建始縣政府辦公室公文處理制度

        縣政府和縣政府辦公室公文處理工作由文書科負責。公文統(tǒng)一由文書科收發(fā)、分辦、傳遞、用印、立卷、歸檔、銷毀。行文應少而精，注重效用，克服官僚主義、形式主義和文牘主義。公文處理必須嚴格按程序辦理，做到及時、準確、安全，加快運轉，保證質量，提高時效，確保國家秘密和工作秘密安全。
        一、請示和報告辦理制度
        （一）縣政府只接受、辦理各鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府和縣政府各部門的請示和報告。縣政府部門所屬二級單位應向其主管部門請示、報告工作。
        （二）縣政府部門之間需要行文商洽解決的問題，應當直接行文，不得請示縣政府轉辦。
        （三）縣政府各部門報送縣政府審批的請示公文，如涉及其他部門職責范圍，報文部門必須事先征求有關部門意見，有關部門應積極配合，予以支持；部門之間如有分歧，經報文部門主要負責同志與有關部門協(xié)商不能取得一致意見的，報文部門要如實上報，并列出各方理據(jù)，提出建設性意見報縣政府。凡應由部門之間事先協(xié)商而未協(xié)商的公文，縣政府辦公室不予受理。
        （四）請示和報告必須嚴格區(qū)分，不得混用、并用?！罢埵尽惫谋仨氁晃囊皇?，應署簽發(fā)人姓名，不得越級，不得多頭主送，不得同時抄送下級機關。除領導人直接交辦的事項外，不得直接送領導個人?！皥蟾妗敝胁坏脢A帶請示事項。向縣委、縣政府的“請示”，應當以其中一個領導機關為主送機關，另一個為抄送機關。
        （五）報送縣政府的請示和報告，一律由文書科簽收、登記、編號，請示為辦件，報告為閱件，都應及時分送，急件隨到隨送。對不符合行文規(guī)則的越級請示和無文頭、無發(fā)文字號、無簽發(fā)人姓名、多頭主送的請示，由文書科退回報文單位。
        （六）報告根據(jù)內容及時送有關領導閱知。請示送辦公室分管主任批辦。應由部門處理的，直接轉有關部門處理，并告知報文單位；要求征求部門意見的，轉有關部門征求意見，同時注明反饋期限，負責催辦；要求請縣政府領導閱批的，送領導批示。領導批示后，應及時按批示辦理，要求行文的，按程序擬文后送批。
        （七）主管部門對政府辦轉辦的公文，應認真負責辦理，不得延誤、推諉。屬本部門職權范圍內的，一般應在收文后10個工作日內直接答復報文單位并將答復告縣政府辦公室；涉及其他部門的，同有關部門協(xié)商辦理，由主辦部門答復或會同有關部門聯(lián)名答復，答復時間一般不超過15個工作日；如因特殊情況不能按時答復的，應預告答復期限；對不屬本部門職權或者不適宜由本部門辦理的，應迅速退辦公室并說明理由。
        （八）對各鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府和縣政府各部門請示要求以縣政府或縣政府辦公室名義發(fā)出的文件，應根據(jù)精簡公文的原則認真把關，特別是對以下情況要嚴格控制：
        1、可以當面商談或通過電話解決問題的不予行文；
        2、純屬部門職責范圍內日常業(yè)務事項由部門行文；
        3、縣級以上政府或其它機關文件確需轉發(fā)的，由有關部門自行轉發(fā)；要求縣政府制發(fā)的文件，如未提出具體措施或新的意見，照抄照搬的，不予行文；
        4、請示省政府、州政府有關部門支持辦理的事項，原則上由縣主管部門研究上報。重要事項確需以縣政府名義報批的，應征求縣主管部門的意見并報縣政府領導審定后再行文上報；
        5、除省政府、州政府有規(guī)定外，今后原則上不再行文成立領導小組等非常設機構。經縣政府批準同意設立的非常設機構，由主管部門征求成員單位意見，未征求意見的，不予行文；
        6、領導小組等非常設機構召開會議由其自行通知，所形成的會議紀要等文件，由其自行印發(fā)。
        二、公文運轉規(guī)則
縣政府辦公室公文運轉過程主要包括公文的接收、登記、分辦、辦理、傳批、起草和審核、簽發(fā)、復核、繕印和歸檔。
        （一）公文的接收與分辦
        1、文書科簽收的公文，按以下原則分為：
        （1）辦件，即主送縣政府、縣政府辦公室需要執(zhí)行、辦理或審批的公文，由文書科編號、登記，分送辦公室分管主任批辦，再按批辦要求處理。
        （2）傳閱件，即主送、抄送縣政府、縣政府辦公室不需要執(zhí)行、辦理或審批的公文（包括傳真電報），由文書科登記、編號后送辦公室分管主任批傳，傳閱過程中領導對有關事項作了批示的，及時按批示處理。
        2、對報送領導個人且需要審批的公文，文書科收到后按分辦原則辦理。領導的秘書和其他科室收到的需要審批公文，除領導交辦的或特別緊急的公文以外，也應轉交文書科按程序辦理。
        3、同時報送縣委、縣政府審批的公文，應先由縣委辦公室辦理。對縣委辦公室轉縣政府辦公室研辦的，由文書科按分辦原則辦理。
        4、需要縣政府或縣政府辦公室審批、辦理的公文除領導交辦的外，未經文書科登記、編號的，各科室不予辦理，也不得送請領導審批，特殊緊急情況下送批的，應及時到文書科補辦登記手續(xù)。
