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　　建設(shè)工程文件指的是在工程建設(shè)工程中形成的各種形式的信息記錄，包括工程準(zhǔn)備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖和竣工驗收文件。所有與工程建設(shè)有關(guān)的主要活動、記載工程建設(shè)主要過程和現(xiàn)狀、具有保存價值的各種載體的文件，均應(yīng)收集齊全、整理立卷。問題為一條主線來管理材料，同一項內(nèi)容可以單獨成卷，也可以形成多個卷宗。

　　一、工程檔案管理存在的問題

　　1、制度不完善，項目管理制度不健全，未建立專門臺賬，材料隨意借用，材料丟失嚴(yán)重。在項目開始前，一些基礎(chǔ)資料不能按時記錄和整理，甚至缺失，對項目的整體規(guī)劃設(shè)計造成一定影響。項目開工后，只注重現(xiàn)場管理，忽視資料的及時歸檔。甚至有些工程項目存在后補資料的現(xiàn)象，只有在項目快完成的時候才能進行資料的收集和整理。

　　2、管理意識差，項目檔案歸檔不及時，資料不全，未設(shè)立專門檔案室。即使設(shè)置了檔案室，檔案柜通風(fēng)采光差，潮濕嚴(yán)重，查閱不便。缺乏專業(yè)人才。目前大多數(shù)單位沒有檔案管理專業(yè)畢業(yè)的檔案管理人員。不熟悉計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，不熟悉影像資料，重要資料缺乏備份;檔案管理保密意識不強，重要工程檔案不加密，未經(jīng)批準(zhǔn)隨意借閱，缺乏有效的監(jiān)管。

　　3、信息化程度不高。隨著計算機和網(wǎng)絡(luò)的普及，網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)氖褂檬篃o紙化辦公成為現(xiàn)實，解決了傳統(tǒng)檔案管理中滯后、低效的管理模式。對工程檔案管理還沒有深入的研究，尚未建立專業(yè)的信息檔案管理平臺，導(dǎo)致一些單位仍然使用紙質(zhì)文件。即使是那些有信息化意識的單位，也只是將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)換成電子文件，無法將現(xiàn)有的高科技手段應(yīng)用到檔案管理中，檔案管理仍然存在一定的滯后性和低效性。

　　二、工程檔案管理的對策

　　1、完善管理體系

　　加強工程檔案管理，要加強組織領(lǐng)導(dǎo)，嚴(yán)格落實崗位責(zé)任制，嚴(yán)格收集整理資料;建立健全檔案管理制度，嚴(yán)格審批程序，設(shè)立專門備查臺賬;嚴(yán)把檔案入庫質(zhì)量關(guān)，做好分類工作，歸檔時對每份檔案清單進行全面徹底的檢查，做好計算機、網(wǎng)絡(luò)、影像資料的管理和維護工作。及時更新改造檔案館的硬件設(shè)施。在責(zé)任管理過程中，要明確檔案管理的相關(guān)負(fù)責(zé)人，確保有專人負(fù)責(zé)檔案管理。

　　2、提高素質(zhì)和能力

　　提高檔案管理人員的素質(zhì)和能力是檔案管理的重要環(huán)節(jié)。要建立人才選拔機制，選拔有一定耐心和責(zé)任心的工作人員擔(dān)任檔案員。要重視檔案管理人才的培養(yǎng)。檔案管理人員必須具備一定的檔案管理專業(yè)知識，同時還應(yīng)具備工程專業(yè)基礎(chǔ)。應(yīng)進一步加強檔案管理人員在檔案管理和工程基礎(chǔ)方面的培訓(xùn)，確保他們能夠跟上最新的技術(shù)手段提高管理能力，用現(xiàn)代技術(shù)升級和維護檔案，從而逐步提高檔案管理水平。

　　3、加強現(xiàn)代化管理

　　當(dāng)今社會是一個信息時代，信息資源具有重要的戰(zhàn)略意義，檔案管理現(xiàn)代化是必然趨勢。因此，必須加強設(shè)備的投入，實現(xiàn)日常管理和維護的現(xiàn)代化和智能化。為提高檔案管理水平，方便查閱檔案，應(yīng)加強檔案的科學(xué)分類，實施規(guī)范化的檔案管理。項目管理單位要結(jié)合項目特點，嚴(yán)格按照項目關(guān)于檔案管理的相關(guān)規(guī)定，結(jié)合實際情況制定完善規(guī)范的規(guī)章制度和管理。

　　三、泛普軟件-檔案管理軟件的優(yōu)勢

　　1、提高工作效率

　　檔案管理軟件的發(fā)明，逐步替代了傳統(tǒng)單一的檔案歸檔模式，不用像以前過多編輯檔案的條目及內(nèi)容，完全可以在系統(tǒng)軟件的提示下一步一步進行建檔、歸檔等工作。使用者也可以隨時隨地查閱檔案數(shù)據(jù)，直接進行關(guān)鍵字等方式搜索，一搜即可，不再需要查找翻閱等，極大地提高了工作效率。檔案相關(guān)文件輸出時也采用了統(tǒng)一的電子格式，兼容于大多數(shù)電腦系統(tǒng)，方便打印和傳閱。

　　2、更好地開發(fā)檔案內(nèi)容信息

　　檔案管理軟件還可以對相關(guān)的檔案文件進行相關(guān)性編輯，這樣就可以輕松地通過檢索工具對各種有關(guān)的電子文件進行查找，使用者可以更好地對事件的來龍去脈進行了解，使檔案內(nèi)容發(fā)揮更大的作用。檔案管理軟件還包括數(shù)據(jù)的傳送、接收、備份、恢復(fù)等功能，方便快捷，此外還具有用戶管理、日志功能、事務(wù)提醒等。

　　3、實現(xiàn)檔案保密功能

　　一般的辦公軟件只能設(shè)置簡單的密碼，極容易造成泄密，而檔案管理軟件可以通過設(shè)置權(quán)限管理進行管理員、查閱人等角色分工工作，可以設(shè)置人員的查閱權(quán)限等，這樣就起到保密的效果。檔案管理軟件還配備了電子鎖，這樣便可以鎖、機分離，即使別人打開了檔案管理人員的電腦，也無法打開檔案管理軟件。

　　4、檔案業(yè)務(wù)的計算機輔助管理

　　檔案業(yè)務(wù)是指檔案管理各環(huán)節(jié)的工作內(nèi)容。計算機可用于檔案收集、整理、檔案描述和索引、檔案銷毀前的價值評估等輔助管理。計算機還可以用來收集和掌握檔案業(yè)務(wù)的管理信息和動態(tài)變化，并進行具體分析，這對提高檔案管理效率和增強預(yù)測能力將起到非常重要的作用。

　　隨著信息時代的到來，傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)無法適應(yīng)當(dāng)前形勢的發(fā)展。要進一步轉(zhuǎn)變觀念，重視檔案管理人員的選拔和培訓(xùn)，逐步建立完善的檔案管理體系，全面提高工程項目檔案管理能力，進而提高工程項目建設(shè)管理水平。