在企業(yè)的日常運營中，合同管理是一項至關(guān)重要且復雜的工作。合同涉及到企業(yè)的各類業(yè)務(wù)往來、權(quán)益保障以及法律責任等諸多方面。而WPS軟件作為一款功能強大且廣泛應(yīng)用的辦公軟件，為合同管理提供了便捷、高效的解決方案。它能夠幫助企業(yè)實現(xiàn)合同的電子化存儲、快速檢索、流程審批等功能，大大提高了合同管理的效率和準確性，降低了管理成本和風險。下面將詳細介紹WPS軟件在合同管理中的具體應(yīng)用。
一、合同創(chuàng)建便捷化
使用WPS軟件進行合同創(chuàng)建十分方便。它提供了豐富的合同模板。企業(yè)在日常經(jīng)營中會涉及多種類型的合同，如銷售合同、采購合同、租賃合同等。WPS軟件的模板庫涵蓋了這些常見合同類型，用戶只需在模板庫中搜索相應(yīng)的合同模板，即可快速獲取一份格式規(guī)范的合同框架。模板的可編輯性強。用戶可以根據(jù)實際業(yè)務(wù)需求，對合同模板中的條款、內(nèi)容進行修改和調(diào)整。例如，對于銷售合同中的產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、價格等信息，可以直接在模板中進行修改，無需從頭開始編寫合同。能夠?qū)崿F(xiàn)快速排版。WPS軟件具備強大的排版功能，用戶可以輕松設(shè)置合同的字體、字號、段落格式等，使合同的整體布局清晰、美觀。還能方便地插入圖片、表格等元素。如果合同中需要展示產(chǎn)品圖片、數(shù)據(jù)表格等內(nèi)容，用戶可以直接在WPS軟件中完成插入和編輯操作。
二、合同存儲與分類
在合同存儲方面，WPS軟件提供了安全可靠的存儲方式。企業(yè)可以將所有合同文件集中存儲在WPS的云空間中，避免了紙質(zhì)合同易丟失、損壞的問題。云存儲也方便企業(yè)員工隨時隨地訪問合同文件。在合同分類上，用戶可以根據(jù)合同的類型、簽訂時間、合作對象等多種維度進行分類。以合同類型為例，可以將合同分為銷售合同、采購合同、服務(wù)合同等類別；按照簽訂時間，可以將合同分為年度合同、季度合同等；根據(jù)合作對象，可以將合同分為大客戶合同、供應(yīng)商合同等。通過合理的分類，企業(yè)能夠快速定位和查找所需合同。WPS軟件還支持建立文件夾和子文件夾的方式進行合同存儲，進一步細化合同的分類管理。而且，用戶可以為合同添加標簽，方便對合同進行更精準的篩選和檢索。例如，為重要合同添加“重要”標簽，為正在執(zhí)行的合同添加“執(zhí)行中”標簽等。
三、合同檢索功能
WPS軟件的合同檢索功能非常強大。它支持關(guān)鍵詞搜索，用戶只需在搜索框中輸入合同中的關(guān)鍵信息，如合同編號、產(chǎn)品名稱、合作方名稱等，軟件就能快速定位到包含該關(guān)鍵詞的合同文件。還具備高級搜索功能。用戶可以通過設(shè)置多個搜索條件，如合同類型、簽訂時間范圍、合同狀態(tài)等，進行更精準的搜索。例如，用戶想查找某一時間段內(nèi)與特定合作方簽訂的銷售合同，就可以通過高級搜索功能快速找到相關(guān)合同。WPS軟件還支持全文搜索，即使關(guān)鍵詞不在合同的標題或摘要中，也能在合同的全文內(nèi)容中進行搜索。而且，搜索結(jié)果會按照相關(guān)性進行排序，方便用戶快速找到最符合需求的合同。軟件還提供了搜索歷史記錄功能，用戶可以快速重復之前的搜索操作。
四、合同審批流程
