監(jiān)理企業(yè)電子文件的信息化管理及其辦公自動(dòng)化

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　　摘要：介紹了監(jiān)理企業(yè)電子文件信息化管理的必要性，電子文件的概念、形成過程、質(zhì)量監(jiān)控，及監(jiān)理企業(yè)辦公自動(dòng)系統(tǒng)平臺(tái)建立要求和結(jié)構(gòu)，提出了監(jiān)理企業(yè)電子文件信息化管理及其辦公自動(dòng)化系統(tǒng)平臺(tái)的模型。

　　關(guān)鍵詞：監(jiān)理企業(yè)、電子文件、信息、管理計(jì)算機(jī)在監(jiān)理企業(yè)普遍使用，電子文件和信息大量產(chǎn)生。但電子文件及有關(guān)信息被分散保存，導(dǎo)致監(jiān)理企業(yè)內(nèi)部信息交流不暢，管理效率不高。能有效解決這一問題的辦法是利用信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，建立電子文件的信息管理平臺(tái)，對(duì)電子文件進(jìn)行自動(dòng)化的整合，提高企業(yè)內(nèi)部信息交流的效率，降低信息交流成本，提高信息交流的穩(wěn)定性、準(zhǔn)確性。

　　1.為什么要對(duì)監(jiān)理電子文件進(jìn)行信息化管理

　　1.1建設(shè)監(jiān)理工作信息化的需要計(jì)算機(jī)及互聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用給工程建設(shè)帶來了巨大的變化，從設(shè)計(jì)、預(yù)決算、施工、檔案管理等過程都可以應(yīng)用計(jì)算機(jī)來進(jìn)行實(shí)施和管理，極大地提高效率。為提高我國(guó)建筑行業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力，建設(shè)部于200年2月頒發(fā)了“建設(shè)領(lǐng)域信息化工作的基本要點(diǎn)”，明確提出了：用信息技術(shù)等高新技術(shù)改造和提升傳統(tǒng)的建筑行業(yè)，用信息化帶動(dòng)工業(yè)化，以工業(yè)化促進(jìn)信息化。同時(shí)，還提出在建設(shè)領(lǐng)域中培育新的經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)的目標(biāo)。各地建設(shè)行政主管部門、建設(shè)單位、設(shè)計(jì)單位、施工單位、城建檔案館等也根據(jù)需要，開展了一系列的信息技術(shù)應(yīng)用研究和開發(fā)，并取得一定的成效。

　　建設(shè)監(jiān)理在我國(guó)推行了十多年，從施工監(jiān)理到設(shè)計(jì)監(jiān)理都取得了較好成績(jī)，并逐步向項(xiàng)目管理方向發(fā)展。但監(jiān)理單位的信息化建設(shè)仍徘徊不前，多數(shù)監(jiān)理單位的計(jì)算機(jī)僅用來打字和上網(wǎng)查資料。如何推進(jìn)監(jiān)理工程項(xiàng)目管理的信息化，突破信息資料管理的瓶頸，進(jìn)一步提高監(jiān)理工作水平和效率已成為監(jiān)理單位普遍關(guān)注的一個(gè)問題。

　　1.2 監(jiān)理資料保存和利用的需要在一定意義上，監(jiān)理工作是通過文件資料來實(shí)現(xiàn)，監(jiān)理效果最終反映在文件資料上。一個(gè)監(jiān)理項(xiàng)民 從介人到最后完成，會(huì)產(chǎn)生大量監(jiān)理資料，少則幾卷，多則上百（千）卷。這些監(jiān)理資料既有傳統(tǒng)紙介質(zhì)資料，也有現(xiàn)在的電子介質(zhì)資料。由于目前經(jīng)濟(jì)技術(shù)條件所限，未能完全棄用紙介質(zhì)資料，而全面改用電子介質(zhì)資料，所以文件資料的保存仍要用  “雙套制”，即既保存紙介質(zhì)資料，又保存電子介質(zhì)資料。如果采用傳統(tǒng)方法對(duì)這些文件資料進(jìn)行管理和利用，則需投人大量的空間、人力和物力。這對(duì)我國(guó)目前監(jiān)理單位困難的生存條件來說，顯然是不利的、所以在有限的資源條件下對(duì)電子文件資料進(jìn)行規(guī)范化和信息化管理，使之方便檢索則是一個(gè)提高文件資料利用率的可行辦法。從經(jīng)濟(jì)角度考慮，可采取“總體規(guī)劃，由易到難，分步實(shí)施”方法來實(shí)施。

