對(duì)于項(xiàng)目經(jīng)理，尤其是年輕的項(xiàng)目經(jīng)理，最深的感受就是項(xiàng)目難做，因?yàn)轫?xiàng)目時(shí)間緊、施工周期長(zhǎng)，需求多，很難協(xié)調(diào)團(tuán)隊(duì)問(wèn)題使用項(xiàng)目管理軟件可以實(shí)現(xiàn)員工之間的交流與合作、提高項(xiàng)目管理的效率。
一、泛普項(xiàng)目管理軟件應(yīng)該具備哪些功能
1.任務(wù)管理
這是一個(gè)基本功能，會(huì)涉及到項(xiàng)目的方方面面。您可以使用藍(lán)圖功能繪制整個(gè)工作流程，通過(guò)看板查看任務(wù)，將目標(biāo)設(shè)置為里程碑，并確定哪些關(guān)系重疊。所有這些對(duì)于在團(tuán)隊(duì)中維持一個(gè)漸進(jìn)且高效的工作流程都是必不可少的。
2.任務(wù)自動(dòng)化
借助任務(wù)自動(dòng)化，您可以花更少的時(shí)間跟蹤任務(wù)和流程，用更多的時(shí)間完成項(xiàng)目。使用拖放界面，您可以創(chuàng)建一個(gè)簡(jiǎn)單的流程或一個(gè)復(fù)雜的工作流，可以為您跟蹤和批準(zhǔn)。這不需要任何手動(dòng)編碼，并允許您定制業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)的方式，尤其是在不同的團(tuán)隊(duì)成員之間和不同的階段。
3.時(shí)間追蹤
顧名思義，團(tuán)隊(duì)可以從時(shí)間跟蹤功能中受益。這意味著您可以同時(shí)跟蹤計(jì)費(fèi)和非計(jì)費(fèi)時(shí)間，從而提高團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)和團(tuán)隊(duì)成員的準(zhǔn)確性和責(zé)任感。其他功能包括時(shí)間表發(fā)票生成計(jì)劃工作時(shí)間和日歷集成。
4.圖表和報(bào)告
您可以通過(guò)圖表和報(bào)告了解有關(guān)項(xiàng)目和工作流程的更多信息。這可以通過(guò)鉆研特定的任務(wù)或獲得整個(gè)項(xiàng)目的更廣闊的視角來(lái)實(shí)現(xiàn)。您還可以使用插件任務(wù)報(bào)告甘特圖和資源利用率圖表。
5.問(wèn)題跟蹤和工作流程
當(dāng)涉及到跟蹤潛在問(wèn)題和確保高效工作流時(shí)，允許自定義函數(shù)來(lái)記錄它們、跟蹤并解決任何現(xiàn)存的問(wèn)題。有了這個(gè)特性，每次創(chuàng)建、分配、當(dāng)問(wèn)題更新或關(guān)閉時(shí)，您也會(huì)收到通知。其他功能包括定義規(guī)則和在滿足特定操作或條件時(shí)設(shè)置觸發(fā)器。
二、泛普項(xiàng)目工程跟蹤管理軟件帶來(lái)的好處
1.信息實(shí)時(shí)
項(xiàng)目跟蹤有助于管理者及時(shí)了解項(xiàng)目情況，獲得準(zhǔn)確的信息，所有項(xiàng)目參與者都需要了解項(xiàng)目的狀態(tài)和進(jìn)展。使用項(xiàng)目管理軟件的功能，通過(guò)的甘特圖跟蹤項(xiàng)目的進(jìn)度，可以實(shí)時(shí)查看項(xiàng)目的進(jìn)度，可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目做了多少，哪些地方耽誤了。
2.了解會(huì)員的工作
任務(wù)分配后，項(xiàng)目經(jīng)理需要了解工作進(jìn)度如果這些信息不能及時(shí)交付，項(xiàng)目經(jīng)理將失去對(duì)項(xiàng)目的控制如果使用項(xiàng)目管理工具，項(xiàng)目經(jīng)理可以及時(shí)了解每個(gè)成員的工作情況。
3.調(diào)整工作安排，合理利用資源