WPS軟件能夠?qū)崿F(xiàn)合同審批流程的電子化。企業(yè)可以根據(jù)自身的審批制度，在WPS軟件中設(shè)置合同審批的流程和節(jié)點。合同起草完成后，起草人可以直接在軟件中發(fā)起審批流程，將合同發(fā)送給相關(guān)的審批人員。審批人員可以在軟件中查看合同內(nèi)容，并進行批注和意見反饋。在審批過程中，軟件會自動記錄每個審批節(jié)點的審批時間和審批意見，方便企業(yè)進行審計和追溯。審批流程可以設(shè)置多級審批，確保合同經(jīng)過層層審核。例如，一份重要的銷售合同可能需要經(jīng)過業(yè)務(wù)部門負責人、法務(wù)部門、財務(wù)部門等多個部門的審批。WPS軟件支持移動審批。審批人員可以通過手機端的WPS應(yīng)用隨時隨地進行合同審批，提高了審批效率。當合同審批狀態(tài)發(fā)生變化時，軟件會自動通知相關(guān)人員，確保信息的及時傳遞。而且，軟件還能生成審批報表，方便企業(yè)對合同審批情況進行統(tǒng)計和分析。
| 審批環(huán)節(jié) | 審批人員 | 審批重點 |
| 業(yè)務(wù)初審 | 業(yè)務(wù)部門負責人 | 合同業(yè)務(wù)條款合理性、業(yè)務(wù)可行性 |
| 法務(wù)審核 | 法務(wù)人員 | 合同法律風險、條款合規(guī)性 |
| 財務(wù)審核 | 財務(wù)人員 | 合同資金預算、付款方式 |
五、合同提醒功能
WPS軟件的合同提醒功能為企業(yè)避免合同風險提供了有力保障。它可以設(shè)置合同的關(guān)鍵時間節(jié)點提醒，如合同簽訂日期、生效日期、到期日期等。當合同臨近這些關(guān)鍵時間節(jié)點時，軟件會自動發(fā)送提醒消息給相關(guān)人員。例如，在合同到期前一個月，軟件會提醒企業(yè)及時與合作方進行續(xù)約或終止合同的操作。還能對合同的付款時間進行提醒。對于有分期付款要求的合同，軟件可以按照付款計劃設(shè)置提醒，確保企業(yè)按時付款，避免違約風險。合同提醒功能還支持自定義設(shè)置。用戶可以根據(jù)自身需求，設(shè)置提醒的提前時間、提醒方式等。比如，用戶可以設(shè)置提前三天提醒，提醒方式可以選擇彈窗提醒、郵件提醒等。而且，軟件會在提醒消息中顯示合同的關(guān)鍵信息，如合同編號、合作方名稱等，方便用戶快速了解提醒的具體內(nèi)容。提醒記錄也會被保存下來，方便企業(yè)進行查詢和統(tǒng)計。
六、合同版本管理
在合同簽訂和執(zhí)行過程中，可能會出現(xiàn)多次修改合同的情況，WPS軟件的合同版本管理功能可以有效解決這一問題。它能夠自動保存合同的不同版本。每次對合同進行修改后，軟件會自動生成一個新的版本，并保留之前的版本。用戶可以隨時查看合同的歷史版本，了解合同的修改過程和演變情況。還能對不同版本的合同進行對比。用戶可以選擇兩個不同版本的合同進行對比，軟件會以不同顏色標記出修改的內(nèi)容，方便用戶快速了解合同的修改之處。版本管理功能支持對版本進行備注。用戶可以為每個版本的合同添加簡要的備注信息，說明該版本的修改原因和主要內(nèi)容。而且，用戶可以對重要版本的合同進行鎖定，防止誤修改。還能根據(jù)版本號快速定位到特定版本的合同。
七、合同數(shù)據(jù)分析
WPS軟件具備強大的合同數(shù)據(jù)分析能力。它可以對合同的數(shù)量、金額、簽訂時間等數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計分析。企業(yè)可以通過生成的統(tǒng)計報表，了解不同時間段內(nèi)合同的簽訂情況，如每月簽訂合同的數(shù)量和金額趨勢。能夠分析合同的執(zhí)行情況。通過對比合同的約定條款和實際執(zhí)行情況，企業(yè)可以了解合同的執(zhí)行進度、是否存在違約情況等。例如，分析合同的交貨時間是否按時、付款是否及時等。還能對合作方進行分析。通過統(tǒng)計與不同合作方簽訂的合同數(shù)量、金額等數(shù)據(jù)，企業(yè)可以評估合作方的重要性和合作價值。而且，軟件可以生成直觀的圖表，如柱狀圖、折線圖、餅圖等，將合同數(shù)據(jù)以可視化的方式呈現(xiàn)出來，方便企業(yè)管理層進行決策。還能進行數(shù)據(jù)的導出和分享，企業(yè)可以將合同數(shù)據(jù)分析結(jié)果導出為Excel、PDF等格式的文件，與其他部門或合作伙伴進行分享。
