企業(yè)檔案知識管理之二：企業(yè)檔案知識的特點及管理目標

　　1、過去企業(yè)檔案的類型及特點

　　過去沉淀下來的檔案一般有數(shù)據(jù)型、信息型、知識型三種，且各自有一定特點，也有一定關系，這是我們在考慮檔案知識資源管理必須認真對待的。

　　1.1數(shù)據(jù)型檔案

　　所謂數(shù)據(jù)型檔案是對事(或物)實際事實的記錄。例如，財務憑證檔案、物品材料變動記錄檔案。

　　這類檔案，有以下特點：

　　(1) 過去的都是紙質(zhì)憑證；

　　(2) 各憑證即使按類別分開，各數(shù)據(jù)項也很難規(guī)范統(tǒng)計；

　　(3) 這種檔案的量很大，基本上是做為“歷史”記載。在考慮管理時，這類型檔案轉(zhuǎn)化成信息和知識的難度很大，所以仍然要獨立管理，即按照“歷史”記載 的思想進行管理。

　　1.2信息型檔案

　　所謂信息型檔案，就是對事(或物)實際過程的記錄。例如：會議紀要檔案、重要事件記錄、文件檔案，客戶往來帳目文件檔案，質(zhì)量陳述文件檔案等。

　　這類檔案，有以下特點：

　　(1) 過去的都是紙質(zhì)文檔；

　　(2) 有些文檔可以轉(zhuǎn)成電子文字型，有些只能掃描成數(shù)字圖片型；

　　(3) 檔案量也是很大的，有些可以作知識資源上升其管理，如會議紀要、重要事件記錄等，有些則只能做為“歷史”存檔。

　　1.3知識型檔案

　　所謂知識型檔案就是對事(物)及其運行規(guī)律認識(或下結(jié)論)的文檔資料。

　　如：科研報告、工藝文件、企業(yè)規(guī)劃計劃報告、部門工作總結(jié)等。

　　這類檔案，有以下特點：

　　(1)過去的大多是紙質(zhì)文件；

　　(2)有些文件可轉(zhuǎn)換成電子文字型 ，有些也只能掃描成數(shù)字圖片型；

　　(3)檔案量也很大，但都是知識資源管理的主要內(nèi)容。

　　1.4各類型檔案對管理的要求

　　從以上各類型檔案的分類分析，可以歸成以下幾種形式的文檔：

　　(1)“歷史”數(shù)據(jù)型文檔

　　在管理時，按照信息分類存貯、查詢使用的方式進行管理

　　(2)電子文字信息型文檔

　　在管理時，也按照信息分類、存貯與查詢方式進行管理

　　 (3)數(shù)字圖片信息型文檔

　　在管理時，可以按照知識資源管理方式進行管理

　　(4)知識型文檔

　　在管理時，直接按照知識資源管理方式進行管理

　　2、今后企業(yè)檔案的類型及管理特點

　　由于今后的檔案，已經(jīng)是在數(shù)字化、網(wǎng)絡化下產(chǎn)生的，所以類型和管理較之以前的檔案有很大變化

　　2.1檔案來源多樣化

　　(1)按內(nèi)外分，可以分為內(nèi)部工作產(chǎn)生文檔、對外收集的文檔、外部主動發(fā)給的文檔等；

　　(2)從媒質(zhì)形式分：可以分為紙質(zhì)、電子化、數(shù)字化

　　(3)從表達形式分：可以分為文字、數(shù)據(jù)、圖表、語言、圖像、視頻

　　2.2檔案依然有數(shù)據(jù)型、信息型、知識型

　　在今后，數(shù)據(jù)型主要產(chǎn)生于生產(chǎn)物流系統(tǒng)和財務系統(tǒng)，信息型主要產(chǎn)生于情報系統(tǒng)、辦公系統(tǒng)。知識型的產(chǎn)生面就最廣。

　　今后的三種類型檔案幾乎都是數(shù)字化的，并且是有規(guī)范的，所以在管理時可以遵循：

　　(1) 數(shù)據(jù)型按照統(tǒng)計數(shù)學模型轉(zhuǎn)化成信息型、知識型文檔進行管理

　　一般來講，統(tǒng)計的數(shù)學模型必須依據(jù)管理者或需求者規(guī)定的目標進行設計，對數(shù)據(jù)定期或不定期進行統(tǒng)計，形成信息型文檔。

　　再對積累的信息型文檔按專家委托分析手段進行匯總判斷形成知識型文檔。

　　(2) 信息型檔案按照需求可直接應用，也可以轉(zhuǎn)化成知識型文檔進行管理

　　有些信息檔案(如客戶信息)就可以直接按文檔看成是知識，進而按知識資源進行管理；有些信息型檔案(如數(shù)據(jù)圖表)可按專家委托分析方法進行分析、判斷形成知識型文檔，再按知識資源進行管理。

