如何破解OA辦公系統(tǒng)實(shí)施的迷局？

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   真有萬(wàn)能通用的OA辦公系統(tǒng)嗎？ 所謂流程定義和表單定義就可以滿(mǎn)足千變?nèi)f化的管理要求嗎？ 實(shí)施辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的目的和價(jià)值究竟是什么？我們的精力和金錢(qián)的投入能夠給單位帶來(lái)回報(bào)嗎？

     中國(guó)大多數(shù)企業(yè)和單位處在實(shí)施辦公系統(tǒng)的初級(jí)階段，部分廠商的標(biāo)準(zhǔn)化的辦公軟件產(chǎn)品可以快速實(shí)施和上線，完成基本的信息發(fā)布共享、文件流轉(zhuǎn)和信息提示的功能，基本可以滿(mǎn)足用戶(hù)簡(jiǎn)單需求。但到后期，管理的多變和每個(gè)單位的業(yè)務(wù)模式的不同，具體職能部門(mén)的需求拓展凸顯出所謂標(biāo)準(zhǔn)化軟件產(chǎn)品的不足，單位的管理模式不可能因?yàn)閷?shí)施一個(gè)軟件就全面更改，很多的管理細(xì)節(jié)又無(wú)法在實(shí)施的標(biāo)準(zhǔn)版本中體現(xiàn)，使客戶(hù)處在了進(jìn)退兩難的境地。甚至有些管理已經(jīng)明細(xì)規(guī)范的單位在辦公系統(tǒng)建設(shè)的初期就會(huì)發(fā)現(xiàn)難以找到合適的軟件產(chǎn)品。

     華騰公司積累的十年的辦公系統(tǒng)實(shí)施經(jīng)驗(yàn)，深刻體會(huì)到了OA系統(tǒng)實(shí)施的這個(gè)問(wèn)題，提出了“工程化產(chǎn)品”的實(shí)施理念，在一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)產(chǎn)品的基礎(chǔ)上（保證系統(tǒng)實(shí)施的進(jìn)度，不是完全的從頭開(kāi)發(fā)）為用戶(hù)提供量身定制的開(kāi)發(fā)服務(wù)（全面的用戶(hù)需求調(diào)研和保證將來(lái)業(yè)務(wù)變動(dòng)的可擴(kuò)展的靈活的設(shè)計(jì)）。這個(gè)理念的實(shí)施使國(guó)家廣播電影電視總局在歷經(jīng)兩個(gè)廠商的兩次辦公系統(tǒng)實(shí)施失敗后成功運(yùn)行。為其定制開(kāi)發(fā)的工作任務(wù)上報(bào)及監(jiān)督系統(tǒng)、新聞中心系統(tǒng)、值班管理系統(tǒng)等，很好的體現(xiàn)了單位的管理理念。和各系統(tǒng)無(wú)縫集成的即時(shí)通信模塊和內(nèi)部郵件系統(tǒng)極大提高了溝通的效率。我們?yōu)橛脩?hù)提供的持續(xù)外包服務(wù)承諾，為用戶(hù)的系統(tǒng)正常運(yùn)行和管理變革解除了后顧之憂(yōu)。  


     所謂辦公系統(tǒng)在國(guó)外根本沒(méi)有這個(gè)概念,工作流和協(xié)作的概念是有的,中國(guó)市場(chǎng)上的辦公系統(tǒng)是個(gè)模糊的概念,其中的信息發(fā)布,會(huì)議管理等模塊功能設(shè)計(jì)都很簡(jiǎn)單,大多單位如果真正使用都無(wú)法正常滿(mǎn)足管理的要求.如會(huì)議管理,如果考慮大型會(huì)議的組織安排,會(huì)議場(chǎng)所,日程,差旅等環(huán)境,所謂標(biāo)準(zhǔn)產(chǎn)品都無(wú)法使用.再有單位的管理特色,就更無(wú)從用起.宣傳所謂的流程定義功能可以滿(mǎn)足用戶(hù)的各種管理要求，不需要進(jìn)行二次開(kāi)發(fā)，可是當(dāng)流程和表單的內(nèi)容需要緊密結(jié)合而決定流轉(zhuǎn)的方向，或者不同的環(huán)節(jié)需要控制表單中的數(shù)據(jù)項(xiàng)的選擇范圍，改變數(shù)據(jù)項(xiàng)的讀寫(xiě)或者隱藏的權(quán)限時(shí)，有時(shí)數(shù)據(jù)項(xiàng)的內(nèi)容來(lái)自其他系統(tǒng)或者需要復(fù)雜的計(jì)算篩選條件時(shí)，國(guó)內(nèi)大多的所謂“萬(wàn)能流程定義”根本無(wú)法滿(mǎn)足，這樣用戶(hù)的精確管理也就達(dá)不到想要的水準(zhǔn)和目標(biāo)。當(dāng)然如果表單不是單一的一個(gè)，而是多個(gè)相互關(guān)聯(lián)，或者文檔的版本需要控制和繼承，現(xiàn)今各個(gè)廠商的工作流沒(méi)有幾個(gè)可以滿(mǎn)足。

     我們了解眾多知名外企類(lèi)似的系統(tǒng)都采用產(chǎn)品結(jié)合定制開(kāi)發(fā)的模式,也是因?yàn)樗麄兩羁汤斫庑畔⑾到y(tǒng)實(shí)施的目的在使管理過(guò)程電子化和規(guī)范化,而不是花架子,貪大求全,一步到位.我們認(rèn)為面向客戶(hù)的管理流程的開(kāi)發(fā)和實(shí)施才是企業(yè)辦公自動(dòng)化走出迷局的關(guān)鍵，也是國(guó)外大多企業(yè)經(jīng)驗(yàn)的總結(jié) 。

作者： 北京華勝龍騰軟件公司售前技術(shù)經(jīng)理 吳城