企業(yè)福州OA項(xiàng)目實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)控制研究

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我很喜歡《亮劍》這部電視劇，非常佩服李云龍逢敵必亮劍的精神，有些話(huà)很經(jīng)典，例如：“兵熊熊一個(gè)，將熊熊一窩，”這句話(huà)說(shuō)了一個(gè)很淺顯的道理，就是一個(gè)團(tuán)體，為將的重要性，對(duì)于福州OA項(xiàng)目來(lái)講，項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的控制，居于首要的位置。

福州OA項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)很多，如公司高層全力支持，軟件選型，顧問(wèn)公司選擇，企業(yè)期望值太高等都是項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)。但是，項(xiàng)目合同簽訂后，福州OA實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)從投入上來(lái)講，主要包括兩方面，一方面是實(shí)施企業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)，因?yàn)橐粋€(gè)企業(yè)實(shí)施福州OA，需要投入大量的人力，物力，財(cái)力；另一方面顧問(wèn)公司也要投入大量的資源成本。既然雙方都面臨風(fēng)險(xiǎn)，這就需要雙方合作化解共同面對(duì)的風(fēng)險(xiǎn)，而顧問(wèn)公司擁有專(zhuān)業(yè)的知識(shí)和業(yè)務(wù)能力，豐富的項(xiàng)目實(shí)施經(jīng)驗(yàn)，福州OA項(xiàng)目實(shí)施的成功與否，主要取決于顧問(wèn)公司對(duì)項(xiàng)目實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)的控制，項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)的判斷和控制要有前瞻性，所以我這篇文章主要是講顧問(wèn)公司對(duì)項(xiàng)目實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)的控制。

福州OA項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)如何來(lái)控制？任何福州OA項(xiàng)目，由于其所處的行業(yè)，環(huán)境，階段等特點(diǎn)，會(huì)導(dǎo)致項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)各不相同，沒(méi)有統(tǒng)一的風(fēng)險(xiǎn)模式，福州OA經(jīng)過(guò)這么多年的發(fā)展，各福州OA系統(tǒng)都有自己的方法論。例如， Oracle的方法論（Oracle Method）是一套建立整體解決方案的方法，由AIM（應(yīng)用系統(tǒng)實(shí)施方法論）、CDM（定制開(kāi)發(fā)方法論）、DWM（數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)方法論）和PJM（整體項(xiàng)目管理方法論）等各自獨(dú)立的方法論組成。但是，這只是方法論，是個(gè)普遍性的概念，而在實(shí)際項(xiàng)目工作中，由于實(shí)施對(duì)象不同，很難有具體的風(fēng)險(xiǎn)量化數(shù)據(jù)和風(fēng)險(xiǎn)數(shù)據(jù)模型，我從以下幾個(gè)方面談?wù)勴?xiàng)目實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)控制。

《禮記·中庸》中說(shuō)：“凡事預(yù)則立,不預(yù)則廢，”這句話(huà)的意思就是說(shuō)做事有準(zhǔn)備有計(jì)劃才能成功，沒(méi)有計(jì)劃沒(méi)有準(zhǔn)備則會(huì)失敗。所以我把項(xiàng)目計(jì)劃放在風(fēng)險(xiǎn)控制的首位，必須以計(jì)劃為主線(xiàn)，它是項(xiàng)目前進(jìn)的指路明燈，計(jì)劃制訂要注意它的可操作性，項(xiàng)目經(jīng)理根據(jù)計(jì)劃管理的需要，分層次制訂項(xiàng)目計(jì)劃，一般有總體計(jì)劃，月計(jì)劃，周計(jì)劃等，項(xiàng)目經(jīng)理根據(jù)總體計(jì)劃的時(shí)間跨度和實(shí)施內(nèi)容，劃分為幾個(gè)重要的項(xiàng)目節(jié)點(diǎn)，關(guān)注每個(gè)重要節(jié)點(diǎn)的完成情況，通過(guò)計(jì)劃發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)。

