項目管理軟件可以帶來什么

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　　主要從它的功能來說起。在當今的數字化時代，企業(yè)進行項目管理，如果還繼續(xù)使用傳統(tǒng)的管理方式，顯而易見是不足以支撐業(yè)務進行的。項目管理軟件的出現讓項目管理更加高效便捷。

　　一、項目管理軟件可以幫企業(yè)解決什么問題

　　1、任務管理

　　項目需要劃分多個任務，這時候需要對任務進行管理。通過項目管理軟件，您可以將項目劃分為幾個階段性里程碑，然后將其進一步分解為任務，并設置到期日、分配負責人、添加說明、設置優(yōu)先級等。另外，也可以通過設置任務依賴關系，來指定任務完成的先后順序。

　　2、圖表和報告

　　相比傳統(tǒng)的項目管理方式，軟件可以提供很多自動化的能力。例如數據圖表、任務圖表等。經常用到的甘特圖，在項目管理軟件中可以一鍵生成，您還可以通過拖放式操作修改項目計劃。關鍵路徑和基線也有助于避免項目延誤。另外，通過資源利用圖，您一眼就可以看出誰的時間寬松、誰的時間緊張、誰的工作負擔過重，以便合理分配工作。

　　3、在線協(xié)作

　　項目管理不僅僅涉及到數據和報表，更多要涉及到人的因素。團隊成員之間的協(xié)作是必不可少的。通過項目管理軟件，例如泛普軟件里的里程碑、任務、活動燈模塊都添加了社交元素，成員可以評論、互動。以此來提升項目成員之間的協(xié)作能力，可以稱之為“社交型項目協(xié)作”。

　　二、泛普軟件功能的作用

　　1、加強團隊信息交流

　　項目的開展就是一個團隊共同完成的一個目標的過程，適時、順暢的溝通，在項目實施或開發(fā)的過程中是必須的。

　　那么，項目管理工具除了提供交流能力外，還可以附加文件，沒有人想在外部工具中丟失重要信息。還有一些其他的協(xié)作功能，如把你的項目進度用圖表的方式導出。參與項目的任何人可能都需要共享功能，以獲得相關指示或訊息。這些功能讓團隊成員之間，更好的互通信息，彼此保持在一個信息頻道，不會各干各的，不了解互相進度。

　　2、資源合理利用

　　資源可以是物質(如設備)或者勞動力(你的團隊)，也可以是支出(每個資源的成本)。因此，當項目管理工具提供資源管理功能時，它是非常方便和有效的。這個功能的價值在于能夠幫助項目管理人分配任務，還能計算支出。

　　每個項目經理在設置資源的時候都會考慮到成本問題，他會意識到整個項目的成本和各部分占用的資源是否恰當。因此，在項目管理過程中使用工具軟件的資源管理功能是利于整個企業(yè)成本的節(jié)省。

　　3、任務之間相互關聯

　　雖然實現項目的目標通常需要不斷完成一些階段目標來得以實現，但這些階段目標絕不是獨立存在的，各階段任務是不可能彼此分開的，這就是為什么所有的優(yōu)秀工具都提供任務關聯功能。絕大多數的工具允許你通過幾次點擊和拖放來實現關聯功能，重要事件功能用于沿著時間線在項目中標記重要的或其他特定的點。如果一個里程碑項目(重要事件)臨近，那么，攻克這個重要事件將使你的項目朝著正確的方向前進。

　　4、評估工作結果

　　工作評估功能可以提供項目經理計劃工作進度和實際工作進度之間的評估和分析。有些項目管理工具有這樣的功能，但這個評估不是自動計算的，所以項目經理必須手動完成這個操作。選擇一個帶有評估功能的項目開發(fā)工具會對你有監(jiān)督作用。

　　5、監(jiān)控未知風險

　　沒有一個項目不存在風險，不可預見的情況會發(fā)生在發(fā)展的各個階段。通常，不可預見的發(fā)展產生的是消極的影響，但是有時候也會出現積極影響。無論如何，不可預見的情況和風險影響任務的持續(xù)時間、進度、期限、預算、參與者等等。如果你從事一個長期而復雜的項目，風險管理這個功能是必須的。因此，為了避免不可預見的支出、項目占用時間太長、業(yè)績質量下降，任何管理者都應提前計算所有風險，這個功能是你的項目管理工具必須要有的。

　　管理軟件是為人服務的，因此，在項目管理過程中，我們最應該根據自己的需要與使用感受來選擇自己適合的軟件工具，以此真正提高我們的工作效率，降低企業(yè)風險。