　　2.3檔案處理的個性化、專家化

　　由于大多檔案來源于專業(yè)人員，并都在網(wǎng)上形成或收集，那么這些專業(yè)人員本身就是非常好的檔案收集者，只是收集整理時，還可能沒有比較標準的規(guī)范化模板，因此，檔案管理者的任務之一是對檔案來源進行規(guī)范化，即提供給來源者以填寫的標準模板。

　　專業(yè)人員按模板提交以后，可以送達檔案管理者，也可以直接送達檔案管理者委托的審查專家進行審查。這樣的處理解決了檔案處理專業(yè)化的問題。

　　2.4檔案應用的及時化

　　未來檔案管理的關鍵就在及時應用，盡快產(chǎn)生效益。做到這一點，也并不難，首先就須按上節(jié)敘述管理方式，由專業(yè)人員和專家委托方式快速整理，再根據(jù)檔案知識多面性分類，確定相關工作環(huán)節(jié)或相關工作崗位的需求程度，采取推送方式、訂閱方式等，將知識及時地送到需要它的人手中?！　?

　　3、企業(yè)檔案知識資源管理的目標

　　經(jīng)過前面的闡述和分析，我們已基本說明了檔案知識的特點和在知識經(jīng)濟時代管理的要求。但具體該如何推動與實施檔案知識資源管理，還需要有更明確的目標定位。

　　3．1、檔案管理必須上升到知識資源管理

　　作為方向性目標，這里我們重申企業(yè)檔案管理的需求，目的是要：

　　解決目前企業(yè)檔案管理存在的問題

　　以前檔案管理就是信息時代下的管理，具有通常所講的信息時代檔案管理的問題，即有：收集整理依然是檔案管理者的事，這需要大量的專業(yè)人才，也需耗費大量的時間；檔案的分類仍然按過去的檔案管理的分類方法，最多再加進一些信息管理的規(guī)則。這都脫離了實際工作規(guī)律或習慣，致使需要的人找不到，或很難找到與工作實際相關的信息；檔案中有信息類、有數(shù)據(jù)類、也有知識類，它們的管理肯定是不同的，但在信息時代的檔案管理中都成了信息，這是不對的；信息時代的檔案管理沒有真正理解網(wǎng)絡化帶來的革命。

　　通過知識資源管理，不僅要解決以上問題，還要做為知識管理的的先導做出樣板，推動企業(yè)各個部門的管理邁上知識管理的臺階。

　　真正發(fā)揮企業(yè)檔案知識的作用

　　檔案知識的作用，歸納起來，在知識經(jīng)濟時代，應該發(fā)揮如下作用：

　　(1) 決策支持“寶典”，即成為企業(yè)領導或管理高層進行決策的最主要依據(jù)和最有效方法；

　　(2) 崗位技能“搖籃”，即成為企業(yè)員工學習掌握崗位工作經(jīng)驗，方法的最主要來源；

　　(3) 新品研究“跳板”，即成為每一個新產(chǎn)品研究中的最主要參考資料；

　　(4) 企業(yè)競爭“基石”，即讓眾多的檔案知識成為具有知識產(chǎn)權的企業(yè)核心競爭知識；

　　(5) 企業(yè)歷史“窗口”，即發(fā)揮傳統(tǒng)的檔案記載“歷史”的作用。

　　以上作用，特別是前四個作用，正是企業(yè)實施知識資源管理提升檔案知識作用的初衷！

　　3.2企業(yè)知識資源管理要支持企業(yè)管理及其發(fā)展戰(zhàn)略

　　任何管理都是企業(yè)管理的部份，都要符合企業(yè)管理總體戰(zhàn)略的全局，企業(yè)知識資源管理也不例外，但由于知識資源管理是深入到企業(yè)各個環(huán)節(jié)的基礎性管理，那就應該在各個管理環(huán)節(jié)表現(xiàn)出它的基礎支持作用。

　　支持企業(yè)人才戰(zhàn)略

　　企業(yè)擔負著調(diào)整產(chǎn)品結(jié)構(gòu)、開拓擴展、創(chuàng)新管理的一系列重大發(fā)展，這個發(fā)展中最重要的是人才和人才培養(yǎng)?？焖俚亍⒏哔|(zhì)量地培養(yǎng)出合格的專門人才是企業(yè)人才戰(zhàn)略的核心目標，而知識資源管理必須擔負起培養(yǎng)內(nèi)容(專門企業(yè)技術與管理實戰(zhàn)知識，企業(yè)文化知識)、培養(yǎng)方式、培養(yǎng)渠道支持的關鍵工作。

