項目管理工具如何實現(xiàn)效益最大化

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　　項目可以說無處不在，讓一件事情有始有終就是一個項目管理，不管這件事情有多大或者多小，只要能夠在復(fù)雜多變的環(huán)境中堅持最初的目標(biāo)，并克服困難達成，便是一個成功的項目。在當(dāng)今社會中一切都是項目，一切都將成為項目。項目管理內(nèi)容包括項目進度、范圍、目標(biāo)、成本、相關(guān)責(zé)任人、時間等。

　　一、如何利用項目管理工具實現(xiàn)管理效益最大化

　　1、 資源計劃管理

　　設(shè)置完成項目各項任務(wù)所需的人員、設(shè)備、材料種類。通過系統(tǒng)實時了解項目人力資源和設(shè)備資源的忙閑狀況，并把空閑的人員或設(shè)備分配到項目任務(wù)，充分利用企業(yè)的人力資源和設(shè)備資源，提高企業(yè)生產(chǎn)率。

　　2、清晰的任務(wù)清單

　　清晰的任務(wù)清單幫助團隊成員掌握自己工作，保證大家理解一致。項目經(jīng)理可以使用項目管理工具來制定項目計劃，在甘特圖中，對項目進行分解。任務(wù)分配，項目分解為具體的任務(wù)，將任務(wù)分配給下項目成員，明確每個員工的責(zé)任。里程碑，確定里程碑進度表對完成項目目標(biāo)非常重要。

　　依賴關(guān)系，每個人完成手上的任務(wù)后，下個任務(wù)才能開始，確保了每個任務(wù)有始有終，有清晰的軌跡，方便了項目的整體監(jiān)管。

　　3、預(yù)警機制

　　預(yù)警原則就是對項目進度進行把控和提醒相關(guān)人員。在我們可以在項目列表查看，項目時間后，綠色為項目剩余時間，紅色為項目逾期時間。同時在項目詳情中也可以查看每個任務(wù)的剩余及完成時間。

　　4、隨時監(jiān)控項目進度

　　項目管理者可以隨時通過工具了解項目的進行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時指出。甘特圖可以清晰展示每個項目成員任務(wù)的完成情況，管理者可以使用甘特圖來制作計劃，任務(wù)列表查看每任務(wù)的完成情況，通過甘特圖來把控每項活動的進度，保證項目的完成。甘特圖讓項目經(jīng)理輕松掌握在項目中所發(fā)生的一切。

　　二、泛普軟件項目管理工具的作用

　　1、管理項目的整個生命周期，包括項目的啟動、計劃、執(zhí)行、控制和結(jié)束。根據(jù)實際情況實現(xiàn)合理的項目運作，對項目的人、財、物進行恰當(dāng)?shù)姆峙浜凸芾?。管理各種會議，并可自動啟動相關(guān)的工作流。

　　2、通過項目管理工具對項目進行逐層的分解，最終獲得可控制和可操作的子任務(wù)，制訂相應(yīng)的項目計劃，包括具體的工作內(nèi)容、人力資源使用、進度安排、負責(zé)人安排、物料需求等，并且通過工作流傳達給相應(yīng)的人員。

　　3、項目管理工具在項目進行的整個過程中管理與項目相關(guān)的所有信息，使得項目的進展情況一目了然。為所有指定的人員在任何時間、任何地點安全且精確地提供與其項目角色匹配的項目信息(包括人力，財務(wù)，時間進度，項目流程等)，使項目隨時處于監(jiān)控狀態(tài)，并可實時進行調(diào)整。

　　4、對項目進行各種角度的分析，幫助管理者分析項日進展的狀況、人力和物料使用的狀況以及相關(guān)的預(yù)算和費用支出，幫助用戶及時發(fā)現(xiàn)影響項目進展的因素從而對項目作出調(diào)整，達到項目管理的最優(yōu)化。

　　項目管理系統(tǒng)以WBS架構(gòu)帶動項目計劃與執(zhí)行的全局掌控，系統(tǒng)集合了移動互聯(lián)網(wǎng)和J2EE技術(shù)，可實現(xiàn)企業(yè)與客戶方的實時鏈接，并支持企業(yè)內(nèi)部之間的數(shù)據(jù)傳遞和分析、企業(yè)內(nèi)部和外部之間的關(guān)鍵交互和溝通，可實現(xiàn)“動態(tài)管理、實時共享”的項目管理狀態(tài)，解決企業(yè)項目管理中因信息滯后導(dǎo)致的項目失敗的問題，有效提升企業(yè)項目管控的能力。