在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，項(xiàng)目范圍和進(jìn)度是影響項(xiàng)目成敗的重要因素，這兩者是相輔相成的，項(xiàng)目的范圍決定項(xiàng)目進(jìn)度，如果項(xiàng)目實(shí)施的范圍大大超過(guò)合同的范圍，一方面會(huì)導(dǎo)致顧問(wèn)公司的成本和風(fēng)險(xiǎn)增加，另一方面也會(huì)使項(xiàng)目進(jìn)度推遲。當(dāng)然，項(xiàng)目合同約定的范圍和實(shí)施的內(nèi)容不可能完全一致，很多客戶(hù)的觀點(diǎn)是功能做得越多越來(lái)好，個(gè)性化開(kāi)發(fā)越多越好，我只要打開(kāi)系統(tǒng)，什么事情都可以完成。事實(shí)證明并不是這樣的，福州OA系統(tǒng)需求要有全局觀，需求是要根據(jù)公司的業(yè)務(wù)作相應(yīng)的取舍，這正如一個(gè)人吃東西，選擇最適合自己身體的吃法，并不是吃得越多越好，項(xiàng)目經(jīng)理要經(jīng)常給客戶(hù)灌輸這樣的思想，顧問(wèn)對(duì)需求的控制是企業(yè)管理的需要，而不是顧問(wèn)公司成本的需要。最理想的就是圍繞合同內(nèi)容在可控的范圍內(nèi)作上下波動(dòng)，因?yàn)檐浖奶攸c(diǎn)之一就是彈性大，不像工業(yè)制成品，有具體的標(biāo)準(zhǔn)可量化，完美的項(xiàng)目范圍，正如屈原的學(xué)生宋玉在《登徒子好色賦》中這樣描寫(xiě)美人東家之子，“增之一分則太長(zhǎng)，減之一分則太短；著粉則太白，施朱則太赤”，項(xiàng)目范圍控制得好，不僅僅是項(xiàng)目管理上的巨大成功，而且可以當(dāng)作一種藝術(shù)來(lái)欣賞。

項(xiàng)目進(jìn)度是項(xiàng)目計(jì)劃和范圍的具體表現(xiàn)，對(duì)項(xiàng)目進(jìn)度的掌控要注意一點(diǎn)，里程碑式的進(jìn)度盡量不要推遲。特別是一些標(biāo)志性的重要階段，如調(diào)研，方案、上線(xiàn)和驗(yàn)收等階段，每個(gè)階段結(jié)束要做項(xiàng)目匯報(bào)，通過(guò)階段匯報(bào)，意味著前一個(gè)階段的結(jié)束和下一個(gè)階段的開(kāi)始，同時(shí)也意味著按階段回款的條件成熟。

在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，由于工作的對(duì)象，內(nèi)容和業(yè)務(wù)各不相同，這就決定福州OA項(xiàng)目是一個(gè)團(tuán)隊(duì)的工作，項(xiàng)目經(jīng)理要管理好這個(gè)團(tuán)隊(duì)，就必須要明白這個(gè)團(tuán)隊(duì)包括哪些人，福州OA團(tuán)隊(duì)不僅僅是顧問(wèn)公司的顧問(wèn)和技術(shù)人員，至少還包括客戶(hù)的公司高層領(lǐng)導(dǎo)，項(xiàng)目經(jīng)理，關(guān)鍵用戶(hù)等。團(tuán)隊(duì)管理要注意兩個(gè)方面，一是團(tuán)隊(duì)內(nèi)部人員穩(wěn)定，二是團(tuán)隊(duì)內(nèi)部要多溝通，內(nèi)部意見(jiàn)一致，不要一個(gè)團(tuán)隊(duì)你做你的，我做我的，做出來(lái)的東西不能整合在一起，如果項(xiàng)目?jī)?nèi)部都沒(méi)有形成統(tǒng)一，對(duì)外開(kāi)展工作時(shí)就會(huì)被動(dòng)。正如有些人對(duì)修身，齊家，治國(guó)，平天下感到困惑，認(rèn)為管好了一個(gè)家，為什么就有能力治理國(guó)家，其實(shí)中國(guó)的家在古代是宗族式的，宗族長(zhǎng)各方面都是無(wú)可挑剔的人，能管理好家當(dāng)然能治理國(guó)家，這句古話(huà)引用到項(xiàng)目管理，能管理好項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的人，管理這個(gè)企業(yè)是沒(méi)有問(wèn)題的。

