項(xiàng)目管理之如何建立項(xiàng)目里程碑

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建立項(xiàng)目里程碑

偶爾跟一些業(yè)內(nèi)人士交流，發(fā)覺(jué)部分人士對(duì)『里程碑』的作用與如何建立里程方面有很大的意見(jiàn)差異，難怪一些技術(shù)人員對(duì)工作分解架構(gòu)（WBS）感覺(jué)困擾。

當(dāng)我們?cè)诼飞闲凶叩臅r(shí)候，會(huì)在沿途觀看路標(biāo)，當(dāng)?shù)竭_(dá)某一個(gè)心目中的路標(biāo)時(shí)，我們便知道還有多少路或多少時(shí)間才能夠到達(dá)終點(diǎn)。這些路標(biāo)是我們?cè)诼贸讨械睦锍瘫屛覀兛梢郧宄刂滥壳八?，離開(kāi)目的地有多遠(yuǎn)，讓我們能估算何時(shí)才能夠到達(dá)目的地。

讓我們利用硬件供應(yīng)商或渠道商的供應(yīng)里程碑來(lái)作一個(gè)簡(jiǎn)單的說(shuō)明，硬件裝鉗完成后或收到廠家運(yùn)到的產(chǎn)品時(shí)便是一個(gè)里程，把商品送到客戶辦公室讓客戶簽收后便是另一個(gè)里程，安裝測(cè)試后讓客戶驗(yàn)收便成為最后一個(gè)里程。完成這三個(gè)里程后便知道項(xiàng)目已經(jīng)完結(jié)。

軟件開(kāi)發(fā)的里程碑

當(dāng)進(jìn)行軟件開(kāi)發(fā)的時(shí)候，我們也需要建立開(kāi)發(fā)項(xiàng)目的里程碑，才能夠知道本身的進(jìn)度，但最重要的是里程碑可以用來(lái)建立收費(fèi)的關(guān)口。為什么有這個(gè)說(shuō)法呢？
軟件開(kāi)發(fā)服務(wù)的企業(yè)，往往在簽訂協(xié)議時(shí)收取一筆定金，然后需要支付數(shù)月所需的開(kāi)發(fā)組員薪資，而且軟件開(kāi)發(fā)服務(wù)商往往未能在指定時(shí)間內(nèi)完成開(kāi)發(fā)的項(xiàng)目，各種原因?qū)е马?xiàng)目延誤，那么便需要企業(yè)應(yīng)用本身的流動(dòng)資金來(lái)應(yīng)付。
為什么客戶往往在簽訂協(xié)議后，付了首期定金，然后到項(xiàng)目差不多完結(jié)的時(shí)候才再支付一部分，但還是扣起部分款項(xiàng)到維護(hù)期后才把余款付給服務(wù)商。這可能需要好長(zhǎng)的一段時(shí)間才能夠把余款收回。其中一個(gè)主要原因是因?yàn)榭蛻粼陂_(kāi)發(fā)過(guò)程中看不到里程碑，對(duì)能否達(dá)到預(yù)期的目標(biāo)沒(méi)有信心。

哪里才算里程碑？

如何才算是一個(gè)里程碑呢？簡(jiǎn)單的說(shuō)是到達(dá)一個(gè)階段可以讓客戶看到部分結(jié)果的地方。就以軟件開(kāi)發(fā)為例（如左圖），要開(kāi)發(fā)一套軟件，我們需要經(jīng)過(guò)一定的流程或階段。分別為信息搜集、需求分析、系統(tǒng)設(shè)計(jì)、系統(tǒng)開(kāi)發(fā)、系統(tǒng)測(cè)試。但只有四個(gè)階段產(chǎn)生交付物，分別在信息搜集階段后將產(chǎn)生一份《需求說(shuō)明書》、在需求分析后產(chǎn)生一份《功能說(shuō)明書》、在系統(tǒng)設(shè)計(jì)階段后產(chǎn)生《系統(tǒng)邏輯說(shuō)明》及《DFD（Data Flow Diagram）圖》、和在系統(tǒng)測(cè)試階段后產(chǎn)生《測(cè)試報(bào)告》。每一份交付物的完結(jié)說(shuō)明我們已經(jīng)完成了一個(gè)階段的工作，在客戶確認(rèn)這一份工作成果后我們才進(jìn)入下一個(gè)階段的工作。
每一份交付物將是整個(gè)系統(tǒng)開(kāi)發(fā)過(guò)程中的『里程碑』。所以里程碑的建立必需連帶交付物，而這交付物必需讓客戶確認(rèn)。當(dāng)客戶確認(rèn)我們的交付物后，也是客戶確認(rèn)我們已經(jīng)在系統(tǒng)開(kāi)發(fā)的過(guò)程中到達(dá)某一個(gè)指定的階段，完成某一部分的工作。

