用友軟件教程

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用友軟件使用教程 第一節(jié) 會計報表子系統(tǒng)概述

　　一、會計報表子系統(tǒng)的主要功能

　　會計報表子系統(tǒng)的主要功能體現于UFO的強大功能。UFO作為一種優(yōu)秀的電子表格軟件，與其他電子表格軟件的最大區(qū)別在于它是真正的三維立體表，在此基礎上提供了豐富的實用功能，完全實現了三維立體表的四維處理能力。UFO的主要功能有：

　　1.文件管理功能

　　UFO提供了各類文件管理功能，除能完成一般的文件管理外，UFO的數據文件還能夠轉換為不同的文件格式：如文本文件、*.mdb文件、*.dbf文件、Excel文件、Lotus1-2-3文件。此外，通過 UFO提供的“導入”和“導出”功能，可以實現和其他流行財務軟件之間的數據交換。

　　2.格式設計功能

　　UFO提供的格式設計功能，可以設置報表尺寸、組合單元、畫表格線(包括斜線)、調整行高列寬、設置字體和顏色、設置顯示比例等等，制作各種形式的報表。同時，UFO還內置了11種套用格式和19個行業(yè)的標準財務報表模板，包括最新的現金流量表，方便了用戶標準報表的制作，對于用戶單位內部常用的管理報表，UFO還提供了自定義模板功能。

　　3.數據處理功能

　　UFO的數據處理功能可以固定的格式管理含有大量數據的表頁，能將多達99999張具有相同格式的報表資料統(tǒng)一在一個報表文件中管理，并在每張表頁之間建立有機的聯系。

　　此外，還提供了排序、審核、舍位平衡、匯總功能;提供了絕對單元公式和相對單元公式，可以方便、迅速地定義計算公式;提供了種類豐富的函數，在系統(tǒng)向導的引導下輕松地從賬務及其他子系統(tǒng)中提取數據，生成財務報表。

　　4.圖表功能

　　UFO可以很方便地對數據進行圖形組織和分析，制作包括直方圖、立體圖、圓餅圖、折線圖等多種分析圖表，并能編輯圖表的位置、大小、標題、字體、顏色、打印輸出。“圖文混排”使財務報表的數據更加直觀。

　　5.打印功能

　　UFO提供“所見即所得”和“打印預覽”，可以隨時觀看報表或圖形的打印效果。報表打印時，可以打印格式或數據，可以設置表頭和表尾，可以在0.3到3倍之間縮放打印，可以橫向或縱向打印等等。

　　6.二次開發(fā)功能

　　UFO還能進行二次開發(fā)。它提供了批命令和自定義菜單，自動記錄命令窗中輸入的多個命令，可將有規(guī)律性的操作過程編制成批命令文件，進一步利用自定義菜單開發(fā)出適合本企業(yè)的專用系統(tǒng)。

　　二、會計報表子系統(tǒng)與其他系統(tǒng)的主要關系

　　會計報表子系統(tǒng)主要是從其他系統(tǒng)中提取編制報表所需的數據?？傎~、工資、固定資產、應收、應付、財務分析。采購、庫存、存貨核算和銷售子系統(tǒng)均可向報表子系統(tǒng)傳遞數據，以生成財務部門所需的各種會計報表。

　　三、用友軟件教程之會計報表的主要概念

　　正如手工情況下填制一張報表一樣、必須有表樣后才能填寫數據。UFO報表的制作也不外乎是報表的格式設計和數據處理，在介紹UFO的基本操作前，先熟悉一些UFO的基本概念。

　　l.格式狀態(tài)和數據狀態(tài)

　　UFO將報表制作分為兩大部分來處理，即報表格式設計工作與報表數據處理工作。

　　在報表格式設計狀態(tài)下進行有關格式設計的操作，如表尺寸。行高列寬、單元屬性、單元風格、組合單元、關鍵字及定義報表的單元公式(計算公式)、審核公式及舍位平衡公式。在格式狀態(tài)下，所看到的是報表的格式，報表的數據全部隱藏。在格式狀態(tài)下所做的操作對本報表所有的表頁都發(fā)生作用，并且不能進行數據的錄入、計算等操作。