風(fēng)險(xiǎn)是在實(shí)施過(guò)程中出現(xiàn)的，不是所有的風(fēng)險(xiǎn)都有很明顯的判斷，風(fēng)險(xiǎn)都有一個(gè)從量變到質(zhì)變的過(guò)程，這就需要項(xiàng)目經(jīng)理有一定的風(fēng)險(xiǎn)判斷能力。因?yàn)閷?duì)一個(gè)企業(yè)來(lái)講，實(shí)施福州OA是一個(gè)全新的事物，福州OA不僅僅是一個(gè)系統(tǒng)軟件，而且在管理上是一個(gè)重大變化，項(xiàng)目經(jīng)理需要對(duì)這個(gè)企業(yè)進(jìn)行全面了解，例如這個(gè)企業(yè)的文化，執(zhí)行力，關(guān)鍵領(lǐng)導(dǎo)和崗位，甲方人員的配合與否等等。人是活的，軟件是固化的，軟件最終要靠人去用，福州OA系統(tǒng)外的因素對(duì)項(xiàng)目的順利實(shí)施影響很大。如果企業(yè)出現(xiàn)一些抵制情緒的人員，這類(lèi)人有一個(gè)很明顯的特點(diǎn)，就是最喜歡說(shuō)與項(xiàng)目無(wú)關(guān)的話(huà)，專(zhuān)挑項(xiàng)目組的毛病，不執(zhí)行項(xiàng)目任務(wù)，不做實(shí)事，喜歡推責(zé)任，而且會(huì)把問(wèn)題無(wú)限放大，會(huì)導(dǎo)致你的項(xiàng)目很難開(kāi)展下去。針對(duì)這樣的情況，項(xiàng)目經(jīng)理首先要能布局，在布局前，要先了解這類(lèi)人的情況，例如，他直接領(lǐng)導(dǎo)態(tài)度如何，了不了解這個(gè)情況，怕不怕直接領(lǐng)導(dǎo)，做事能力如何等等，有了解才能做針對(duì)性地處理，要以靜制動(dòng)，不配合做事情或做不好，項(xiàng)目經(jīng)理就要造勢(shì)，造勢(shì)的方法很多，例如每周會(huì)議上要說(shuō)，讓其他的人都看到問(wèn)題在哪里，要特別強(qiáng)調(diào)對(duì)項(xiàng)目其它工作的影響，郵件抄送領(lǐng)導(dǎo)或執(zhí)行獎(jiǎng)罰通報(bào)等措施。做任何事情都要講究策略，布局就是為了造勢(shì)，只要?jiǎng)菀黄?，功到自然成?/P>

顧問(wèn)也不能一意孤行，要聽(tīng)取多方面的意見(jiàn)，對(duì)意見(jiàn)和建議要加上自己的判斷，一定要從業(yè)務(wù)和專(zhuān)業(yè)性的角度來(lái)分析問(wèn)題。不要認(rèn)為這樣也行，那樣也可以，正確的意見(jiàn)要合理吸收，取其精華，去其糟粕，做決定時(shí)要展現(xiàn)顧問(wèn)的氣勢(shì)，做到言必行，行必果，一個(gè)項(xiàng)目的需求控制點(diǎn)還是在顧問(wèn)。

福州OA項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)的預(yù)期結(jié)果具有很大的不確定性，但是對(duì)于項(xiàng)目經(jīng)理來(lái)講，要具備識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)、衡量風(fēng)險(xiǎn)、管理風(fēng)險(xiǎn)的能力。何時(shí)寫(xiě)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估報(bào)告，風(fēng)險(xiǎn)報(bào)告如何寫(xiě)，都有很大的技巧和方法，寫(xiě)項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)報(bào)告有兩點(diǎn)一定要注意，首先，風(fēng)險(xiǎn)描述要清晰，其次，風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)致的后果一定要列示清楚，不要說(shuō)可能的字眼。例如，有個(gè)企業(yè)由于購(gòu)買(mǎi)服務(wù)器推遲二個(gè)星期，后續(xù)安裝，調(diào)試，培訓(xùn)都受到影響，顧問(wèn)公司的風(fēng)險(xiǎn)報(bào)告中這樣說(shuō)，由于推遲購(gòu)買(mǎi)服務(wù)器有可能推遲后面的項(xiàng)目計(jì)劃，客戶(hù)方看到這個(gè)風(fēng)險(xiǎn)報(bào)告后，回復(fù)說(shuō)，這只是個(gè)可能，你加班這個(gè)可能性就不存在了，本來(lái)是個(gè)風(fēng)險(xiǎn)報(bào)告，會(huì)導(dǎo)致實(shí)施成本增加，由于有詞不當(dāng)，變成你自己去處理。

福州OA系統(tǒng)上線(xiàn)后，要建立相關(guān)的福州OA系統(tǒng)管理制度，以關(guān)鍵用戶(hù)為主，顧問(wèn)為輔的原則解決上線(xiàn)后出現(xiàn)的問(wèn)題，對(duì)出現(xiàn)的問(wèn)題作記錄和跟蹤，顧問(wèn)做好知識(shí)轉(zhuǎn)移的工作，經(jīng)過(guò)一段時(shí)期的平穩(wěn)運(yùn)行，顧問(wèn)公司逐步地撤離項(xiàng)目組。（e-works）