　　1.3監(jiān)理管理規(guī)范化的需要監(jiān)理管理規(guī)范化可以從兩個(gè)方面理解：一方面，電子文件的信息化管理可以促進(jìn)監(jiān)理管理規(guī)范化的工作水平。監(jiān)理規(guī)范化的范圍可定可窄，小的可以是項(xiàng)目監(jiān)理部的規(guī)范管理，可以是監(jiān)理單位的規(guī)范管理；大的可以是項(xiàng)目業(yè)主對(duì)整個(gè)項(xiàng)目，包括對(duì)監(jiān)理方的規(guī)范管理，可以是建設(shè)主管部門對(duì)監(jiān)理行業(yè)的規(guī)范管理。規(guī)范管理要求人們按程序進(jìn)行工作，在信息化管理或辦公自動(dòng)化的工作條件下，相關(guān)人員按系統(tǒng)分配的權(quán)限進(jìn)行自己的相關(guān)工作，工作完成后輸人自己簽名或密碼，對(duì)文件進(jìn)行確認(rèn)。如需進(jìn)人下一環(huán)節(jié)，則可把文件發(fā)出，系統(tǒng)自動(dòng)記錄下工作時(shí)間，文件發(fā)出時(shí)間。下一環(huán)節(jié)的工作人員在收到文件后，按自己的權(quán)限（包括相關(guān)規(guī)定、條件）對(duì)文件進(jìn)行處理。一份電子文件從產(chǎn)生的一刻起就應(yīng)自動(dòng)生成一張《電子文件運(yùn)行周期表》，真實(shí)完整地記錄下文件形成全部活動(dòng)過程。在文件的活動(dòng)過程和《電子文件運(yùn)行周期表》運(yùn)行過程中，系統(tǒng)采用電子簽署技術(shù)、加密技術(shù)、身份確認(rèn)、防寫措施等來保證電子文件和《電子文件運(yùn)行周期表》所記錄信息的準(zhǔn)確性、原始性、真實(shí)性和完整性。所以說，電子文件的信息化管理可以促進(jìn)監(jiān)理管理規(guī)范化，保證工作是按程序進(jìn)行的，管理是規(guī)范的。

　　另一方面，監(jiān)理管理的規(guī)范化包括對(duì)電子文件管理的規(guī)范化。我們知道，監(jiān)理工作是知識(shí)密集型的工作，監(jiān)理工作涉及多部門、多環(huán)節(jié)、多專業(yè)，而且信息量又大，信息來源廣泛，形式多樣；涉及的法律、法規(guī)、規(guī)范多；質(zhì)量控制的標(biāo)準(zhǔn)多、控制點(diǎn)多、環(huán)節(jié)多；影響進(jìn)度、質(zhì)量、投資控制因素多，控制難度大；多單位、多部門協(xié)同工作。為此，電子信息傳遞要順暢，電子信息資源要高度共享。在實(shí)際工作中，由于電子文件缺乏科學(xué)的規(guī)范管理，造成電子文件種類多、格式多，從而導(dǎo)致共享性差、可用率低，最終電子文件呈現(xiàn)出來的可能只是一堆雜亂無用的電子垃圾。而電子信息在部門之間不兼容，不共享，談何對(duì)電子文件進(jìn)行信息化管理，談何進(jìn)一步對(duì)我們的監(jiān)理管理工作進(jìn)行規(guī)范。

　　2.電子文件的概念和種類

　　2.1電子文件的概念電子文件是以代碼形式記錄于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)存取并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募?。電子文件由?jì)算機(jī)生成和處理，其信息以二進(jìn)制數(shù)字代碼記錄和表示，統(tǒng)稱為“數(shù)字文件”（Digitd records）。這是電子文件與其他形式的文件的基本區(qū)別，也是電子文件信息與其他數(shù)字信息的共同點(diǎn)。

　　電子文件是文件的一種類型，它具有文件的各種屬性，特別是有快速使用和遠(yuǎn)程調(diào)用的特性，這是電子文件與紙質(zhì)文件的基本區(qū)別。在使用功能方面電子文件與紙質(zhì)文件是相同的。電子文件是“數(shù)字信息”和“文件”兩個(gè)概念的交集，是以數(shù)字信息為特征的文件。國(guó)際檔案理事會(huì)電子文件委員會(huì)1996年制定的《電子文件管理指南》中指出：“文件是由機(jī)構(gòu)或個(gè)人在其活動(dòng)的開始、進(jìn)行和結(jié)束過程中所產(chǎn)生或接收的記錄信息，該記錄信息由足以為其活動(dòng)提供憑證的內(nèi)容、背景和結(jié)構(gòu)而構(gòu)成，而不管記錄的形式或載體如何?！痹谶@里，內(nèi)容是指文件中表達(dá)作者意圖的信息；背景是指能夠證明文件形成過程和文件之間相互關(guān)系的信息，如文件形成時(shí)間、收件人等；結(jié)構(gòu)是指文件內(nèi)容信息的組織表達(dá)方式，如電子文件所使用的代碼、格式、載體、附件等方面的信息。

　　2.2電子文件的種類電子文件的種類根據(jù)其自身特點(diǎn)也有不同的劃分標(biāo)準(zhǔn)。目前，按其信息存儲(chǔ)主要有以下幾種形式：

　　1、文本文件；2、數(shù)據(jù)文件；3、圖形文件；4、圖像文件；5、影像又件；6、聲音文件Z7、程序（計(jì)算機(jī)程序）文件。

　　3.電子文件形成在電子文件形成或接收的那一刻起，系統(tǒng)自動(dòng)生成一張形成周期表和它相伴“終生”，并真實(shí)完整地記載它的形成全部活動(dòng)情況和保存它的演變過程。

　　在形成周期表運(yùn)行的工作過程中，系統(tǒng)還采用簽署技術(shù)、加密技術(shù)、身份驗(yàn)證、防寫措施等來保證周期表內(nèi)所記信息和電子文件的演變的準(zhǔn)確性、原始性。所有這些都將作為該電子文件歸檔時(shí)，檢驗(yàn)其原始性、真實(shí)性、完整性的唯一依據(jù)和憑證。