在當今企業(yè)的運營管理中，合同管理是一項至關重要且復雜的工作。合同管理軟件能夠幫助企業(yè)更高效地處理合同的起草、審批、執(zhí)行、歸檔等一系列流程，提高管理效率、降低風險。為了能挑選到最適合企業(yè)需求的合同管理軟件，進行全面深入的調研是必不可少的。下面這份合同管理軟件調研問卷將從多個關鍵維度展開，幫助企業(yè)全面了解市場上的軟件情況，為企業(yè)的選擇提供有力依據(jù)。
一、企業(yè)基本信息
了解企業(yè)的基本信息是調研的基礎，這能讓我們對企業(yè)的規(guī)模、行業(yè)特點、合同管理現(xiàn)狀等有一個初步的認識。
企業(yè)規(guī)模：企業(yè)的員工數(shù)量、年營業(yè)額等數(shù)據(jù)可以反映企業(yè)的規(guī)模大小。大型企業(yè)可能合同數(shù)量眾多、流程復雜，對軟件的功能擴展性、性能要求較高；而小型企業(yè)可能更注重軟件的易用性和成本。
所屬行業(yè)：不同行業(yè)的合同管理有其獨特的需求和特點。例如，制造業(yè)可能更關注采購合同、生產合同的管理；金融行業(yè)則對合同的合規(guī)性、風險控制要求嚴格。
合同管理現(xiàn)狀：目前企業(yè)是采用手工管理合同，還是已經使用了合同管理軟件。如果已經使用，使用的是哪家軟件，使用過程中遇到了哪些問題，這些問題是功能方面的，還是操作體驗方面的。
合同類型：企業(yè)涉及的合同類型，如銷售合同、采購合同、租賃合同、服務合同等。不同類型的合同在條款、審批流程、執(zhí)行監(jiān)控等方面可能存在差異，軟件需要能夠滿足這些多樣化的需求。
合同數(shù)量：企業(yè)每年簽訂的合同數(shù)量，這關系到軟件的處理能力和存儲容量。合同數(shù)量較多的企業(yè)需要軟件具備高效的搜索、分類和歸檔功能。
二、軟件功能需求
軟件的功能是選擇合同管理軟件的核心考量因素。以下是一些常見的功能需求。
合同起草功能：是否支持合同模板的創(chuàng)建和使用，模板是否可以根據(jù)不同的合同類型和業(yè)務需求進行定制。能否方便地插入條款、修改條款，是否有智能提醒功能，避免遺漏重要條款。
審批流程管理：軟件能否自定義審批流程，根據(jù)合同的金額、類型等因素設置不同的審批級別和審批人員。審批過程中能否實時查看審批進度、意見，是否支持移動端審批。
合同執(zhí)行監(jiān)控：能否對合同的執(zhí)行情況進行實時跟蹤，如付款進度、交貨時間、服務完成情況等。當出現(xiàn)逾期、違約等情況時，能否及時發(fā)出預警。
合同歸檔與檢索：軟件是否提供便捷的合同歸檔功能，能夠按照合同類型、簽訂時間、客戶等多種方式進行分類歸檔。是否具備強大的檢索功能，能夠快速準確地找到所需合同。
數(shù)據(jù)分析功能：能否對合同數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計分析，如合同金額分布、合同執(zhí)行率、逾期率等。分析結果能否以直觀的圖表形式展示，為企業(yè)決策提供數(shù)據(jù)支持。
三、軟件易用性
軟件的易用性直接影響員工的使用體驗和工作效率。
界面設計：軟件的界面是否簡潔美觀、布局合理，操作是否方便快捷。復雜的界面會增加員工的學習成本，降低工作積極性。
操作流程：軟件的操作流程是否符合企業(yè)的實際工作習慣，是否簡單易懂。例如，合同起草、審批等流程是否能夠一鍵完成，減少繁瑣的操作步驟。
學習成本：新員工是否能夠快速上手使用軟件，軟件是否提供詳細的操作指南、培訓視頻等學習資源。
移動端支持：在移動辦公日益普及的今天，軟件是否支持移動端訪問和操作。員工可以隨時隨地通過手機或平板處理合同事務，提高工作效率。