如果項(xiàng)目組有幾個(gè)人或者幾十個(gè)人，完成任務(wù)的早晚可能會(huì)有差別你可以如果你完成得早，就不要閑著，如果你完成得晚，就會(huì)被耽誤。你也可能會(huì)發(fā)現(xiàn)，有人更適合一份工作，有人不適合一份工作。這時(shí)候項(xiàng)目經(jīng)理就有必要調(diào)整工作了。然后這個(gè)跟蹤結(jié)果和數(shù)據(jù)可以幫助項(xiàng)目經(jīng)理完成這個(gè)工作。
4.及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題
利用項(xiàng)目跟蹤及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題通過(guò)項(xiàng)目管理工具，管理者可以看到項(xiàng)目中每個(gè)成員的任務(wù)完成情況如果出現(xiàn)項(xiàng)目超時(shí)的問(wèn)題，項(xiàng)目經(jīng)理可以及時(shí)采取措施重新控制局面。
5.增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)動(dòng)力
協(xié)作是每個(gè)項(xiàng)目的關(guān)鍵因素如果每個(gè)成員都知道自己的角色，他們就能朝著團(tuán)隊(duì)目標(biāo)努力。隨著項(xiàng)目的發(fā)展，任務(wù)列表每天都在減少，團(tuán)隊(duì)繼續(xù)和完成項(xiàng)目的動(dòng)力增強(qiáng)了。通過(guò)合作和創(chuàng)建授權(quán)團(tuán)隊(duì)，項(xiàng)目跟蹤使每個(gè)人都能參與并保持一致。
三、項(xiàng)目跟蹤中的三個(gè)常見(jiàn)陷阱
1.進(jìn)步是無(wú)法準(zhǔn)確衡量的
糾正這種情況的第一步是使用指標(biāo)來(lái)量化每項(xiàng)任務(wù)的范圍和主要可交付成果。這些指標(biāo)為衡量進(jìn)展和顯示下降提供了明確的檢查點(diǎn)。接下來(lái)要做的是與團(tuán)隊(duì)成員一起估計(jì)完成工作所需的時(shí)間。唐 不要僅僅使用日歷中的完成日期。跟蹤實(shí)際工作和估計(jì)工作是衡量任務(wù)完成情況的另一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)。這兩個(gè)指標(biāo)結(jié)合起來(lái)有助于更早發(fā)現(xiàn)問(wèn)題。盡快解決這些問(wèn)題可以在高層管理中進(jìn)行、在利益相關(guān)者和團(tuán)隊(duì)成員之間建立真正的信任。
2.項(xiàng)目檢查點(diǎn)模糊
項(xiàng)目經(jīng)理和高級(jí)管理人員應(yīng)該在計(jì)劃階段為項(xiàng)目管理跟蹤建立一個(gè)堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。不幸的是，規(guī)劃通常不會(huì)強(qiáng)迫利益相關(guān)者決定他們真正想要的是什么。因此，項(xiàng)目的基礎(chǔ)是建立在無(wú)法衡量的模糊愿望之上的。這些愿望并沒(méi)有提供衡量進(jìn)展的跟蹤指標(biāo)，而只是截止日期。此外，該計(jì)劃可以不能決定項(xiàng)目包括什么和不包括什么。這些不可靠的范圍定義和可交付成果使得人們很難做出正確的決策。
3.狀態(tài)報(bào)告樂(lè)觀
不可靠的范圍定義和交付成果阻礙了項(xiàng)目的成功管理。可交付成果如“只有不到10%的客戶等待時(shí)間超過(guò)60秒”是項(xiàng)目所需要的，并且是可以衡量的。然后，你可以把它分解成幾個(gè)部分，并清楚地向團(tuán)隊(duì)成員解釋他們應(yīng)該做什么。在一個(gè)客觀的定義之后，他們將不會(huì)被給予一個(gè)最后期限作為唯一的業(yè)績(jī)衡量標(biāo)準(zhǔn)。
項(xiàng)目跟蹤是項(xiàng)目管理的一項(xiàng)重要活動(dòng)，貫穿于項(xiàng)目生命周期的全過(guò)程。通過(guò)泛普有效的項(xiàng)目跟蹤，我們可以更清楚地掌握項(xiàng)目的實(shí)際進(jìn)展。
