協同協同管理軟件案例：中小企業(yè)做好流程管理

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1、項目背景

    大連飛創(chuàng)信息技術有限公司是大連商品交易所（簡稱大商所）的全資子公司，注冊資本3000萬元，主營業(yè)務為大商所及中國期貨交易市場提供信息技術服務。公司的技術團隊匯集了知名院校的博士、碩士，公司技術研發(fā)人員比例達到88.2％。

    通過近10年的發(fā)展，飛創(chuàng)公司已經從簡單的服務于大連商品交易所轉變?yōu)榉諊鴥茸C券期貨合約研究、軟件開發(fā)、互聯網技術、電子商務、行情經營服務、托管業(yè)務、多樣化驗收測試服務為一體的全面的金融信息服務平臺。

    飛創(chuàng)公司屬于典型的中小企業(yè)，目前有130多名員工，因為服務于對安全性要求極高的期貨交易市場，所以公司內部有嚴格的門禁管理，而每個人所能到達的門禁級別不同，所以即便是公司內部的報批都是一個很繁瑣的過程。

    而且，飛創(chuàng)公司在北京設有研發(fā)分公司，分公司和總公司之間的審批就更為麻煩，溝通、數據、審核往往不能同步，經常要耗費大量的時間和精力去協調和追蹤。

    因此，飛創(chuàng)公司對協同OA系統最核心的需求就是流程管理，徹底解決內部審核的過程管理和報表統計問題。通過協同OA系統，飛創(chuàng)公司可以將與自身業(yè)務關系緊密的表單做成標準化的模版，并設定標準化的流程，徹底打破層級、地域、時間的限制，大大提升工作效率和質量。

    另外，因為本身屬于金融類相關企業(yè)，所以飛創(chuàng)公司對協同OA系統的安全性比一般客戶的要求要高很多。

2、實施過程

    經過仔細的選型，飛創(chuàng)公司選擇了以技術領先著稱的華天動力協同OA系統。華天動力協同OA系統擁有業(yè)內最完善、最靈活、最易用的工作流管理系統，在滿足企業(yè)各種復雜的流程管理需求上表現優(yōu)秀。而且采用J2EE平臺開發(fā)，具有嚴密的安全設計機制，在安全性、穩(wěn)定性、拓展性上具有良好的保障。

    飛創(chuàng)公司的實施策略是：先完全按照標準化的產品進行實施，待對系統的基本應用熟練掌握，并根據應用情況進一步整理需求后再進行二次開發(fā)。因此前期的實施工作就比較簡單，可分為兩個階段。

    第一階段：系統安裝，人員導入。

    即安裝協同OA系統，并導入客戶的組織機構、用戶名，設定崗位級別及各人員對應的崗位名稱。系統安裝完畢后，華天動力的實施人員對飛創(chuàng)的系統管理員進行專門培訓，讓他們對協同OA系統的使用和維護有一定程度的理解。這些工作完成后，實施人員和飛創(chuàng)的項目負責人溝通，確認需要制作的表單和流程，以及新增需求，根據這些內容安排下一步實施和定制開發(fā)的計劃，當然定制開發(fā)不會馬上就做。

    第二階段：表單、流程設置，啟動系統。

    飛創(chuàng)公司沒有貪多求全，在第一階段只確定了40余張最常用的表單，包括加班申請單、錄用審批單、資產驗收單、合同付款審批表、采購計劃表、請購申請表、辦公用品申請單、固定資產審批表等等，涵蓋人事部門、財務部門和綜合部。這些表單都由華天動力協同OA系統的實施人員協助飛創(chuàng)公司的系統管理員來制作。

    這些表單各有特點，綜合部的表單最多，大概20張以上；財務部的表單較少但流程很復雜，包含大量的條件跳轉設計，判斷條件非常多；人事部的表單不多，但是表單制作起來比較麻煩，涉及到的控件和內容非常多，往往一個表單添加幾十個控件都是少的。

    飛創(chuàng)公司最初的想法是將分公司和總公司的財務審批統一為一個流程和表單，但在實施時發(fā)現北京分公司的審核流程遠遠比總公司的要復雜，且審核人員的崗位級別也差別很大。另外，因為審批金額的權限不同，表單上進行條件判斷的差別也很大，所以就將分公司和總公司的審批模版做了拆離。考慮到后期做報表統計及關聯項設定的方便，也放棄了一表單多流程的設置方法。

    這再次說明，過分的追求統一化和自動化會將操作復雜化，反而不利于協同OA系統的使用，而應該綜合考慮規(guī)范和易用之間的平衡，這也是華天動力在實施中經常遇到的情況。

    由于系統剛剛啟用，日后表單的格式可能會有調整，而且一些和財務、人事數據結合的地方需要二次開發(fā)，因此報表的格式暫時無法確定，需要放到后期處理。

    經過對系統的內部測試后，系統就可以正式運行了。

3、表單實例

    如下圖示，為飛創(chuàng)公司北京分公司“報銷單”的設計：

    這個“報銷單”內涉及到兩處數據的關聯，一是可以和“預算表”關聯預算額度，二是可以和“借款單”關聯預借金額。事實上，飛創(chuàng)公司的表單中有大量的數據關聯設計，人事、財務等不同的表單間都可以實現數據交換和共享，這也是華天動力協同OA系統的特色。

    該“報銷單”的審批流程為如下圖示：

    在這個流程圖里面涉及多處條件跳轉，系統會根據申請人崗位和報銷金額的不同自動判斷下一步流轉步驟。比如步驟2“財務審核”后可能會流轉到步驟3、步驟4、步驟5或步驟6，流程跳轉的條件由管理員進行設置和維護。

后記

    作為一個IT企業(yè)，飛創(chuàng)公司對信息化的接受程度和理解程度都很高，這使其在協同OA系統的項目中，對需求調研、產品選型、實施開發(fā)的一系列工作都表現得非常務實和理性，這種正確的思維無疑就是成功的一半。