企業(yè)管理系統(tǒng)的范圍與內(nèi)容

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 　　不論你的計(jì)劃，準(zhǔn)備和對(duì)項(xiàng)目的投入策略制定得多么仔細(xì)，變更總是會(huì)發(fā)生的。一個(gè)對(duì)可交付成果的變更請(qǐng)求，無(wú)論看起來(lái)是多么小，都是至關(guān)重要的。對(duì)項(xiàng)目的可交付成果的變更可能會(huì)需要額外的資源，資金，時(shí)間，或者同時(shí)需要三者才能完成的項(xiàng)目。管理層或客戶必須遵從你的請(qǐng)求才能完成項(xiàng)目。對(duì)所請(qǐng)求的變更進(jìn)行扎實(shí)的調(diào)研將會(huì)為可交付成果提出的新需求提供證據(jù)。

　　一、項(xiàng)目范圍管理需要完成的三個(gè)方面

　　1、明確項(xiàng)目邊界，即明確那些工作是包括在項(xiàng)目范圍之內(nèi)的，哪些工作是不包括在項(xiàng)目范圍之內(nèi)。

　　2、對(duì)項(xiàng)目執(zhí)行工作進(jìn)行監(jiān)控，確保該做的都做了，而且沒(méi)有多做。對(duì)不包括在項(xiàng)目范圍內(nèi)的額外工作說(shuō)”不“，杜絕做額外工作。

　　3、防止項(xiàng)目范圍發(fā)生蔓延，范圍蔓延是指未對(duì)時(shí)間、成本和資源做相應(yīng)調(diào)整，防止未經(jīng)控制的產(chǎn)品或者項(xiàng)目范圍的擴(kuò)大。

　　二、產(chǎn)品范圍于項(xiàng)目范圍

　　1、產(chǎn)品范圍是指產(chǎn)品或服務(wù)所應(yīng)包含的功能，項(xiàng)目范圍是指為了能夠交付產(chǎn)品，項(xiàng)目所必須做的工作。

　　2、產(chǎn)品范圍是項(xiàng)目范圍的基礎(chǔ)，產(chǎn)品范圍的定義是產(chǎn)品要求的描述，而項(xiàng)目范圍的定義是產(chǎn)生項(xiàng)目管理計(jì)劃的基礎(chǔ)。

　　3、項(xiàng)目的范圍基準(zhǔn)是經(jīng)過(guò)批準(zhǔn)的項(xiàng)目范圍說(shuō)明書(shū)、WBS和WBS詞典。

　　4、判斷項(xiàng)目是否完成是要以范圍基準(zhǔn)來(lái)衡量，而產(chǎn)品范圍是否完成，則根據(jù)產(chǎn)品是否滿足了產(chǎn)品描述來(lái)判斷。

　　5、產(chǎn)品范圍描述是項(xiàng)目范圍說(shuō)明書(shū)的重要組成部分，因此，產(chǎn)品范圍變更后，首先收到影響的是項(xiàng)目的范圍。

　　范圍管理過(guò)程主要是通過(guò)規(guī)劃范圍管理、收集需求、定義范圍、創(chuàng)建WBS、確認(rèn)范圍和控制范圍六個(gè)過(guò)程實(shí)現(xiàn)的。

　　三、泛普軟件-企業(yè)管理系統(tǒng)是如何管理項(xiàng)目的?

　　在開(kāi)始一個(gè)項(xiàng)目之前，一定要明確項(xiàng)目范圍，在范圍內(nèi)進(jìn)行任務(wù)規(guī)劃和分配，而且要當(dāng)心“范圍蠕變”帶來(lái)的問(wèn)題，關(guān)于范圍蠕變，可參考文章“如何避免“范圍蠕變”讓項(xiàng)目脫軌?”。我們了解下，該如何管理項(xiàng)目范圍。

　　1、明確定義

　　首先，要明確什么是項(xiàng)目范圍管理。項(xiàng)目范圍管理是指項(xiàng)目包含或不包含什么的定義和控制過(guò)程。 這個(gè)過(guò)程用于確保項(xiàng)目組和項(xiàng)目利益相關(guān)者對(duì)作為項(xiàng)目結(jié)果的項(xiàng)目產(chǎn)品和生產(chǎn)這些產(chǎn)品的過(guò)程有共同的知識(shí)。 這包括確定項(xiàng)目要求、定義和計(jì)劃項(xiàng)目范圍、實(shí)施范圍管理、范圍變更管理、范圍驗(yàn)證等所有確保項(xiàng)目在要求范圍內(nèi)完成的過(guò)程。

　　2、認(rèn)識(shí)重要性

　　必須認(rèn)識(shí)到范圍管理的重要性。 項(xiàng)目成敗受項(xiàng)目組內(nèi)環(huán)境、項(xiàng)目所處的組織環(huán)境、客戶環(huán)境、自然社會(huì)環(huán)境四個(gè)方面的影響。 從控制的角度看，通常需要集中在前三個(gè)方面。 將前三個(gè)方面安排在項(xiàng)目整個(gè)生命周期中進(jìn)行考察可以得到影響項(xiàng)目成敗的因素。 缺乏正確的項(xiàng)目定義和范圍驗(yàn)證是導(dǎo)致項(xiàng)目失敗的主要因素。 用戶的參與、明確的項(xiàng)目任務(wù)、明確的需求說(shuō)明和正確的項(xiàng)目計(jì)劃是項(xiàng)目成功的重要因素。

　　3、范圍定義

　　“項(xiàng)目范圍定義”是指將項(xiàng)目范圍記述書(shū)中規(guī)定的項(xiàng)目的主要成果分為更小、更容易管理的單元。 項(xiàng)目提供更小的表述，可以更準(zhǔn)確地計(jì)算成本、任務(wù)工期、資源分配。 項(xiàng)目范圍定義的輸出(結(jié)果)為工作分解結(jié)構(gòu)。

　　4、范圍控制

　　1 、進(jìn)行準(zhǔn)確的范圍定義：合適的范圍定義對(duì)項(xiàng)目的成功非常重要，如果范圍定義不明確，必然會(huì)發(fā)生變更，很可能會(huì)導(dǎo)致返工、工期延長(zhǎng)、隊(duì)伍士氣低落等不良影響。

　　2 、擴(kuò)大警戒范圍：很多項(xiàng)目經(jīng)理能識(shí)別大范圍的變更，但對(duì)小的變更不太敏感。 范圍擴(kuò)大是指項(xiàng)目被過(guò)度接受并知道了變化之后發(fā)生的情況。 如果把這些小變化都組合起來(lái)，項(xiàng)目小組就會(huì)注意到需要的附加工作太多了，超出了預(yù)算，工期延誤了。

　　項(xiàng)目范圍是著手進(jìn)行項(xiàng)目計(jì)劃的主要入手點(diǎn)，并可作為未來(lái)項(xiàng)目全部決策的參考。定義項(xiàng)目邊界很重要的，這樣項(xiàng)目干系人就不會(huì)對(duì)在項(xiàng)目范圍之外的任何內(nèi)容做出錯(cuò)誤的假設(shè)。一旦完成了需求討論會(huì)、需求收集、范圍定義，項(xiàng)目范圍說(shuō)明書(shū)，項(xiàng)目范圍應(yīng)盡量避免變化。但那些被允許變更的項(xiàng)目范圍，都應(yīng)該遵循一個(gè)變更控制的流程，以便它們能被記錄、評(píng)審、然后被批準(zhǔn)。批準(zhǔn)的變更使得項(xiàng)目范圍文檔得以更新。