建設(shè)工程檔案管理中存在的問題及解決策略

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 　　建設(shè)工程檔案與建設(shè)工程有關(guān)、有參考價值的文字材料、圖片、照片和視聽材料。建設(shè)項目檔案管理是一項系統(tǒng)化的管理工程，從建設(shè)單位收集檔案、整理、保管要交付，到檔案管理部門領(lǐng)取、歸檔、整理和利用需要以相關(guān)法律法規(guī)相關(guān)管理制度和工作機制為依據(jù)，做到科學(xué)性和嚴(yán)謹(jǐn)性的統(tǒng)一準(zhǔn)確性和應(yīng)用性的結(jié)合，有效地為城市規(guī)劃和發(fā)展提供數(shù)據(jù)參考。

　　一、建設(shè)工程檔案管理中存在的問題

　　1.管理缺乏規(guī)范性

　　目前，中國 隨著城市經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，建設(shè)工程檔案數(shù)量急劇增加與過去相比，內(nèi)容更加復(fù)雜，這對建設(shè)工程檔案管理的規(guī)范化提出了更高的要求。然而，由于國內(nèi)建設(shè)工程檔案管理起步較晚，管理工作的規(guī)范化程度還不盡如人意一方面，建設(shè)項目檔案管理部門和相關(guān)管理者沒有正確認(rèn)識到建設(shè)項目檔案的重要性，建設(shè)項目檔案管理部門沒有發(fā)揮自身的監(jiān)管作用負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員在具體工作中缺乏按規(guī)定操作的意識，導(dǎo)致了檔案的收集、管理工作不規(guī)范，甚至存在工作不到位等嚴(yán)重情況;另一方面是建筑工程檔案管理的人力、資金、管理技術(shù)投入不足，這些因素將制約建設(shè)項目檔案的高效有序管理。

　　2.信息技術(shù)相對落后

　　一些社會團(tuán)體或組織在檔案管理和建設(shè)過程中，對綜合檔案管理信息化有一定的認(rèn)識，期望引入信息化手段管理社會綜合檔案而信息化管理建設(shè)資金的缺乏，又會導(dǎo)致這些社會團(tuán)體或組織的綜合檔案管理信息化體系建設(shè)不完善，使得各行各業(yè)綜合檔案信息的收集缺乏時效性;另一方面，它可以 將組織或團(tuán)體中的原始紙質(zhì)綜合檔案資源數(shù)字化，不僅使綜合檔案資源的信息整合在信息化進(jìn)程中處于空白狀態(tài)、信息傳遞緩慢等問題也會使社會組織或團(tuán)體中的人無法利用信息化的社會綜合檔案資源，從而缺乏對社會的深入了解。

　　3.文件接收的內(nèi)容不全面

　　當(dāng)前，城市化進(jìn)程的加快對市政基礎(chǔ)設(shè)施工程的建設(shè)進(jìn)度提出了更高的要求為了實現(xiàn)建設(shè)進(jìn)度目標(biāo)，一些市政項目往往上馬倉促，報建手續(xù)滯后。在這種情況下，會導(dǎo)致檔案不全，不合規(guī)。此外，項目檔案的整理和記錄需要與施工進(jìn)度相對應(yīng)，項目檔案管理人員需要及時準(zhǔn)確地跟蹤項目進(jìn)度、全面記錄項目進(jìn)展。但是，在實踐中，由于一些企業(yè)不夠重視，人力的投入、有限的物質(zhì)資源，再加上檔案的收集需要項目的全過程，跨度很大、繁重的任務(wù)通常會導(dǎo)致文件不完整、資料數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確、檔案內(nèi)容不規(guī)范的現(xiàn)象。另外，城市建設(shè)項目周期長，收集的檔案需要合理保存。由于檔案收集管理制度的不完善，檔案信息的丟失也是造成檔案內(nèi)容不完整的原因之一。

