工程項目管理全流程“智”變記

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 　　咱公司業(yè)務(wù)那叫一個廣泛，下面管著好幾個大區(qū)呢。每個大區(qū)都有一筆備用金，固定是5萬元，這備用金就像是大區(qū)的“小金庫”，平時員工報銷啥的都得從這兒出。不過，這備用金管理起來可沒那么簡單，得時刻盯著，不然一不小心就超支了。

　　備用金管理：精準提醒，心中有數(shù)

　　就拿華東大區(qū)來說吧，這個大區(qū)人多事兒雜，員工報銷特別頻繁。以前沒有好用的管理工具時，財務(wù)人員就像個“記賬機器”，每天對著一堆報銷單，算得頭暈眼花，還老是算錯。而且，很難及時知道備用金用了多少、還剩多少，等到發(fā)現(xiàn)備用金快沒了的時候，往往已經(jīng)來不及了。

　　后來公司引入了泛普軟件，這備用金管理一下子就變得輕松多了。泛普軟件就像個貼心的小管家，能實時監(jiān)控每個大區(qū)的備用金使用情況。當華東大區(qū)所屬的所有人員報銷金額達到4萬的時候，系統(tǒng)會自動給相關(guān)負責人和財務(wù)人員發(fā)送提醒消息，就像在耳邊輕輕說：“嘿，備用金快用完啦，得注意啦!”這樣大家就能提前做好準備，避免備用金超支。

　　每次華東大區(qū)有報銷單審批的時候，財務(wù)人員打開泛普軟件的系統(tǒng)，就能清楚地看到這個大區(qū)的備用金用了多少、還剩多少。比如說，系統(tǒng)會顯示“華東大區(qū)備用金總額5萬元，已使用3.8萬元，剩余1.2萬元”，一目了然。這樣一來，財務(wù)人員審批報銷單的時候心里就有底了，知道還能批多少，不會出現(xiàn)超批的情況。

　　緊急借支：流程順暢，提醒到位

　　在工程項目管理中，經(jīng)常會遇到一些緊急情況。就像有一次，華東大區(qū)的張三負責一個重要項目，突然遇到個緊急問題，需要馬上借支2萬元用在項目上，而且情況特別緊急，當日申請第二天就要到賬。要是按照以前的流程，走借支單，然后再后面提交費用報銷單，中間要是哪個環(huán)節(jié)出了問題，比如借支單弄丟了、報銷單提交不及時，就會耽誤事兒。

　　不過有了工程企業(yè)管理系統(tǒng)就不一樣了。張三可以在系統(tǒng)里快速填寫借支申請單，詳細說明借支的原因、金額、用途等信息，然后提交給上級審批。上級審批通過后，財務(wù)人員馬上就能在系統(tǒng)里看到借支申請，及時安排資金，確保第二天就能到賬。而且，泛普軟件還有個特別實用的提醒功能。當張三提交了借支單后，系統(tǒng)會自動給財務(wù)人員發(fā)送提醒消息，告訴他們有個借支單需要處理。等張三后面提交費用報銷單來沖抵借支單的時候，系統(tǒng)又會再次提醒財務(wù)人員，讓他們核對借支和報銷的情況，確保賬目清楚。

　　工程項目管理：主線清晰，全程掌控

　　咱公司的工程項目管理是以合同管理為主線的，圍繞這條主線進行事前管理、事中控制和事后評價。目前重點放在費用管理上，同時也兼顧質(zhì)量、進度和安全管理。

　　項目信息建立：匯總分類，查詢便捷

　　每個項目開始的時候，都需要在泛普軟件里建立項目信息。就像給每個項目建一個“檔案袋”，把項目的基本信息、負責人、參與人員、項目周期等都詳細記錄下來。而且，系統(tǒng)還能對項目信息進行匯總和分類，比如按照項目類型、地區(qū)、規(guī)模等進行分類。這樣，以后要查詢某個項目的時候，只需要在系統(tǒng)里輸入關(guān)鍵詞，就能快速找到，就像在圖書館里找書一樣方便。

　　項目合同：集中審批，管理有序

　　項目合同是工程項目管理的重要環(huán)節(jié)。在工程企業(yè)管理系統(tǒng)里，有專門的合同管理模塊。不管是乙方合同、甲方合同還是采購合同，都可以在這個模塊里進行簽訂、分類和查詢。關(guān)于合同審批，公司決定全部集中在這個模塊中進行。這樣有個好處，就是審批流程更加規(guī)范、透明。比如說，一個采購合同，從起草、提交審批到最終簽訂，整個過程都在系統(tǒng)里留有記錄，相關(guān)人員可以隨時查看審批進度和審批意見。而且，系統(tǒng)還能根據(jù)合同的類型、金額等因素，自動分配審批權(quán)限，確保審批的合理性和高效性。

