淺談信息化背景下加強高校教學檔案管理的幾點思考

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　　論文關鍵詞 信息化　高?！〗虒W檔案

　　論文摘 要 文章解釋了高校教學檔案的涵義，并從理順校院二級管理體系構建科學管理規(guī)章和管理體系、明晰新形勢下教學檔案的歸檔范圍、提高檔案工作意識、加快推進數(shù)字化建設實現(xiàn)信息整合和共享、提高管理人員職業(yè)素質(zhì)五個方面提出了信息化背景下高校加強教學檔案管理的措施。 
　　
　　教學檔案是高校在一系列教學活動中形成的具有查考、利用和保存價值的文字、圖表、實物、聲像等不同載體形式的原始記錄，是高校履行人才培養(yǎng)、科學研究、社會服務功能和開展各項活動的最直接記錄，是教學工作成果的重要載體，能全方位反映高校的實際辦學實力和水平。教學檔案的收集、整理、保存和利用也是教學管理工作的重要組成部分。隨著高等教育和信息化技術的發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理方式已不能滿足信息化時代的要求,高校應該結合教學管理的變化和檔案工作的特點，加快推進教學檔案的管理工作改革，提高檔案工作質(zhì)量。
　　一、理順校院二級管理體系，構建科學的管理規(guī)章和管理體系
　　信息化背景下，高校的教學檔案管理工作無論是管理內(nèi)容還是服務手段、方式、途徑等都在發(fā)生深刻的變化，都高校應該根據(jù)《檔案法》和《高校檔案管理辦法》，結合本校的管理需要和實際情況，積極實施的二級管理,科學制定檔案管理的規(guī)范以及相關制度，加強業(yè)務指導。
　　隨著高等教育的擴招，目前很多高校都實施了二級管理。二級管理環(huán)境下高校檔案館要進一步加強統(tǒng)一的業(yè)務指導，進一步理順檔案管理部門與教務處等主管部門在教學檔案管理各環(huán)節(jié)中的關系與職責，建立以校檔案館為主體、教務處研究生處等各主管部門配合的高校教學檔案資源建設監(jiān)督管理體制，變教學檔案的“多頭管理、分散保管”為校檔案館引導下的“集中統(tǒng)一”管理，最大限度地優(yōu)化配置檔案資源。
　　隨著高等教育管理的規(guī)范，產(chǎn)生了大量數(shù)字化檔案。在數(shù)字化背景下，教學檔案管理工作的規(guī)范和標準尤為重要。特別是一些網(wǎng)站建設和管理標準、檔案管理軟件設計標準、數(shù)據(jù)庫錄入規(guī)范、紙質(zhì)檔案的數(shù)字化標準等，使檔案工作有章可循，有規(guī)可依，從而實現(xiàn)對教學檔案工作各個環(huán)節(jié)的有效管理。
　　隨著高校管理改革，高校的教學檔案管理也要加強制度建設，建章立制，規(guī)范管理。要把教學檔案管理工作的所有涉及的環(huán)節(jié)和人都列入受控對象，特別要保障數(shù)字化檔案管理中的信息數(shù)據(jù)的真實性、完整性、機密性、安全性、穩(wěn)定性、可靠性。采取物理隔離和邏輯隔離等多種安全防范手段，積極對“病毒”和“黑客”威脅，確保檔案的保密和安全。
　　二、明晰新形勢下教學檔案的歸檔范圍
　　教學工作的復雜性必然決定了教學檔案的復雜性。教學檔案不同與其他類型的檔案，它具有很強的專業(yè)性、多樣性、系統(tǒng)性、連續(xù)性、分散性等特點。這是由于教學管理和教學活動是一種很復雜且重復的實踐活動，其產(chǎn)生于并作用于教學實踐和教學管理活動的各個環(huán)節(jié)之中。
　　通常情況下高校的教學檔案至少要收錄上級主管部門及本校下（發(fā)）的有關文件、各學院年度工作及總結、各類教學基本如教學大綱、課程簡介、課程表；教師授課相關的授課計劃、教學任務分配；教學運行相關的專業(yè)建設、教研教改、實驗實踐教學、各類考試、成績及成績分析、學籍處理、學位授予、各項教學賽事、各種教學會議、各種統(tǒng)計報表、各類評價和教學評估等。
　　三、借助網(wǎng)絡等媒體，提高檔案工作意識
　　檔案意識, 是指人們對檔案和檔案工作這一客觀事物的主觀映象，是人們對檔案的性質(zhì)和價值的認識, 對檔案工作的性質(zhì)、地位和作用的認識[3]。
　　相對于排課、考試等崗位在教學運行中的“硬管理”不同，高校中很多教學管理人員包括很多領導把檔案工作視為“軟任務”，認為檔案工作不過是“存存放放”的工作而已。
　　要樹立全員檔案意識，全校師生員工要充分認識教學檔案管理的重要性和必要性。檔案意識更是一種質(zhì)量意識，重視教學檔案工作也是重視教學工作的具體體現(xiàn)。
　　四、加快推進教學檔案數(shù)字化建設，實現(xiàn)信息整合和共享
　　檔案數(shù)字化是隨著計算機技術、掃描技術、OCR技術、數(shù)字攝影技術(錄音、錄像)、數(shù)據(jù)庫技術、多媒體技術、存儲技術的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)，它把各種載體的教學檔案資源轉化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化形式進行存儲，以網(wǎng)絡化的形式互相連接，并利用計算機系統(tǒng)進行管理，基于互聯(lián)網(wǎng)進行聯(lián)機檢索和閱讀，實現(xiàn)資源共享[4]。
　　數(shù)字化教學檔案建立起來以后，可以便捷實現(xiàn)文字、聲音、影像等多種媒體信息的存儲和傳遞，并且信息存儲容量大，用戶通過數(shù)據(jù)庫、檢索軟件等技術，借助某些關鍵詞，便捷實現(xiàn)檢索瀏覽，大大方便了用戶檢索，提高了檢索效率，可以足不出戶地遠程訪問檔案材料,網(wǎng)上下載檔案信息, 或遠距離、高速度的傳輸，真正實現(xiàn)了信息資源的共享，大大提高教學檔案的利用率。
　　五、提高管理人員職業(yè)素質(zhì)
　　信息化背景下，教學檔案管理人員除了要有很強的檔案意識和高度的責任心，還要有一定的檔案知識和處理技能，要有基本的檔案價值判斷能力。要加強教學檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)培養(yǎng)，提供條件讓教學檔案管理人員有機會去參加各種業(yè)務培訓, 學習掌握檔案專業(yè)理論與知識,檔案工作的方針、政策、標準、辦法， 學習計算機使用技能。
　　教學工作是高校的中心工作，教學檔案的收集、整理、保存和利用是教學管理工作的重要組成部分。高校要研究教學檔案管理創(chuàng)新工作，提高檔案管理的信息化程度，提高教學檔案管理的科學性和規(guī)范性，更好地為提高高校教育教學質(zhì)量服務。
　　
　　參考文獻：
　　[1]王英瑋．專門檔案管理［M］.北京：中國人民大學出版社，2004.
　　[2]孫碧平．談高校教學檔案的價值體現(xiàn)［J］.蘭臺世界，2008（4）：31-32.
　　[3]尹美京．檔案意識與檔案工作的關系之我見［J］. 檔案學通訊，2008（3）：83.
　　[4]張照余.檔案信息網(wǎng)絡化建設[M].中國檔案出版社.2001: 94-99