確認(rèn)里程碑的交付物

當(dāng)我最初執(zhí)行項(xiàng)目管理的時(shí)候，往往把交付物送交客戶確認(rèn)后，兩三各星期下來(lái)都沒(méi)有回應(yīng)，不斷跟進(jìn)也沒(méi)有多大的進(jìn)展，相信很多從業(yè)人員往往會(huì)說(shuō)『客戶需要太長(zhǎng)的時(shí)間來(lái)進(jìn)行確認(rèn)，將影響項(xiàng)目的進(jìn)度』。又或者會(huì)說(shuō)『客戶不會(huì)確認(rèn)過(guò)程中的任何交付物，因?yàn)?。。。。（很多理由和原因）。。?！?！這便是一個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理的經(jīng)驗(yàn)問(wèn)題，而不是客戶會(huì)不會(huì)、或者愿意不愿意確認(rèn)的問(wèn)題。

當(dāng)我們進(jìn)行項(xiàng)目啟動(dòng)集會(huì)的時(shí)候，項(xiàng)目經(jīng)理便應(yīng)該跟項(xiàng)目贊助人很明確地說(shuō)明“確認(rèn)”項(xiàng)目過(guò)程中所產(chǎn)生的交付物的重要性，同時(shí)更應(yīng)該清楚地說(shuō)明交付物在沒(méi)有確認(rèn)前將不能夠開(kāi)展下一階段的工作，在沒(méi)有得到客戶確認(rèn)一個(gè)階段的交付物時(shí)，繼續(xù)開(kāi)展下一階段的工作對(duì)項(xiàng)目會(huì)帶來(lái)莫大的風(fēng)險(xiǎn)，因?yàn)槿魏蔚墓ぷ鞫伎赡鼙豢蛻敉品?，可能變成廢物，或需要不斷進(jìn)行修改。這不但浪費(fèi)組員的時(shí)間及士氣，更嚴(yán)重地延誤項(xiàng)目的進(jìn)度，延誤項(xiàng)目的最終交付，導(dǎo)致項(xiàng)目的超時(shí)、超支。

明確的溝通

在啟動(dòng)集會(huì)中我們更應(yīng)該透明化。應(yīng)該很詳細(xì)地讓項(xiàng)目贊助人及其他參與集會(huì)的項(xiàng)目涉及人清楚地理解項(xiàng)目的整個(gè)流程和進(jìn)度時(shí)間計(jì)劃。讓他們對(duì)項(xiàng)目的運(yùn)作有初步的認(rèn)識(shí)和了解，好能跟項(xiàng)目小組互相配合。同時(shí)更需要采用各種不同的軟技巧（參閱“項(xiàng)目管理技巧新探”）來(lái)讓客戶依時(shí)確認(rèn)交付物，讓我們能夠進(jìn)入下一階段。
當(dāng)客戶確認(rèn)我們所提交的交付物后，便是客戶同意我們已經(jīng)完成了某一個(gè)階段的工作，如果我們?cè)诤霞s談判的時(shí)候把服務(wù)收費(fèi)時(shí)間按項(xiàng)目交付物來(lái)讓客戶支付，那么我們不但能夠有助企業(yè)的資金流動(dòng)，更不用為收費(fèi)的事情因項(xiàng)目的延誤跟客戶發(fā)生爭(zhēng)執(zhí)。故此在項(xiàng)目建立的初步階段，我們便應(yīng)該建立有關(guān)項(xiàng)目的里程碑和工作架構(gòu)分解。讓我們能更有效的管理項(xiàng)目的進(jìn)度。