　　二、泛普工程檔案管理軟件提出的解決方案

　　1.建立一個可行的綜合檔案管理信息網(wǎng)站

　　網(wǎng)站是人們上網(wǎng)時經(jīng)常使用的信息查詢工具因此，社會組織應(yīng)建立一個可行的綜合檔案管理信息網(wǎng)站，為上傳和查詢組織的綜合檔案信息提供有效的媒介，以便群眾快速訪問網(wǎng)站、便捷、準(zhǔn)確查詢所需的相關(guān)檔案信息，幫助人民群眾更全面地了解社會發(fā)展等信息，提高綜合檔案資源的利用價值。

　　2.加強建設(shè)項目文檔管理的規(guī)范化

　　首先，加強建設(shè)工程檔案管理的宣傳，督促城市管理、建設(shè)工程檔案管理人員和社會公眾應(yīng)更加關(guān)注建設(shè)工程檔案，充分認(rèn)識和理解建設(shè)工程檔案對城市建設(shè)和發(fā)展的重要影響。建設(shè)項目檔案管理人員應(yīng)在相關(guān)法律法規(guī)的指導(dǎo)下開展工作，嚴(yán)格遵循相關(guān)規(guī)范和制度，確保工作流程的科學(xué)性和規(guī)范性，不斷提高建設(shè)項目檔案管理水平。

　　3.完善檔案數(shù)據(jù)的科學(xué)管理體系

　　一是完善監(jiān)督管理體系。完善的監(jiān)督管理機制是檔案信息化高效發(fā)展的前提因此，在信息化過程中，針對新的問題，、對于新出現(xiàn)的漏洞，要及時調(diào)整和完善管理流程，確保檔案管理過程的科學(xué)規(guī)范。此外，要運用信息化手段對檔案管理進(jìn)行全過程監(jiān)管，及時應(yīng)對，形成長效管理監(jiān)督機制。二是完善安全保密制度。檔案安全是檔案管理的重要環(huán)節(jié)確保檔案安全，首先要完善檔案數(shù)據(jù)安全管理制度，制定檔案數(shù)據(jù)安全工作規(guī)范，細(xì)化責(zé)任范圍。在檔案信息化建設(shè)中，應(yīng)改善網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，加強網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)體系建設(shè)，利用先進(jìn)技術(shù)抵御黑客入侵，確保檔案信息在傳輸和共享過程中的安全。運維人員應(yīng)定期進(jìn)行運維，提高電子檔案的管理效率和安全性。

　　4.人才保障

　　工程建設(shè)項目的檔案管理離不開檔案管理人員的具體參與和實施，因此加強隊伍建設(shè)至關(guān)重要。一方面，要加強對工程建設(shè)項目檔案管理人員的教育和培訓(xùn)，進(jìn)一步增強他們的責(zé)任感、規(guī)范意識和標(biāo)準(zhǔn)意識。應(yīng)當(dāng)組織檔案管理人員加強對工程建設(shè)項目檔案管理相關(guān)制度和機制的研究，收集工程建設(shè)項目檔案信息、移交、歸檔、整理、熟悉利用等流程，能靈活運用體制機制解決工作中的各種困難和問題。同時，要靈活調(diào)整工作重點和人才隊伍建設(shè)方向，根據(jù)工程建設(shè)項目檔案管理的實際需要，適當(dāng)增加檔案管理人員，優(yōu)化檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)，進(jìn)一步提高檔案管理人員的信息素養(yǎng)，更好地完成工程建設(shè)項目檔案信息的收集和歸檔工作、移交和管理工作。

　　針對工程檔案管理實施中存在的問題，泛普軟件提出了解決方案。隨著建筑行業(yè)在市場上的規(guī)范化發(fā)展和建設(shè)，越來越多的參與者會關(guān)注這項工作因此，檔案管理工作在后續(xù)的發(fā)展中必然會呈現(xiàn)出更加完善的趨勢。