數(shù)據(jù)導入導出：是否支持將現(xiàn)有合同數(shù)據(jù)導入到軟件中，以及將軟件中的數(shù)據(jù)導出為常見的文件格式，如 Excel、PDF 等。方便與其他系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)交互。
四、軟件安全性
合同包含了企業(yè)的重要商業(yè)信息，軟件的安全性至關重要。
數(shù)據(jù)加密：軟件是否對合同數(shù)據(jù)進行加密存儲和傳輸，防止數(shù)據(jù)在存儲和傳輸過程中被竊取或篡改。
訪問權限管理：能否對不同用戶設置不同的訪問權限，如合同起草人員只能查看和修改自己起草的合同，審批人員只能查看待審批的合同等。
備份與恢復：軟件是否具備定期備份數(shù)據(jù)的功能，當出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失或損壞時，能否快速恢復數(shù)據(jù)。
安全審計：是否能夠記錄用戶的操作日志，對軟件的使用情況進行審計，以便在出現(xiàn)問題時能夠追溯和排查。
合規(guī)性：軟件是否符合相關的行業(yè)標準和法律法規(guī)，如數(shù)據(jù)保護法、隱私政策等。
| 安全功能 | 重要性 | 軟件支持情況 |
|---|---|---|
| 數(shù)據(jù)加密 | 高 | |
| 訪問權限管理 | 高 | |
| 備份與恢復 | 高 |
五、軟件集成性
企業(yè)通常會使用多個管理系統(tǒng)，合同管理軟件能否與其他系統(tǒng)集成，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享和流通，是提高企業(yè)整體管理效率的關鍵。
與 ERP 系統(tǒng)集成：合同管理軟件與企業(yè)資源計劃（ERP）系統(tǒng)集成后，可以實現(xiàn)合同數(shù)據(jù)與財務、采購、銷售等模塊的數(shù)據(jù)同步，避免重復錄入數(shù)據(jù)，提高數(shù)據(jù)的準確性。
與 CRM 系統(tǒng)集成：與客戶關系管理（CRM）系統(tǒng)集成，能夠將合同信息與客戶信息關聯(lián)起來，方便企業(yè)全面了解客戶的合同情況和業(yè)務往來。
與 OA 系統(tǒng)集成：與辦公自動化（OA）系統(tǒng)集成，可以實現(xiàn)合同審批流程與企業(yè)的日常辦公流程的無縫對接，提高審批效率。
與電子簽名系統(tǒng)集成：集成電子簽名系統(tǒng)，能夠實現(xiàn)合同的在線簽署，提高合同簽訂的效率和便捷性。
開放 API：軟件是否提供開放的應用程序編程接口（API），方便企業(yè)根據(jù)自身需求進行定制開發(fā)和與其他系統(tǒng)的集成。
六、軟件供應商服務
軟件供應商的服務質量直接影響企業(yè)使用軟件的體驗和效果。
技術支持：供應商是否提供 7×24 小時的技術支持服務，響應時間是多久。技術支持人員的專業(yè)水平如何，能否及時解決軟件使用過程中遇到的問題。
培訓服務：供應商是否提供軟件培訓服務，培訓方式是線上還是線下，培訓內容是否全面、詳細。
軟件升級：供應商是否會定期對軟件進行升級，升級的頻率是怎樣的。升級是否會影響企業(yè)的正常使用，是否需要額外付費。
定制開發(fā)：如果企業(yè)有特殊的需求，供應商是否提供定制開發(fā)服務，定制開發(fā)的周期和成本如何。
售后服務：軟件出現(xiàn)故障或問題時，供應商的售后服務流程是怎樣的，能否及時解決問題并保障企業(yè)的正常使用。
七、軟件價格與成本
軟件的價格和成本是企業(yè)選擇軟件時必須考慮的因素。
軟件許可費用：軟件的購買方式是永久授權還是按年訂閱，不同的購買方式價格差異如何。軟件的許可費用是否根據(jù)用戶數(shù)量、功能模塊等因素進行定價。
