移動app考勤應用案例分析

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泛普軟件廣州分公司實施顧問 賴妙玲 J公司是一家專注于為金融企業(yè)提供各類外包服務的企業(yè)，是某知名股份制銀行廣州分行指定戰(zhàn)略合作伙伴，外勤員工超過2000人，分布在廣東省內各個支行、小區(qū)店、以及周邊商圈。 J公司的困擾 為了更好的向客戶提供服務，J公司員工工作地點不固定，而且J公司的人員變動很大，一般每月向外部流動達到10%，內部調整達到5%。 考勤地點多而且月均高達15%的人員變動使考勤管理成為HR的沉重負擔，而且由于缺乏有效的控制和監(jiān)控手段，HR無法掌握員工真正的考勤情況，只能由員工報送、直接主管審核。即使出臺了各種管理制度，但由于缺乏監(jiān)督，隨意上報、代簽等情況層出不窮。 J公司管理層還有更深層次的憂慮：企業(yè)和員工的信任感日漸淡薄，盡管形成了各種溝通關懷的政策，但缺乏直接的溝通手段，導致員工的積極性始終不高。 考慮到基于計算機網絡的信息化系統(tǒng)可以有效解決上述問題，J公司決定采用泛普免費人力資源軟件系統(tǒng)，先通過移動app應用解決外勤人員考勤問題，再逐步強化人力資源管理能力，提升員工滿意度。 解決方案 要打破外勤人員考勤管理困局，必須解決三個問題：員工辦公地點不固定，如何考勤？考勤時如何避免冒名代簽？每月人員流動規(guī)模較大，如何降低HR的工作負荷？為此，泛普軟件實施人員制訂了以下方案，解決了J公司的考勤難題： 對于移動辦公的外勤人員，可以利用手機中的移動app應用完成簽到，根據簽到地點分三種情況處理：首先，如果是簽到點已經在考勤地址中登記（不要求精確匹配，半徑500米以內即可），系統(tǒng)記錄考勤地址、時間；第二，如果簽到點同時在多個考勤地址半徑內，那么員工選擇其中一個地址進行簽到，系統(tǒng)記錄考勤地址、時間；第三，如果簽到點在系統(tǒng)中尚未登記，比如拜訪新客戶，則作為非正常考勤登記，需直接領導審批才可作為有效考勤記錄。 為了避免冒名代簽，在員工第一次簽到時將手機客戶端賬號與手機綁定。在免費人力資源軟件系統(tǒng)中，可以在手機上記錄用戶的唯一標識（如員工編號），員工簽到時系統(tǒng)判斷手機上的用戶唯一標識與請求簽到的用戶唯一標識是否完全匹配，如果匹配不上則表示此手機非本人使用，不允許簽到。 外勤人員一般有四、五個考勤地址，且增員和員工轉崗比較頻繁（超過300人次），HR每月實時維護考勤地址超過1200個。分析實際業(yè)務：同部門員工、同崗位員工簽到地址基本相同，只有個別員工需要專設考勤地址。因此HR在配置考勤地址時，主要為部門和崗位配置考勤地址，如果還無法滿足，再配置員工考勤地址。而在簽到時依照人員、崗位、部門的順序依次判斷簽到考勤地址。使用這種方式顯著減輕了HR的負擔，目前配置考勤地址的工作量基本為零。 應用價值 通過移動app的應用，突破了傳統(tǒng)考勤系統(tǒng)的瓶頸，解決了J公司對實時性管理的需求，能夠使HR準確客觀地掌握員工的考勤情況，規(guī)范外勤員工的考勤管理；對比傳統(tǒng)考勤系統(tǒng)更具有實施簡單、成本低、功能強大等優(yōu)勢，幫助人力資源管理部節(jié)省了大量的人力統(tǒng)計匯算報表時間，提高了管理效率；移動考勤還有效降低了工資發(fā)放的偏差，幫助HR準確記錄每個員工的出勤情況。 移動app不僅實現了移動考勤管理，還可以帶來更多價值：對于普通員工，突破了計算機網絡終端的限制，可以更快捷地獲取信息，員工也更有動力和意愿使用app形式的自助服務，從而使全員應用成為可能；對于管理層，移動app成為拉近普通員工距離的利器，為溝通關懷提供了很好的渠道，同時為實時決策提供依據。