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檔案管理面臨的難點及管理軟件的優(yōu)勢

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 　　提高檔案管理工作低于加強項目的整體建設(shè)管控具有重要意義，主要體現(xiàn)在信息收集與傳遞、竣工結(jié)算、索賠幾個方面，因此必須要管理好檔案，建立相應(yīng)的管理機制，保證檔案內(nèi)容的完整性和時效性。

　　一、檔案管理面臨的難點

　　1.對檔案管理不夠重視

　　由于很多施工單位對檔案管理的認(rèn)識不足，在實際的項目建設(shè)過程中，往往以建設(shè)項目為中心，以施工、質(zhì)量、進度為中心，忽視了工程檔案的重要性，簡單地認(rèn)為工程檔案是給有關(guān)部門檢查的。因此，很多單位存在檔案管理制度不完善、檔案管理人員變動頻繁、檔案不能隨工程進度及時編集、管理不到位造成原件丟失等問題。

　　2. 檔案管理制度需要進一步完善

　　我國對在建工程檔案有明確的管理標(biāo)準(zhǔn)，但在工程建設(shè)合同中對在建工程檔案的收集和整理沒有明確的規(guī)定。導(dǎo)致在建工程中施工單位未能嚴(yán)格按照相關(guān)法律法規(guī)和合同內(nèi)容收集、整理檔案。導(dǎo)致檔案缺失，丟失的資料往往是在工程竣工前臨時制作的，而不是完整記錄在建工程的實際情況，導(dǎo)致相關(guān)資料的真實性難以保證。

檔案管理面臨的難點

　　3. 建設(shè)單位相關(guān)人員的綜合能力有待進一步提高

　　由于一些在建項目的檔案管理人員沒有接受過專業(yè)培訓(xùn)，在實際工作中對檔案管理業(yè)務(wù)不熟悉。因為建筑行業(yè)的檔案收集員大多是兼職，這些人往往沒有接受過專業(yè)培訓(xùn)，也沒有取得相應(yīng)的資格證書。由于不熟悉相關(guān)法律法規(guī)和檔案收集流程，實際收集的檔案不完善，難以保證在建工程檔案的完整性。

　　二、采用泛普檔案管理軟件的優(yōu)勢

　　1.提高工作效率

　　檔案管理系統(tǒng)軟件的發(fā)明，逐步替代了傳統(tǒng)單一的檔案歸檔模式，不用像以前過多編輯檔案的條目及內(nèi)容，完全可以在系統(tǒng)軟件的提示下一步一步進行建檔、歸檔等工作。一日發(fā)現(xiàn)錯誤檔案信息，可直接在系統(tǒng)中進行更改，省去了傳統(tǒng)檔案管理模式下的重新編輯、打印等環(huán)節(jié)，節(jié)省了時間和資源;如發(fā)現(xiàn)漏輸?shù)臋n案信息，可直接插入補充，簡單易行，省去了對其他辦公軟件因不熟悉而造成的失誤，使用者也可以隨時隨地查閱檔案數(shù)據(jù)。

　　2.能夠更好地開發(fā)檔案內(nèi)容信息

　　檔案管理系統(tǒng)軟件，可以在對檔案的基礎(chǔ)信息編輯之后，添加此檔案的掃描電子圖片，這樣就做到了一點。開目錄文件就可以同時采集到此文件的電子圖片，方便檔案管理工作人員的查閱以及上報等檔案工作。檔案管理系統(tǒng)軟件還可以對相關(guān)的檔案文件進行相關(guān)性編輯，這樣就可以輕松地通過檢索工具對各種有關(guān)的電子文件進行查找。

采用泛普檔案管理軟件的優(yōu)勢

　　3. 更好地實現(xiàn)檔案保密功能

　　一般的辦公軟件只能設(shè)置簡單的密碼，極容易造成泄密，而檔案管理系統(tǒng)軟件可以通過設(shè)置權(quán)限管理進行管理員、查閱人等角色分工工作，可以設(shè)置人員的查閱權(quán)限等，這樣就起到保密的效果。在查檔人進行查檔時，系統(tǒng)可自行記錄，形成查詢?nèi)罩?，對?shù)據(jù)傳輸、用戶訪問、內(nèi)容打印等操作進行了安全設(shè)計，以保證檔案的使用安全。

　　在檔案管理過程中，企業(yè)往往過于注重檔案的數(shù)量，而忽視了檔案的內(nèi)容和管理質(zhì)量。在現(xiàn)代社會的發(fā)展過程中，建筑企業(yè)仍然使用傳統(tǒng)的人力管理方法來管理檔案，這導(dǎo)致了檔案管理中巨大的人力物力消耗。一些與建筑工程建設(shè)有關(guān)的檔案沒有利用和保存價值，而少數(shù)能夠發(fā)揮重要作用的檔案沒有得到重點管理，影響了檔案管理的發(fā)展。

發(fā)布：2023-03-02 17:25    編輯：泛普軟件 · wrh    [打印此頁]    [關(guān)閉]
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