如何明確工程項目采購管理中的關鍵環(huán)節(jié)？

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　　項目采購管理是項目管理中一個很重要的內(nèi)容，本文所探討的就是在項目采購管理中，從項目資金的合理使用角度出發(fā)，如何能明確項目采購管理中的關鍵環(huán)節(jié)、科學流程和注意事項，工程管理軟件以期降低采購成本，減少現(xiàn)金流出，提高項目資金使用效率。

　　項目管理是在有限的資源條件下，為實現(xiàn)項目目標所采取的一系列管理活動。項目采購管理是項目管理的重要組成部分。項目采購管理幾乎貫穿于整個項目生命周期，項目采購管理模式直接影響項目管理的模式和項目合同類型，對項目整體管理起著舉足輕重的作用。

　　隨著經(jīng)濟的發(fā)展和對項目管理、采購管理認識的不斷深入，采購在工程項目中的角色已經(jīng)從單純的支持服務發(fā)展成為新的利潤增長點，泛普軟件采購管理也發(fā)展成為成本控制和促進項目效應最大化的關鍵環(huán)節(jié)之一。

　　1.細化項目采購管理中的的部門職責

　　科學合理的流程，明確細致責任化的分工，對于規(guī)范采購管理有著積極的作用。

　　1.1各部門:負責采購需求計劃提出、采購的參與、貨物的驗收。

　　1.2專業(yè)管理部門:負責審核專項物資申請(必要性、替代性、可否調(diào)撥、數(shù)量、型號、品牌)，出具專業(yè)意見;協(xié)助采購對新的專業(yè)設備或物料的采購。

　　1.3行政組:負責監(jiān)控各處采購計劃執(zhí)行情況;下達各處物品申購計劃額度;物品需求申請單審核，負責不定期市場調(diào)查和價格監(jiān)督。

　　1.4人事行政部采購組：負責采購通用類固定資產(chǎn)、低值易耗品、生產(chǎn)輔料等，進行采購實施的全過程——詢價、供應商選擇、下單/合同的制作、追蹤到貨、退/換貨、報銷。

　　1.5生管部采購組：負責采購設備治具類與計量儀器類固定資產(chǎn)、生產(chǎn)材料等，進行采購實施的全過程——詢價、供應商選擇、下單/合同的制作、追蹤到貨、退/換貨、報銷。

　　1.6行政庫房：負責辦理出、入庫手續(xù);負責輔料、勞保品的存儲和管理;負責提供輔料庫存月報表和勞保庫存月報表。

　　1.7品保部：負責對到貨生產(chǎn)輔料的檢驗以及協(xié)助索賠、出具檢驗報告;參與計量儀器類資產(chǎn)采購支持。

　　1.8技術(shù)部：負責參與設備治具類資產(chǎn)采購，給予相關專業(yè)技術(shù)參數(shù)支持。

　　2.采購業(yè)務流程管理的注意事項

　　2.1注意流程的先后順序及時效控制。應當注意作業(yè)流程的流暢性與一致性，并考慮作業(yè)流程所需時限。避免同一主管對同一采購案件作多次簽核;同一采購案件在不同部門有不同的作業(yè)方式;同一采購案件會簽部門過多，影響實效。

　　2.2價值與程序繁簡相適應。程序繁簡或被重視的程度應與所處理業(yè)務或采購項目的重要性或價值大小相適應。凡涉及數(shù)量比較大，價值比較高或者易發(fā)生舞弊的作業(yè)，應有比較嚴密的處理監(jiān)督;反之，則可略微予以放寬，以求提高工作效率。

　　2.3避免作業(yè)過程發(fā)生混亂。要注意變化性或彈性范圍，以及偶發(fā)事件的因應法則。譬如在遇到“緊急采購”及“外部授權(quán)”時，應有權(quán)宜的辦法或流程來特別處理。

　　2.4流程設計應適應現(xiàn)實環(huán)境。應當注意流程的及時改進，早期設計的處理流程，經(jīng)過若干時間段后，應加以審視，不斷加以改進，泛普軟件泛普OA系統(tǒng)適應組織變更或作業(yè)上的實際需要。

　　2.5配合作業(yè)方式的改善。譬如當手工的作業(yè)方式改變?yōu)樾畔⒒淖鳂I(yè)方式時，流程就需要做相當程度的調(diào)整或重新設計。

　　3.明確項目采購管理中的關鍵環(huán)節(jié)

　　企業(yè)規(guī)模越大，采購金額越高，管理者對程序的設計越為重視。這里將一般采購作業(yè)流程設計應注意的關鍵環(huán)節(jié)闡述如下：

　　3.1根據(jù)不同工程項目或各工程項目工作包的特點，工程管理系統(tǒng)充分考慮成本控制、設計、施工等因素確定工程項目管理模式從而確定工程項目采辦模式，便于采辦成本控制。

　　3.2實施工程項目采購預算制，有了采購預算的約束，能提高工程項目資金的使用效率，優(yōu)化工程項目采購管理中資源的調(diào)配。從而達到控制工程項目采購成本目的。

　　3.3采購包的劃分。要根據(jù)設備材料的性質(zhì)、市場供貨商的供應能力和經(jīng)濟批量劃分采購包。合理劃分采購包，可降低采購價格。

　　3.4充分利用好工程項目內(nèi)外部環(huán)境。在工程項目采購管理中充分利用采購環(huán)境，同樣是有效降低采購成本的途徑之一。

　　3.5供應商的優(yōu)化選擇和管理。工程項目前期供應商一旦選錯，將給工程項目建設造成嚴重影響，因此，招投標尤其是國外設備招投標要特別慎重。

　　3.6工程管理系統(tǒng)確立采購全流程成本的概念，應該關注的是整個工程項目流程中的成本降低，是對總成本的控制，而不是單一的針對采購貨物或服務的價格。