　　在報表的數據狀態(tài)下管理報表的數據，如輸入數據。增加或刪除表頁、審核。舍位平衡、制作圖形、匯總、合并報表等。在數據狀態(tài)下不能修改報表的格式，看到的是報表的全部內容，包括格式和數據。

　　報表工作區(qū)的左下角有一個【格式/數據】按鈕。如圖 所示，點取這個按鈕可以在格式狀態(tài)和數據狀態(tài)之間切換。

　　2.單元

　　單元是組成報表的最小單位，單元名稱由所在行、列標識，行號用數字l～9999表示，列標用字母 A～IU表示。例如：C8表示第 3列第 8 行的那個單元。單元類型向數值單元、字符單元、表樣單元3種。

　　(1)數值單元。用于存放報表的數據，在數據狀態(tài)下(格式/數據按鈕顯示為“數據”時)輸入，數值單元的內容可以是1.7×(10E-308)-l.7×(10E+308)之間的任何數(15位有效數字),數字可以直接輸入或由單元中存放的單元公式運算生成、建立一個新表時，所有單元的類型缺省為數值型。

　　(2)字符單元。也是報表的數據，只不過不一定是數值數據，也在數據狀態(tài)下(格式/數據按鈕顯示為“數據”時)輸入。字符單元的內容可以是漢字、字母、數字及各種鍵盤可輸入的符號組成的一串字符，一個單元中最多可輸入63個字符或31個漢字。字符單元的內容也可由單元公式生成。

　　(3)表樣單元，是報表的格式，是定義一個沒有數據的空表所需的所有文字、符號或數字一旦單元被定義為表樣，那么在其中輸入的內容對所有表頁都有效。表樣單元在格式狀態(tài)下(格式/數據按鈕顯示為“格式”時)輸入和修改，在數據狀態(tài)下(格式/數據按鈕顯示為“數據”時)不允許修改。

　　3.組合單元

　　由于一個單元只能輸入有限個字符，在實際工作中有的單元有超長輸入情況，這時，可以采用系統(tǒng)提供的組合單元。組合單元由相鄰的兩個或更多的單元組成，這些單元必須是同一種單元類型(表樣、數值、字符)，UFO在處理報表時將組合單元視為一個單元。可以組合同一行相鄰的幾個單元，可以組合同一列相鄰的幾個單元，也可以把一個多行多列的平面區(qū)域設為一個組合單元。組合單元的名稱可以用區(qū)域的名稱或區(qū)域中的單元的名稱來表示。例如把B2到B3定義為一個組合單元，這個組合單元可以用“B2”、“B3”、或“B2:B3”表示。

　　4.區(qū)域

　　由一張表頁上的一組單元組成，自起點單元至終點單元是一個完整的長方形矩陣。在UFO中，區(qū)域是二維的，最大的區(qū)域是一個表的所有單元(整個表頁)，最小的區(qū)域是一個單元。例如：A6到C10的長方形區(qū)域表示為A6：C10，起點單元與終點單元用“：”連接。

　　5.表頁

　　一個 UFO報表最多可容納 99 999 張表頁，每一張表頁是由許多單元組成的。一個報表中的所有表頁具有相同的格式，但其中的數據不同。表頁在報表中的序號在表頁的下方以標簽的形式出現，稱為“頁標”。頁標用“第1頁”-“第99999頁”表示，當前表的第2頁，可以表示為@2。

　　6.二維表和三維表

　　確定某一數據位置的要素稱為“維”。在一張有方格的紙上填寫 一個數，這個數的付置可通過行和列(二維)來描述。如果將一張有方格的紙稱為表，那么這個表就是二維表，通過行(橫軸)和列(縱軸)可以找到這個二維表中任何位置的數據。如果將多個相同的二維表疊在一起，找到某一個數據的要素需增加一個，即表頁號(Z軸)。這一疊表稱為一個三維表。如果將多個不同的三維表放在一起，要從這多個三維表中找到一個數據，又需增加一個要素，即表名。三維表的表間操作即為“四維運算”。因此，在UFO中要確定一個數據的所有要素為：<表名>、<列>、<行>、<表頁> ，如利潤表第2頁的C5單元，表示為：“利潤表”→C5@2。

