OA新理念

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　　中國的信息化最先武裝到的就是辦公室等行政辦公崗位，經(jīng)過十多年的發(fā)展， OA軟件的應用已具有了較為有利的硬件環(huán)境，成為了相當一部分企業(yè)的基本應用。與此同時，一部分企業(yè)則苦惱著應用難度大，無法在企業(yè)內普及應用，問題究竟出在哪?

　　通過和全國數(shù)百家用戶的接觸，易用性是用戶應用的基礎，易用性的缺失，造成諸多企業(yè)不敢嘗試，或者在嘗試下難以進行深入地運用甚至最終放棄。大多OA軟件的易用性嚴重欠缺，被賦予的思想以及所安排的操作模式過于復雜和不合理是造成應用困難的一個重要原因。

　　從OA軟件的設計來說，如果我們把這項工作看作是為OA “編寫”合適的劇本，那么用戶對OA的使用便可以看作是演員進行演出，OA的“易用性”則在于使用者(演員)對OA(劇本)具有很徹底的理解程度、滿意程度以及使用程度。

　　“演員”演出的好壞，一來根據(jù)“演員”已經(jīng)具有的一些“演出”的經(jīng)驗常識，二來就是看這個“演員”對“劇本”的接受程度。對于像OA這樣的辦公軟件，我們這里所設定的“演員”不可能是專業(yè)級的，晦澀難以理解、空洞無物、甚至怪異的“劇本”，演員肯定會無能為力。

　　而且，“編劇”也不能夠象對待專業(yè)演員那樣對用戶有過多的要求，否則勢必打擊他們的積極性，導致這些“演員”——應用者們打退堂鼓。演出的成功與否，很大程度上就決定于“劇本”的質量，即OA軟件本身。所以對OA來說，應該讓“劇本”盡可能的適合“演員”，而不是讓演員來適應劇本。

　　什么樣的“劇本”易于“演員”表演呢? 要保證使用者的輕松、順利使用，OA軟件本身，就應該是一個信息傳達元素的集合，具有豐富的思想，應該是對人的思維習慣和對某一些行業(yè)的工作流程的把握，是使用者易理解、易應用的。

　　OA軟件應高度契合人的思維習慣，即符合人的應用習慣。形象地說，就像大多數(shù)人習慣用右手使筷子，您就千萬不要要求大家在您家的吃飯時根據(jù)您的習慣全部改用左手。

　　具體到OA軟件里，比如，界面風格、操作模式統(tǒng)一：盡量讓用戶在熟悉了一個頁面或功能后便能利用該. 功能或頁面的使用方式操作其他頁面和功能。

　　比如，盡量利用用戶已有知識：在菜單設置功能區(qū)劃分等方面盡量使用Windows、Office等大多數(shù)用戶已熟知并已習慣的布局方式等。

　　比如，盡可能地簡化和方便用戶操作：提煉出最常用的功能以最醒目的顏色或其他方式放置在最醒目的位置，將有關聯(lián)性的功能放置在一起方便用戶選擇，使用圖形化用戶界面讓用戶能在最短的時間里接收并理解信息等等。

　　我們知道，公文流程定制是OA的基本功能，大多數(shù)OA在進行公文流定制時采用文字的方式顯示反饋給使用者，我曾經(jīng)見過使用人物圖標加箭頭通過拖拉的操作方式制定公文流，整個過程形象化，即使是初學者也能很快地掌握基本操作規(guī)則，令我印象非常深刻。

　　OA軟件同時也應該是對行業(yè)工作流程的把握。不同的行業(yè)有不同的工作流程，針對某一行業(yè)的OA應符合這個行業(yè)的絕大部分企業(yè)的習慣的工作流程。比如：對僅僅只從事國內業(yè)務的企業(yè)，在財務統(tǒng)計報表中，如果還必須經(jīng)過各種外幣換算流程，就明顯畫蛇添足了，只會引起使用者的反感。因此，即使是通用類型的OA軟件，也要針對不同的目標客戶，適當進行調整，以滿足不同行業(yè)的企業(yè)的最大眾和簡潔的工作流程。

　　用戶的注意力是有限的，任何一項多余的功能都會是用戶找到另外一些需要的功能的絆腳石。OA軟件的設計者們在實現(xiàn)產(chǎn)品應做到的功能所做的造型努力中，應對每個功能細節(jié)的存在合理性進行分析，增加或減少任何造型元素都必須是因為使用和實用的需要。

　　這是OA軟件思想上必須要重視的兩個方面，好的OA有了好的設計理念，被賦予了符合易用的各種思想，還應注意這些思想的表現(xiàn)形式——操作方式的簡潔和優(yōu)化。操作上的“難度系數(shù)”應盡可能地低，畢竟OA軟件的應用不可能用“替身”來進行。

　　說到這里，網(wǎng)絡上比較通常的簡化操作的辦法：如使用TAB鍵切換表單域中的各輸入框;使用Enter鍵代替確定按鈕;鼠標給予視覺或聽覺上的提示;盡可能早的驗證用戶輸入數(shù)據(jù)是否合法;盡量縮短用戶等待時間，如果等待時間超過3秒需要給出提示;防止頁面的重復提交等等，這些在OA軟件的操作設計中，都是應該進行應用或借鑒的。

　　另外，可以設計為用鼠標左鍵就能完成的操作，千萬不要既要點鼠標左鍵、又得點鼠標右鍵;可以設計為用鼠標完成的操作不要設計為還需要進行鍵盤操作……雖然這些都只是小細節(jié)，對于用戶的使用體驗卻是至關重要。

　　做管理的人都知道，光有好的思想，沒有好的執(zhí)行，一切都是空談。對OA來說，理念雖好，卻在功能、界面、流程設計上做得一塌糊涂難以使用;對企業(yè)來說，初衷雖好，卻連最基本的功能都用不起來，這一切又有什么用呢?OA的理念需要設計者很好的執(zhí)行，OA的使用需要用戶很好的執(zhí)行，這一切都需要一個前提，那就是OA的易用性。

　　概念化的OA像一雙漂亮的大跑鞋，對用戶說，你穿上這雙鞋就能得世界冠軍，但是別忘了，在軟件應用這一領域，中國的絕大部分用戶還都是“嬰兒”，根基不穩(wěn)，如何來跑?

　　不同的層次講究不同的應用，易用性OA旨在讓用戶舒舒服服的使用，循序漸進的升級。劉翔不是打娘胎里出來就會跨欄吧，那么其他人有什么理由不認認真真、踏踏實實的積累呢? 本文來自:精品資料網(wǎng)