及其它過程的變更。那么，如何實施“項目辦公室”方法提高項目管理水平，同時兼顧產(chǎn)品開發(fā)和業(yè)務運營呢？

    3.解決方案概覽轉貼于：http://www.leadge.com

    問題的答案就是：主動地做好計劃，以滿足短期利益和業(yè)務需求。關鍵是要保持實施起來簡單、關注價值實現(xiàn)、按計劃組織。開始“項目辦公室”方法的實施，要在戰(zhàn)術上集中，從關注短期影響、業(yè)務需求以及最小需求開始。

    在開始階段采用的這種戰(zhàn)術集中屬于短期行為，同時應該考慮長期解決方案，并采取一些預備步驟使隱藏的工作明朗化，以解決更為復雜的問題。長期解決方案致力于培養(yǎng)持久的組織成熟度，為組織帶來長期的利益，借助可重復性的過程保證每一次都能夠滿足產(chǎn)品迅速上市的需要。

    推薦一個四階段的方法來達到上述目標：
    階段一：基礎建立
    階段二：執(zhí)行短期計劃
    階段三：實施長期解決方案
    階段四：支持與改進

    4.解決方案細節(jié)討論

    4.1.階段一：基礎建立

    在這個階段，給“項目辦公室”下定義，并確定好短期目標和長期目標。恰當?shù)卦u估現(xiàn)有能力和目標?；陧椖抗芾沓墒於饶Ｐ?，確定組織內部的項目管理基準線，并計劃將來的任務和活動。舉行一系列的由關鍵項目干系人參加的會議，專門分析組織現(xiàn)有的能力、面臨挑戰(zhàn)、問題和目標。在討論的基礎上形成一份評估報告，確定當前組織所處的狀態(tài)以及未來的遠景，同時起草一份說明短期計劃和長期解決方案的發(fā)展計劃。

    開發(fā)完上層的發(fā)展計劃，接著就是確定“項目辦公室”的職能和人員，識別干系人（包括關鍵點管理、指導計劃和預備項目），準備溝通策略。階段一的結束標志是“項目辦公室”具備了開展工作的資金和已獲批準可以立即到位的人員。

    4.2.階段二：執(zhí)行短期計劃轉貼于：http://www.leadge.com

    在這個階段，啟動“項目辦公室”，實施短期計劃，并開始項目指導。啟動“項目辦公室”包括根據(jù)近期需要確定人員，開始溝通活動，并促使組織關注“項目辦公室”及其職責。

    短期計劃和項目指導兩項工作可以向組織顯示“項目辦公室”帶來的、立竿見影的價值。短期計劃是為滿足當前需要的解決方案，專門解決關鍵干系人相關的問題?？梢粤⒓磳嵤┻@些工作，它們能夠滿足組織較高優(yōu)先級的利益。短期計劃舉例如下：

    項目清單（包括新產(chǎn)品開發(fā)項目，信息技術項目，業(yè)務增長項目等）
    項目管理方法體系的配置
    總結報告和度量體系
    項目回顧
    自帶午餐的培訓會
    對新項目和緊急項目的支持
    項目控制組的項目計劃
    一個或多個預備項目的確認和配置
    模板

    與短期計劃相聯(lián)系的第二項工作是項目指導。項目指導是一個能