　　一張二維報表的各項缺省指標為：行數：1-9999(缺省值為50行);列數;l-255(缺省值為7列);行高：0-160毫米(缺省值為5毫米);列寬：0-220毫米(缺省值為26毫米);表頁數：1-99 999頁(缺省值為 l頁)。

　　7.固定區(qū)及可變區(qū)

　　(1)固定區(qū)。指組成一個區(qū)域的行數和列數是固定的數目。一旦設定好以后，在固定區(qū)域內其單元總數是不變的。

　　(2)可變區(qū)。指組成一個區(qū)域的行數或列數是不固定的數字，可變區(qū)的最大行數或最大列數是在格式設計中設定的。在一個報表中只能設置一個可變區(qū)，或是行可變區(qū)或是列可變區(qū)。行可變區(qū)是指可變區(qū)中的行數是可變的;列可變區(qū)是指可變區(qū)中的列數是可變的。設置可變區(qū)后，屏幕只顯示可變區(qū)的第一行或第一列，其他可變行列隱藏在表體內。在以后的數據操作中，可變行列數隨著需要而增減。有可變區(qū)的報表稱為可變表。沒有可變區(qū)的表稱為固定表。

　　8.關鍵字

　　關鍵字是游離于單元之外的特殊數據單元，可以唯一標識一個表頁，用于在大量表頁中快速選擇表頁。如：一個資產負債表的表文件可放一年12個月的資產負債表(甚至多年的多張表)，要對某一張表頁的數據進行定位，要設置一些定位標志，在UFO中稱為關鍵字。

　　UFO共提供了以下六種關鍵字，關鍵字的顯示位置在格式狀態(tài)下設置，關鍵字的值則在數據狀態(tài)下錄入，每個報表可以定義多個關鍵字。

　　(1)單位名稱。字符型(最多30個字符)，為該報表表頁編制單位的名稱。

　　(2)單位編號。字符型(最多10個字符)，為該報表表頁編制單位的編號。

　　(3)年。數字型(1904-2100)，該報表表頁反映的年度。

　　(4)季。數字型(l-4)，該報表表頁反映的季度。

　　(5)月。數字型(1～12)，該報表表頁反映的月份。

　　(6)日。數字型(1～31)，該報表表頁反映的日期。

　　除此之外，UFO還增加了一個自定義關鍵字，當定義名稱為“周”和“旬”時有特殊意義，可以用于業(yè)務函數中代表取數日期，可以從其他系統(tǒng)中提取數據，在實際工作中可以根據具體情況靈活運用這些關鍵字。

　　9.篩選

　　篩選是在執(zhí)行UFO的命令或函數時，根據用戶指定的篩選條件，對報表中每一個表頁或每一個可變行(列)進行判斷，只處理符合篩選條件的表頁或可變行(列)。

　　篩選條件分為表頁篩選條件和可變區(qū)篩選條件。表頁篩選條件指定要處理的表頁;可變區(qū)篩選條件指定要處理的可變行或可變列。

　　篩選條件跟在命令、函數的后面，用“FOR <篩選條件> ”來表示。例如：某企業(yè)1998全年的費用表存在一個報表文件中，每個月的費用表占一張表頁，共12張表頁。使用命令：LET A10=“下半年”FOR 月>5，表示給6、7、8、9、10、11、12月表頁的A10 單元賦值為“下半年”，其他表頁的A10 單元不變。

　　10.關聯

　　UFO報表中的數據有著特殊的經濟含義，因此報表數據不是孤立存在的，一張報表中不同表頁的數據或多個報表中的數據可能存在著這樣或那樣的經濟關系或勾稽關系，要根據這種對應關系找到相關聯的數據進行引用，就需要定義關聯條件。UFO在多個報表之間操作時，主要通過關聯條件來實現數據組織。

　　關聯條件跟在命令、函數的后面，用“RELATION <關聯條件>”來表示。如果有篩選條件，則關聯條件應跟在篩選條件的后面。

　　四、用友軟件安裝教程之制作會計報表的流程

　　如果系統(tǒng)內置的標準報表不能滿足您的需要，用戶可以按照下述流程自己制作報表，一般來講在下面討論的制表流程步驟中，第l、2、4、7步是必須的，因為要完成報表處理，一定要有啟動系統(tǒng)建立報表、設計格式、數據處理、退出系統(tǒng)這些基本過程。