實施費用：軟件的實施費用包括哪些方面，如安裝調試、數(shù)據(jù)遷移、培訓等。實施費用的高低會對企業(yè)的采購成本產生影響。
維護費用：軟件的維護費用是多少，維護費用的收取方式是怎樣的。維護費用是否包含軟件升級、技術支持等服務。
定制開發(fā)費用：如果需要進行定制開發(fā)，定制開發(fā)的費用如何計算，是否有明確的報價和收費標準。
總體成本評估：綜合考慮軟件的許可費用、實施費用、維護費用、定制開發(fā)費用等，評估軟件的總體成本是否在企業(yè)的預算范圍內。
| 費用項目 | 金額 | 備注 |
|---|---|---|
| 軟件許可費用 | ||
| 實施費用 | ||
| 維護費用 |
八、用戶評價與案例
了解其他用戶對軟件的評價和軟件在實際應用中的案例，可以為企業(yè)的選擇提供參考。
用戶評價：可以通過互聯(lián)網(wǎng)、行業(yè)論壇等渠道收集其他用戶對軟件的評價，了解軟件的優(yōu)點和不足之處。評價內容可以包括軟件的功能、易用性、安全性、服務等方面。
成功案例：供應商是否能夠提供與企業(yè)規(guī)模、行業(yè)相似的成功案例，案例中的企業(yè)使用軟件后取得了哪些成效，如提高了合同管理效率、降低了風險等。
參考客戶：能否與軟件的參考客戶進行溝通交流，了解他們在使用軟件過程中的實際體驗和遇到的問題。
市場口碑：軟件在市場上的口碑如何，是否獲得過相關的獎項或榮譽。
行業(yè)認可度：軟件是否得到了行業(yè)內的認可，是否符合行業(yè)的最佳實踐和標準。
通過以上這份合同管理軟件調研問卷，企業(yè)可以全面深入地了解市場上的合同管理軟件情況，結合自身的需求和實際情況，挑選出最適合企業(yè)的合同管理軟件，提升企業(yè)的合同管理水平和效率。
常見用戶關注的問題：
一、合同管理軟件的功能都有啥？
我就想知道這合同管理軟件到底能干啥呀，感覺現(xiàn)在好多公司都在用。下面我就來好好說說它常見的功能。
合同起草功能：可以提供合同模板，讓用戶快速創(chuàng)建合同，不用每次都從頭開始寫。還能對合同條款進行編輯和修改，方便調整內容。
合同審批功能：能夠設置審批流程，讓不同部門的人員按順序審批合同。審批過程中可以隨時查看審批進度和意見。
合同存儲功能：將合同以電子形式安全地存儲起來，方便查找和管理?？梢詫贤M行分類和標注，提高檢索效率。
合同提醒功能：能設置合同的關鍵時間節(jié)點提醒，比如到期提醒、付款提醒等，避免錯過重要時間。
合同統(tǒng)計分析功能：對合同數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計和分析，生成各種報表，幫助企業(yè)了解合同情況，做出決策。
合同風險預警功能：通過對合同條款和數(shù)據(jù)的分析，識別潛在的風險，并及時發(fā)出預警。
合同協(xié)作功能：支持多人同時對合同進行操作和協(xié)作，提高工作效率。
合同版本管理功能：記錄合同的不同版本，方便對比和回溯。
二、合同管理軟件貴不貴呀？
朋友推薦我用合同管理軟件，但我想知道它價格咋樣。下面來聊聊它的價格相關情況。
軟件類型影響價格：有基礎版、標準版、高級版等不同版本，功能越多價格越貴?；A版可能只包含一些基本的合同管理功能，適合小公司；高級版則有更多復雜的功能，價格自然高。
部署方式影響價格：分為本地部署和云端部署。本地部署需要企業(yè)自己購買服務器等硬件設備，前期投入大；云端部署則是按使用量付費，相對靈活，但長期來看費用也可能不低。
用戶數(shù)量影響價格：使用軟件的用戶越多，價格通常越高。因為軟件提供商要為更多用戶提供服務和支持。
定制化需求影響價格：如果企業(yè)有特殊的需求，需要對軟件進行定制開發(fā)，那么費用會增加很多。
服務費用：購買軟件后，還可能需要支付維護、升級等服務費用。
品牌影響價格：知名品牌的合同管理軟件價格可能會比一些小眾品牌高，因為它們在技術和服務上可能更有保障。
