用excel做項(xiàng)目管理系統(tǒng)

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 　　Excel 憑借在各種結(jié)構(gòu)和擴(kuò)展性的優(yōu)勢(shì)(簡(jiǎn)單易上手、靈活能適用各種需求以及適合多人協(xié)同)，基本可以滲透到項(xiàng)目管理中的各個(gè)環(huán)節(jié)。從超簡(jiǎn)單的個(gè)人時(shí)間安排到巨復(fù)雜的產(chǎn)品開發(fā)及上市，都可以完美或者將就著滿足。

　　可以利用Excel豐富的函數(shù)、條件格式以及VBA強(qiáng)大的擴(kuò)展能力，還能解決前項(xiàng)或者后項(xiàng)等造成的復(fù)雜dependency 問題、多人協(xié)作問題以及按照不同維度整合和分拆等等問題。

　　一、任務(wù)分解

　　如何進(jìn)行WBS分解:目標(biāo)→任務(wù)→工作→活動(dòng)

　　WBS分解的原則 ：

　　橫向到邊即百分百原則：指WBS分解不能出現(xiàn)漏項(xiàng),也不能包含不在項(xiàng)目范圍之內(nèi)的任何產(chǎn)品或活動(dòng)。

　　縱向到底：指WBS分解要足夠細(xì),以滿足任務(wù)分配、檢測(cè)及控制的目的。

　　無論是使用excel，還是使用project，或者是其他工具，任務(wù)分解是第一步，學(xué)會(huì)分解任務(wù),只有將任務(wù)分解得足夠細(xì)，你才能心里有數(shù)，才能有條不紊地工作,才能統(tǒng)籌安排時(shí)間表 。

　　二、分解后展示

　　任務(wù)分解之后，你可以使用excel來自定義你需要展示什么信息。我的建議是至少展示以下信息：

　　1.任務(wù)定義：即使線下溝通過，但是在這里的撰寫，還是要盡可能定義清楚，是“確認(rèn)”還是“交付”，或者“完成”，在工作量上是不一樣的概念。

　　2. 最晚開始與截至日期：這里沒有用“時(shí)長(zhǎng)”和“開始時(shí)間”，而是用了“最晚開始”和“截至?xí)r間”的組合，是因?yàn)椋刂習(xí)r間是每項(xiàng)任務(wù)經(jīng)過最終的deadline加上討論得到的每項(xiàng)任務(wù)的“時(shí)長(zhǎng)”倒退得到的。

　　所以，截至?xí)r間是每項(xiàng)任務(wù)必須要保證的。我只需要每個(gè)負(fù)責(zé)人知道這一點(diǎn)。而最晚開始時(shí)間是截至?xí)r間減去“時(shí)長(zhǎng)”得到的。

　　但是最早開始時(shí)間我并不關(guān)注，他們什么時(shí)候都可以開始，但是我會(huì)根據(jù)這個(gè)最晚開始時(shí)間來發(fā)出提醒——根據(jù)你進(jìn)行的資源評(píng)估，你再不開始就來不及了～

　　3.關(guān)聯(lián)任務(wù)：設(shè)置前置和后置關(guān)聯(lián)：對(duì)于任務(wù)之間的影響關(guān)系一目了然。A任務(wù)<：代表受前面A任務(wù)影響，若A任務(wù)不完成，我無法開始。>A: 代表本任務(wù)是下面A任務(wù)的前置任務(wù)，若本項(xiàng)任務(wù)不完成或有延遲，下面A任務(wù)會(huì)受影響。這個(gè)后面再細(xì)說。

　　4.當(dāng)前狀態(tài)：項(xiàng)目管理表需要每日檢查，時(shí)時(shí)更新，并將重大變化時(shí)時(shí)通知給相關(guān)方。當(dāng)前狀態(tài)可以讓每項(xiàng)任務(wù)的完成情況一目了然，并將延遲的任務(wù)重點(diǎn)標(biāo)識(shí)出來。

　　5.負(fù)責(zé)人：每項(xiàng)任務(wù)都需要指定一個(gè)負(fù)責(zé)人，而時(shí)間點(diǎn)和交付物的標(biāo)準(zhǔn)已經(jīng)得到了該負(fù)責(zé)人的正式確認(rèn)。

　　三、任務(wù)關(guān)聯(lián)

　　任務(wù)的截止時(shí)間點(diǎn)不能保證，通過這個(gè)后置關(guān)聯(lián)可以進(jìn)行后延，若要中途調(diào)整項(xiàng)目任務(wù)，就需要將相關(guān)方叫到一起，評(píng)估調(diào)整的可行性——一切都要保證最終的關(guān)鍵里程碑。

　　四、甘特圖

　　Excel 稍微變形一下天生就是甘特圖，可以用來管理各種簡(jiǎn)單項(xiàng)目。

　　可以將甘特圖標(biāo)注不同的顏色。在一個(gè)小項(xiàng)目里，很容易為各種角色指定一個(gè)標(biāo)志色。使用者打開計(jì)劃表，直接搜尋標(biāo)志色，就對(duì)任務(wù)非常清楚。

　　在項(xiàng)目經(jīng)理排資源時(shí)，也很容易一眼看出某人的資源利用情況：有沒有因?yàn)椴⑿腥蝿?wù)太多而導(dǎo)致某人資源過度飽和，有沒有有效利用某人的資源等等。

　　在復(fù)雜的項(xiàng)目里，還可以借助excel的顏色篩選，直接將某個(gè)人的任務(wù)全部篩選出來。