　　項目計劃：科學規(guī)劃，預(yù)算精準

　　項目計劃包括施工組織設(shè)計和施工預(yù)算。施工組織設(shè)計就像是項目的“作戰(zhàn)方案”，要詳細規(guī)劃施工的流程、方法、人員安排等。在泛普軟件里，可以上傳施工組織設(shè)計的文檔，方便相關(guān)人員查看和審核。施工預(yù)算則關(guān)系到項目的成本控制。以前做施工預(yù)算，都是用電子表格，算起來特別麻煩，還容易出錯。現(xiàn)在有了泛普軟件，可以集成預(yù)算軟件，直接在系統(tǒng)里進行預(yù)算編制和計算，提高了預(yù)算的準確性和效率。

　　項目費用：全程監(jiān)控，費用清晰

　　項目費用管理是工程項目管理的核心。在泛普軟件里，可以查詢工料機費用，包括人工費用、材料費用和機械費用。員工需要報銷費用的時候，可以在系統(tǒng)里提交費用報銷申請，填寫報銷的金額、事項、發(fā)票等信息，并上傳相關(guān)附件。審批人員可以在系統(tǒng)里進行審批，審批通過后，財務(wù)人員就可以進行報銷處理。工程結(jié)算和合同費用執(zhí)行情況也可以在系統(tǒng)里實時查看。比如說，系統(tǒng)會顯示某個項目的合同總金額、已結(jié)算金額、未結(jié)算金額等信息，讓管理人員對項目的費用情況一目了然。

　　進度管理：實時對比，及時調(diào)整

　　進度管理是確保項目按時完成的關(guān)鍵。在工程企業(yè)管理系統(tǒng)里，可以定期記錄項目的形象進度，比如完成了多少工程量、達到了哪個施工階段等。然后，系統(tǒng)會自動將實際進度與計劃進度進行對比，同時還會與合同工期進行對比。如果實際進度比計劃進度滯后了，系統(tǒng)會發(fā)出提醒，告訴管理人員項目進度出現(xiàn)問題了，需要及時采取措施進行調(diào)整。比如說，增加施工人員、調(diào)整施工方案等，確保項目能夠按時完成。

　　材料管理：審批嚴格，庫存清晰

　　材料管理是工程項目管理的重要環(huán)節(jié)。在泛普軟件里，材料采購需要先進行審批。采購人員提交采購申請，說明采購的材料名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格等信息，然后經(jīng)過相關(guān)負責人審批通過后，才能簽訂采購合同。材料采購回來后，要進行入庫登記，記錄材料的入庫時間、數(shù)量、批次等信息。材料出庫的時候，也要進行登記，記錄出庫的時間、用途、領(lǐng)用人等信息。而且，系統(tǒng)還會定期進行材料盤點，顯示材料的庫存數(shù)量、庫存金額等信息，讓管理人員對材料的庫存情況心中有數(shù)，避免材料積壓或者短缺。

　　機械管理：自有租賃，區(qū)分管理

　　機械管理分為自有設(shè)備管理和租賃設(shè)備管理。對于自有設(shè)備，使用人員需要提交使用申請，經(jīng)過審批通過后才能使用。同時，系統(tǒng)會記錄自有設(shè)備的使用情況，包括使用時間、使用地點、使用人員等信息，建立設(shè)備臺賬。內(nèi)部結(jié)算的時候，根據(jù)設(shè)備的使用情況進行費用計算。對于租賃設(shè)備，需要制定租賃申請計劃，說明租賃的設(shè)備名稱、規(guī)格、數(shù)量、租賃時間等信息，然后經(jīng)過審批通過后才能進行租賃。租賃結(jié)束后，進行結(jié)算，記錄租賃費用等信息。

　　費用收支：集中管理，操作便捷

　　費用收入和支出是在一個集中的模塊中進行操作管理的。不管是工料機費用，還是其他費用，都可以在這個模塊里進行記錄和處理。這樣做的好處是，方便管理人員對項目的費用收支情況進行全面、統(tǒng)一的監(jiān)控和管理。比如說，管理人員可以在系統(tǒng)里查看項目的總收入、總支出、利潤等信息，及時了解項目的財務(wù)狀況，為項目的決策提供依據(jù)。

　　有了泛普軟件的助力，咱公司的工程項目管理就像裝上了一個“智慧大腦”，各個環(huán)節(jié)都變得更加高效、規(guī)范、透明。相信在泛普軟件的陪伴下，咱公司的工程項目會越做越好，業(yè)績也會節(jié)節(jié)攀升!