| 分析維度 | 分析指標 | 分析意義 |
| 時間維度 | 每月合同簽訂數(shù)量、金額 | 了解業(yè)務(wù)發(fā)展趨勢 |
| 合作方維度 | 與各合作方的合同金額占比 | 評估合作方重要性 |
| 合同類型維度 | 不同類型合同的數(shù)量和金額 | 優(yōu)化合同業(yè)務(wù)結(jié)構(gòu) |
八、合同安全與權(quán)限管理
在合同安全方面，WPS軟件采取了多種措施保障合同文件的安全。對云存儲的合同文件進行加密處理，防止數(shù)據(jù)在傳輸和存儲過程中被竊取。支持設(shè)置訪問密碼。用戶可以為重要的合同文件設(shè)置獨立的訪問密碼，只有知道密碼的人員才能打開和查看合同內(nèi)容。在權(quán)限管理上，企業(yè)可以根據(jù)員工的崗位和職責，設(shè)置不同的合同訪問權(quán)限。例如，業(yè)務(wù)人員只能查看和編輯與自己業(yè)務(wù)相關(guān)的合同，而管理人員可以查看和審批所有合同。WPS軟件還能記錄用戶的操作日志，包括對合同的查看、修改、刪除等操作，方便企業(yè)進行安全審計。而且，支持對合同文件進行備份，防止因意外情況導致合同數(shù)據(jù)丟失。當發(fā)生異常訪問時，軟件會及時發(fā)出警報，提醒企業(yè)采取相應(yīng)的安全措施。
WPS軟件在合同管理方面具有諸多優(yōu)勢，能夠幫助企業(yè)提高合同管理的效率和質(zhì)量，降低管理成本和風險。企業(yè)可以充分利用WPS軟件的各項功能，實現(xiàn)合同管理的信息化和智能化。
常見用戶關(guān)注的問題：
一、WPS 合同管理能實現(xiàn)哪些自動化操作？
我聽說現(xiàn)在辦公軟件都很厲害，能實現(xiàn)好多自動化的操作呢，我就想知道 WPS 合同管理在這方面能做到啥程度。下面咱們就來好好嘮嘮。
合同模板自動化生成：可以預設(shè)合同模板，根據(jù)不同的業(yè)務(wù)類型和需求，快速生成標準的合同文本，不用每次都從頭開始寫合同啦。
合同審批流程自動化：設(shè)定好審批規(guī)則和流程后，合同提交后會自動流轉(zhuǎn)到相應(yīng)的審批人那里，節(jié)省了人工傳遞和溝通的時間。
合同提醒自動化：對于合同的關(guān)鍵時間節(jié)點，像到期時間、付款時間等，系統(tǒng)能自動提醒相關(guān)人員，避免錯過重要事項。
合同數(shù)據(jù)自動統(tǒng)計：可以自動對合同的金額、數(shù)量、執(zhí)行情況等數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計和分析，生成直觀的報表。
合同編號自動化：按照一定的規(guī)則自動為合同生成唯一的編號，方便管理和查詢。
合同風險自動預警：通過對合同條款和數(shù)據(jù)的分析，自動識別潛在的風險，并及時發(fā)出預警。
二、WPS 合同管理如何保障合同數(shù)據(jù)安全？
朋友說合同數(shù)據(jù)可重要了，要是泄露了那可麻煩大了，我就想知道 WPS 合同管理是咋保障數(shù)據(jù)安全的。接著往下看。
數(shù)據(jù)加密技術(shù)：對合同數(shù)據(jù)進行加密處理，即使數(shù)據(jù)在傳輸或存儲過程中被截取，也很難被破解。
訪問權(quán)限控制：根據(jù)不同的用戶角色和職責，設(shè)置不同的訪問權(quán)限，只有授權(quán)人員才能查看和操作相關(guān)合同數(shù)據(jù)。
數(shù)據(jù)備份與恢復：定期對合同數(shù)據(jù)進行備份，以防數(shù)據(jù)丟失或損壞，并且在需要時能夠快速恢復。
安全審計機制：記錄所有對合同數(shù)據(jù)的操作，包括訪問時間、操作人員等信息，方便進行審計和追溯。