　　1.啟動UFO，建立報表

　　單擊Windows95系統(tǒng)桌面上的【開始】，依次指向【程序】、【用友財務及企管軟件UFERPM8.10】、【財務系統(tǒng)】，最后單擊【UFO表】，啟動UFO報表系統(tǒng)。首先是選擇賬套和會計年度，確認后，進入UFO報表系統(tǒng)，選擇【文件】菜單中的【新建】命令或單擊【新建】圖標后，建立一個空的報表，默認表名為report1，并進入格式狀態(tài)。這時可以在這張報表上開始設計報表格式，在保存文件時可以用自己的文件名給這張報表命名。

　　2.設計報表的格式

　　報表的格式設計在格式狀態(tài)下進行，格式對整個報表都有效，包括以下操作：

　　(1)設置表尺寸。定義報表的大小即設定報表的行數和列數。

　　(2)輸入表內文字。包括表頭、表體和表尾(關鍵字值除外)。在格式狀態(tài)下定義了單元內容的自動默認為表樣型，定義為表樣型的單元在數據狀態(tài)下不允許修改和刪除。

　　(3)確定關鍵字在表頁上的位置，如單位名稱、年、月等。

　　(4)定義行高和列寬。

　　(5)定義組合單元。即把幾個單元作為一個單元使用。

　　(6)設置單元風格。設置單元的字形、字體、字號、顏色、圖案、折行顯示等。

　　(7)設置單元屬性。把需要輸入數字的單元定為數值單元;把需要輸入字符的單元定為字符單元。

　　(8)畫表格線。

　　(9)設置可變區(qū)。即確定可變區(qū)在表頁上的位置和大小。

　　3.定義各類公式

　　公式的定義在格式狀態(tài)下進行，計算公式定義了報表數據之間的運算關系，可以實現報表系統(tǒng)從其他子系統(tǒng)取數。在報表單元中鍵人“=”就可以直接定義計算公式，所以稱為單元公式。審核公式用用于審核報表內或報表之間的勾稽關系是否正確，需要用【審核公式】菜單項定義。舍位平衡公式用于報在數據進行進位或小數取整時調整數據，避免破壞原數據平衡，需要用【舍位平衡公式】菜單項定義。

　　4.報表數據處理

　　報表格式和報表中的各類公式定義好之后，就可以輸入數據并進行處理了。報表數據處理在數據狀態(tài)下進行。包括以下操作：

　　(1)新建的報表只有一張表頁，需要追加多個表頁。

　　(2)如果報表中定義了關鍵字，則輸入每張表頁上關鍵字的值。例如錄入關鍵字“單位名稱”的值：給第一頁錄入“甲單位”，給第二頁錄入“乙單位”給第三頁輸入“丙單位”等等。

　　(3)在數值單元或字符單元中輸入數據。

　　(4)如果報表中有可變區(qū)，可變區(qū)初始只有一行或一列.需要追加可變行或可變列，并在可變行或可變列中輸入數據。隨著數據的輸入，當前表頁的單元公式將自動運算并顯示結果。如果報表有審核公式和舍位平衡公式，則執(zhí)行審核和舍位。需要的話，做報表匯總和合并報表。

　　5.報表圖形處理

　　選取報表數據后可以制作各種圖形，如直方圖、圓餅圖、拆線圖、面積圖、立體圖。圖形可隨意移動，圖形的標題、數據組可以按照要求設置，圖形可以打印輸出。

　　6.打印報表

　　用友軟件使用教程可控制打印方向，橫向或縱向打印;可控制行列打印順序;不但可以以設置頁眉和頁腳，還可設置財務報表的頁首和頁尾;可縮放打印;利用打印預覽可觀看打印效果。

　　7.退出

　　所有操作進行完畢之后，不要忘了保存報表文件，保存后可以退出 UFO系統(tǒng)。如果忘記保存文件，UFO在退出前將有提示。