如何有效進行多項目管理

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　　項目型企業(yè)一般都是多個項目在同時運行，而且多個項目共用人力、設(shè)備、材料等。如何同時對這些項目進行有效管理，提升多項目管理效益，是現(xiàn)代企業(yè)贏取競爭優(yōu)勢的關(guān)鍵。

　　一、多項目管理的難點在哪

　　1、項目需求洞察不足，需求變更頻繁

　　需求是任何一個項目的源頭，啟動之初，如何通過需求管理深刻理解項目目標(biāo)是第一大難點。因為就項目本身性質(zhì)而言，通常情況下，項目經(jīng)理和團隊成員將各項計劃落實，開始執(zhí)行后，每個變動都會牽一發(fā)而動全身。

　　2、項目質(zhì)量被忽視，難以衡量和控制

　　在企業(yè)進行項目化管理過程中，項目目標(biāo)是每個人的共識，項目進度雖時有延誤但相對容易衡量也比較可控，而項目質(zhì)量則屬于非常重要但卻最容易被忽視的要素。項目管理協(xié)會給質(zhì)量的定義是“滿足需求，符合適用性”。從這個定義來看，質(zhì)量就是能夠明確定義和滿足用戶及利益相關(guān)者的要求，而這也正是恰恰很難衡量和控制的。

　　3、項目執(zhí)行節(jié)奏混亂、驗收效果不明確

　　一個項目從啟動到落地執(zhí)行往往涉及多個團隊聯(lián)動，每個部分環(huán)環(huán)相扣。其中一個環(huán)節(jié)因為主觀或者客觀因素的延期，導(dǎo)致整個計劃被打亂，往往執(zhí)行時間的壓縮又帶來關(guān)聯(lián)的延期或者錯誤，進入惡性循環(huán)。更糟糕的是在這個循環(huán)過程中，優(yōu)先犧牲的往往是最重要的體驗打磨和優(yōu)化環(huán)節(jié)(也就是項目的質(zhì)量)，以此來彌補時間成本。

　　4、風(fēng)險預(yù)估不足，降低了項目干系人滿意度

　　在項目管理中核心核心干系人的滿意度是非常重要的。項目成功的標(biāo)準(zhǔn)是實現(xiàn)項目目標(biāo)，讓主要干系人滿意。但對人的管理是最難的，比如如何保持團隊內(nèi)部激情斗志和戰(zhàn)斗力;如何取得管理層的高度信任，并讓他們滿意往往也是最難的。所以，項目管理過程中第四個難點，是對干系人的管理。

　　二、泛普軟件-多項目管理軟件

　　1、明確目標(biāo)，上下同欲

　　無論是團隊還是個人，目標(biāo)意識非常重要。對于團隊來說，最清晰的目標(biāo)就是什么時間最終交付什么成果，這個成果可以是一個產(chǎn)品的哪些功能，也可以是客戶需求滿足度達到多少等等?？傊@個目標(biāo)一定要清晰，最好可衡量，當(dāng)然，還要保證團隊每個成員都清楚的知道自己做這項工作最終的目的是什么。

　　2、做好規(guī)劃，有條不紊

　　從一開始就對項目進行規(guī)劃可以確保每個項目里程碑都在實際時間線上，一直到項目完成。每個人都知道誰負責(zé)項目的哪部分并且能夠全面洞察正在進行中的工作和已經(jīng)完成的工作。

　　3、依據(jù)項目目標(biāo)和關(guān)鍵結(jié)果劃分工作優(yōu)先級

　　每天每個員工都可能會有多個不同的跨項目任務(wù)需要去完成。這個時候，每個任務(wù)看起來都是重要且緊急的。那么他們應(yīng)該從哪里開始著手呢?他們應(yīng)該把自己大部分的時間和精力放在哪里才能使自己的工作效益最大化?當(dāng)然了，有些任務(wù)和項目是比其他的要重要一些的。

　　4.、明確分工，責(zé)任到人

　　目標(biāo)是從認知上建立統(tǒng)一，避免資源浪費。而在具體的執(zhí)行過程中，項目負責(zé)人或者部門經(jīng)理在分配任務(wù)時一定要明確每個人的分工，讓每項任務(wù)都有唯一的負責(zé)人。這里唯一的負責(zé)人并不是這件事自始至終都由一個人負責(zé)，而是讓TA作為這件事的主導(dǎo)者去推動、協(xié)調(diào)工作，這樣做能讓每個人都有較強的責(zé)任意識。

　　5、高效溝通，提高信息透明度

　　項目執(zhí)行過程中的溝通非常重要，主要是為了確保項目進度的信息透明和對稱。如果A組已經(jīng)做好某件事，需要B組做另外的事，如果沒有溝通，B可能壓根就不知道，這樣項目進度就會延誤。一般情況下，項目組會定期召開項目進度會，和項目成員同步進展情況，并再次確認各項任務(wù)的截止時間。

　　6、進度管理，減少逾期

　　進度管理是項目管理中非常重要的因素。常見的項目進度表一般是甘特圖。甘特圖只一般包含工作事項、負責(zé)人、交付時間、時間跨度等幾個關(guān)鍵點，可以清晰的展示整個項目的執(zhí)行進度。

　　面對復(fù)雜的多項目資源管理，項目管理軟件提供多種資源管理功能，自動根據(jù)資源技能和可分配時間跨區(qū)域和部門查找合適的資源，通過查看資源列表，每一個資源的被申請情況一目了然，資源分配更加合理;實時跟進資源的計劃分配，實際分配和實際使用情況，確保資源使用無沖突;同時，系統(tǒng)還能夠?qū)Y源的計劃使用情況與實際使用記錄進行比較分析，

　　自動檢測資源的過度分配與不合適的資源，以便及時進行調(diào)整。