網(wǎng)絡(luò)安全防護：采用防火墻、入侵檢測等技術(shù)，防止外部網(wǎng)絡(luò)攻擊，保障系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全。
數(shù)據(jù)隔離存儲：將不同用戶或不同類型的合同數(shù)據(jù)進行隔離存儲，避免數(shù)據(jù)相互干擾和泄露。
三、WPS 合同管理支持與其他軟件集成嗎？
我聽說現(xiàn)在辦公軟件都講究集成，這樣用起來更方便，我就想知道 WPS 合同管理能不能和其他軟件集成呢。下面說說。
與辦公軟件集成：可以和 WPS 辦公套件中的其他軟件，如文字處理、表格處理等集成，方便在不同軟件之間進行數(shù)據(jù)交互和共享。
與財務(wù)軟件集成：和財務(wù)軟件集成后，可以實現(xiàn)合同付款信息的自動同步，便于財務(wù)人員進行賬務(wù)處理。
與 CRM 系統(tǒng)集成：與客戶關(guān)系管理系統(tǒng)集成，能夠?qū)⒑贤畔⑴c客戶信息關(guān)聯(lián)起來，更好地跟蹤客戶和業(yè)務(wù)情況。
與項目管理軟件集成：和項目管理軟件集成，可將合同執(zhí)行情況與項目進度進行關(guān)聯(lián)，便于項目的整體管理。
與電子簽章系統(tǒng)集成：集成電子簽章系統(tǒng)后，能實現(xiàn)合同的在線簽署，提高合同簽署的效率和安全性。
與 OA 系統(tǒng)集成：和辦公自動化系統(tǒng)集成，可實現(xiàn)合同管理流程與日常辦公流程的無縫對接。
| 集成軟件類型 | 集成優(yōu)勢 | 適用場景 |
| 辦公軟件 | 方便數(shù)據(jù)交互和共享 | 日常合同編輯和處理 |
| 財務(wù)軟件 | 實現(xiàn)付款信息自動同步 | 財務(wù)管理和賬務(wù)處理 |
| CRM 系統(tǒng) | 關(guān)聯(lián)合同與客戶信息 | 客戶關(guān)系管理和業(yè)務(wù)跟蹤 |
四、WPS 合同管理能提高合同管理效率嗎？
假如你每天要處理好多合同，肯定希望能提高管理效率，我就想知道 WPS 合同管理能不能做到這一點。下面詳細說說。
簡化操作流程：提供直觀的操作界面和便捷的功能按鈕，讓用戶能夠快速完成合同的創(chuàng)建、審批、查詢等操作。
減少人工錯誤：自動化的操作和數(shù)據(jù)校驗功能，減少了人工輸入和處理過程中的錯誤。
提高信息共享效率：不同部門和人員可以通過系統(tǒng)實時共享合同信息，避免了信息傳遞不及時和不準確的問題。
加快審批速度：自動化的審批流程，縮短了合同審批的時間，提高了業(yè)務(wù)響應(yīng)速度。
方便合同查詢和統(tǒng)計：強大的查詢和統(tǒng)計功能，讓用戶能夠快速找到所需的合同信息，并進行數(shù)據(jù)分析。
支持多人協(xié)作：多人可以同時對合同進行操作和管理，提高了團隊協(xié)作的效率。
五、WPS 合同管理有哪些移動端功能？
朋友推薦說現(xiàn)在大家都經(jīng)常用手機辦公，我就想知道 WPS 合同管理在移動端有啥功能。接著看看。
合同查看：可以在手機上隨時隨地查看合同的詳細信息，包括合同條款、附件等。
合同審批：在移動端就能完成合同的審批操作，不用局限于在電腦前辦公。
合同提醒：接收合同的提醒消息，如到期提醒、付款提醒等。
合同搜索：通過關(guān)鍵詞搜索合同，快速找到所需的合同。
合同分享：可以將合同分享給其他人員，方便溝通和協(xié)作。
數(shù)據(jù)同步：移動端和電腦端的數(shù)據(jù)實時同步，保證信息的一致性。
| 移動端功能 | 功能描述 | 使用場景 |
| 合同查看 | 隨時隨地查看合同詳細信息 | 外出辦公或隨時了解合同情況 |
| 合同審批 | 在手機上完成合同審批 | 無法使用電腦時及時審批合同 |
| 合同提醒 | 接收合同提醒消息 | 避免錯過合同重要時間節(jié)點 |