　　支持學習型企業(yè)組織建設

　　對中大型企業(yè)來說，再采取傳統(tǒng)塔式、計劃審批式管理已經(jīng)不能釋放出廣大員工的創(chuàng)造力，而要建設學習型組織，采用學習型組織管理的方式，實現(xiàn)員工自我調(diào)節(jié)。讓員工向工作學習、向問題學習、團體學習，為實現(xiàn)愿景目標，充分調(diào)動員工的創(chuàng)新能力。要實現(xiàn)或推動這個學習型組織目標的建設，最主要的就是檔案型知識資源的及時支撐，因為這些知識本身就來源于工作、來源于實踐、來源于集體共同的智慧。而達到支撐學習型組織建設的關鍵是知識資源要適合員工工作實際，及時有效的提供，也及時有效地沉淀與規(guī)范。

　　支持企業(yè)跨地區(qū)指揮管理

　　今后，一般的企業(yè)集團大多分布在多個地區(qū)，這給各地區(qū)機構(gòu)的指揮調(diào)度增加了難度、也會降低效率。能否讓大家共享成功的方法，共享失敗的教訓，是提高管理效率和管理水平的重要措施。做到這一點，最主要的是要求檔案型經(jīng)驗知識資源的統(tǒng)一管理、及時支撐工作。達到這種支撐的關鍵是要熟悉管理層的工作內(nèi)容和過程，適時地把相關經(jīng)驗知識資源配備在工作者的面前。

　　支持企業(yè)員工跨地區(qū)協(xié)同工作

　　除了領導層、管理層要共享知識以外，多地區(qū)的工作既有分工、又有協(xié)作。而要達到良好的協(xié)作，關鍵就在于知識與信息的溝通。對此，知識資源管理主要地將各地區(qū)工作情況、工作成果、工作經(jīng)驗等知識統(tǒng)一管理共享起來，并根據(jù)協(xié)作要求，用知識資源構(gòu)成及時的協(xié)作空間，讓大家在協(xié)作時，全面地了解和掌握相關知識和信息。

　　3.3知識資源管理要為今后企業(yè)的知識管理打好基礎

　　企業(yè)在未來開展全面的知識管理是必然的，而知識管理開始的前提是“有知識可管”，因此，知識資源的管理的進展決定了知識管理啟動的時間。

　　但畢竟知識資源管理是知識管理的部份，在建設和推動時應該協(xié)調(diào)整體與局部的關系，因此要求：

　　知識資源管理要明確其地位和作用，要留有充分地接口

　　其實，這從知識資源管理主要是顯性知識管理的特點出發(fā)，就可以明確其在知識管理中的地位，同時也要明確它作為工作支持的基礎管理，隨著與工作結(jié)合的深度，知識資源管理也就有其發(fā)展的深度空間。

　　知識資源管理要成為企業(yè)知識管理的先導

　　先要“有知識可管”，這是知識管理的前提，也就注定了知識資源管理的先導作用。但能否起到這個作用，還是要看知識資源管理能否解決信息時代檔案管理的問題，并能否真正發(fā)揮出檔案知識的五個作用。

　　3.4知識資源管理的具體目標具體

　　上面概述了知識資源管理需求的重要方面，但究竟該做什么？達到什么目標？還并不明確。這里，我們按照企業(yè)知識資源管理的特點要求，分解列明為：

　　(1) 檔案管理知識資源化、信息化

　　這表明，把檔案(包括數(shù)據(jù)型、信息型、知識型檔案)按照前述知識資源管理的要求進行資源化、信息化；

　　(2) 知識資源及時支持領導決策

　　這表明，要把知識資源與領導決策工作結(jié)合起來，讓知識資源在領導進行決策時很容易獲取，很及時提供；

　　(3) 知識資源及時支持員工學習

　　這表明，要把知識資源與員工的入職學習、崗位學習、深入學習結(jié)合起來，提供隨時隨地地學習的內(nèi)容、渠道與空間；

　　(4) 知識資源及時支持員工工作

　　這表明，要把知識資源與員工的實際工作結(jié)合起來，讓知識資源在工作的不同環(huán)節(jié)、不同程序上很容易獲取，很及時提供。同時，也讓實際工作的成果和經(jīng)驗及時轉(zhuǎn)換成知識資源；

　　(5) 知識資源管理IT平臺化

　　從上述目標也看到，知識資源管理必須依托IT網(wǎng)絡，用平臺來實現(xiàn)，并把平臺引進到領導決策、員工學習和員工工作中；

　　(6) 知識資源管理的安全化

　　即確保知識資源是安全的。

　　(7)知識資源管理制度化

　　這表明，知識資源管理的有效實施要有制度、機制加以保障，否則就會流于形式，導致失敗。