市場競爭影響價格：市場上合同管理軟件競爭激烈，不同廠商可能會通過降價等方式來吸引客戶。
購買方式影響價格：有按年訂閱、一次性購買等方式，不同購買方式價格也不同。
三、合同管理軟件好不好用啊？
我聽說好多公司用合同管理軟件，我就想知道它到底好不好用。下面來分析分析。
操作便捷性：好的合同管理軟件操作應該簡單易懂，界面友好，讓用戶容易上手。如果操作復雜，會增加員工的學習成本。
功能實用性：軟件的功能要能滿足企業(yè)的實際需求，比如合同起草、審批、存儲等功能要實用。如果功能華而不實，就沒什么用。
穩(wěn)定性：在使用過程中不能經常出現(xiàn)故障或崩潰，否則會影響工作效率。
數(shù)據(jù)安全性：合同包含企業(yè)的重要信息，軟件要能保證數(shù)據(jù)的安全，防止數(shù)據(jù)泄露。
兼容性：要能與企業(yè)現(xiàn)有的其他軟件系統(tǒng)兼容，方便數(shù)據(jù)的共享和交互。
可擴展性：隨著企業(yè)的發(fā)展，軟件要能方便地進行功能擴展和升級。
客戶服務：軟件提供商要能提供及時、有效的客戶服務，解決用戶在使用過程中遇到的問題。
用戶反饋：可以參考其他用戶的使用評價，了解軟件的實際使用效果。
| 軟件特性 | 優(yōu)點 | 缺點 |
| 操作便捷性 | 提高工作效率，降低學習成本 | 可能需要一定時間適應新界面 |
| 功能實用性 | 滿足實際需求，提升管理效果 | 部分功能可能用不上 |
| 穩(wěn)定性 | 保證工作連續(xù)性 | 可能受網(wǎng)絡等因素影響 |
四、合同管理軟件安全不？
假如你用合同管理軟件，肯定會擔心它安不安全。下面來說說相關情況。
數(shù)據(jù)加密：軟件應該采用先進的加密技術對合同數(shù)據(jù)進行加密，防止數(shù)據(jù)在傳輸和存儲過程中被竊取。
訪問控制：設置不同的用戶權限，只有授權的人員才能訪問和操作合同數(shù)據(jù)，防止數(shù)據(jù)泄露。
備份與恢復：定期對合同數(shù)據(jù)進行備份，在出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失或損壞時能夠及時恢復。
安全審計：記錄用戶的操作行為，方便進行安全審計和追蹤。
軟件更新：及時更新軟件，修復安全漏洞，提高軟件的安全性。
物理安全：如果是本地部署的軟件，要保證服務器等硬件設備的物理安全。
網(wǎng)絡安全：采取防火墻、入侵檢測等網(wǎng)絡安全措施，防止外部攻擊。
合規(guī)性：軟件要符合相關的安全法規(guī)和標準，如 GDPR 等。
五、怎么選合同管理軟件呢？
我想知道怎么選合同管理軟件才合適。下面就來分享一些挑選的要點。
明確需求：企業(yè)要先清楚自己的合同管理需求，比如需要哪些功能、管理多少合同等，這樣才能有針對性地選擇軟件。
考察功能：仔細了解軟件的功能是否全面、實用，能不能滿足企業(yè)的業(yè)務流程。
查看口碑：通過網(wǎng)絡、朋友等渠道了解軟件的用戶評價和口碑，看看其他企業(yè)使用的效果。
考慮價格：根據(jù)企業(yè)的預算選擇合適價格的軟件，同時要考慮性價比。
試用軟件：盡量爭取試用軟件，親身體驗軟件的操作和功能，看看是否符合自己的使用習慣。
考察服務：了解軟件提供商的服務質量，包括培訓、維護、升級等方面。
關注技術：軟件的技術架構要先進，能夠保證軟件的穩(wěn)定性和可擴展性。
了解案例：看看軟件在同行業(yè)企業(yè)的應用案例，借鑒他們的經驗。
| 挑選要點 | 重要性 | 注意事項 |
| 明確需求 | 基礎，決定軟件是否適用 | 需求要考慮全面，結合企業(yè)發(fā)展 |
| 考察功能 | 關鍵，滿足業(yè)務流程 | 功能要實用，避免華而不實 |
| 查看口碑 | 參考，了解實際使用效果 | 口碑要綜合多方面信息 |