        5、報送縣政府的簡報、資料、信息等，除署名的以外，由文書科按其內容分發(fā)有關領導和科室。
        （二）公文辦理
        1、對報送縣政府審批的公文（即《請示》件），要認真審核，嚴格把關。文書科主要負責審核公文的文種使用、公文格式、報文單位、簽發(fā)人是否符合有關規(guī)定；承辦科室主要負責審核公文內容是否符合國家的法律法規(guī)和方針政策。凡明顯不符合規(guī)定的，由文書科或承辦科室寫明情況呈分管副主任或主任批示后，填寫退文公函，將來文退回報文單位。
        2、對各鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府報送縣政府需轉縣直有關部門研究辦理的公文，報經分管副主任或主任同意后，直接轉請有關部門辦理。其他需審批的公文，按照領導批示意見辦理。
        3、對縣直各部門報縣政府審批的公文，根據(jù)其內容采取不同方式辦理：
        （1）凡經審核符合規(guī)定且相關部門意見一致的，呈分管副主任或主任審批報縣政府領導批示。
        （2）對經與有關部門協(xié)商但意見仍不一致需縣政府領導協(xié)調裁決的公文，應將意見分歧、背景材料和提出的傾向性建議一并送分管副主任或主任審核后，呈領導審批。
        （3）縣直各部門要求以縣政府或縣政府名義制發(fā)的公文，必須先請示分管副主任或主任是否同意發(fā)文，分管副主任或主任應嚴格把關。同意發(fā)文的，承辦科室和文書科對部門代擬稿或轉發(fā)稿（部門代擬稿需附打印軟盤）進行認真審核并作必要的文字修改后，再按程序呈批。
對縣直各部門要求經縣政府同意以部門名義制發(fā)的公文，亦比照上述程序辦理。
        4、縣政府領導批示完畢的公文，需以縣政府或縣政府辦公室行文答復的，按有關規(guī)定程序辦理。
        5、各鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府和縣直各部門報送縣政府的“閱件”，分送有關領導傳閱。抄送縣政府或縣政府辦公室的公文，送分管副主任或主任閱知，如分管副主任或主任認為有必要，再送縣政府領導閱知。
        6、公文辦理過程中，涉及縣委辦公室、縣人武部、縣人大常委會辦公室、縣政協(xié)辦公室、縣法院、縣檢察院等部門工作的，應加強聯(lián)系與溝通。
        （三）公文傳批
        1、傳批件按分管副主任—主任—副縣長—常務副縣長—縣長順序送批；傳閱件按縣長—常務副縣長—副縣長—主任送閱。
        2、公文傳批過程中，如領導批示送有關部門的，應及時將復印件轉有關部門辦理。密件復印按保密規(guī)定執(zhí)行，嚴禁復印絕密件。
        3、收到縣委書記批示件后，應立即將原件或復印件分送縣長、主任。對縣委書記、縣長批示的公文，要及時掌握辦理情況，并向分管副主任或主任報告。
        4、公文傳批過程中，如遇領導出差或因其他原因不能批閱公文時，有關科室與其秘書聯(lián)系，商定傳批方式。
        5、領導閱批后的公文，應按“誰送退誰”的原則及時退文，不得橫傳，以免泄密和丟失文件。
        6、緊急公文，應在公文右上角醒目地方注明“急件”或“特急件”。
        7、下班后和節(jié)假日，除“急件”外，其他公文原則上不要傳批。
        （四）公文起草和審核
經縣政府領導同意以縣政府或縣政府辦公室名義制發(fā)的公文，要切實把好協(xié)調會簽關、內容和文字審核關、呈批關。
        1、準確使用文種。《國家行政機關公文處理辦法》（國發(fā)[2000]23號）規(guī)定的公文種類共13種，即：⑴命令（令）；⑵決定；⑶公告；⑷通告；⑸通知；⑹通報；⑺議案；⑻報告；⑼請示；⑽批復；⑾意見；⑿函；⒀會議紀要。必須嚴格按規(guī)定的適用范圍準確使用。不得在規(guī)定文種之外自立文種；不得用“令”的形式發(fā)布文件；不得濫用“公告”；請示和報告不得混用、并用；不相隸屬機關之間相互商洽工作、詢問和答復問題、請求批準等一律用“函”。
        2、規(guī)范公文格式。公文格式即公文的樣式，一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、主題詞、抄送機關、印發(fā)機關和時間等部分組成。在一份文件上，必須正確使用和標注。發(fā)文字號中的機關代字和年份、密級、急緩、標題、主送、抄送、主題詞等欄目由文書科制文人員填寫，擬稿欄目填寫擬稿人或擬稿單位，核稿欄分別由改稿人、核稿人簽署姓名。簽發(fā)欄由領導簽署意見和姓名等內容。文件簽發(fā)后，由辦文人員填寫發(fā)文字號中的順序號和份數(shù)，交打印人員打印。
        3、認真起草、修改文稿。
        （1）符合法律法規(guī)、方針政策和有關規(guī)定。如提出新的政策性規(guī)定，要切實可行，并加以說明。
        （2）情況確實，觀點明確，表述準確，結構嚴謹，條理清楚，直述不曲，字詞規(guī)范，標點正確，篇幅力求簡短。
        （3）人名、地名、數(shù)字、引文準確；引用公文，應先引標題后引發(fā)文字號；必須使用法定計量單位；文內使用簡稱應先用全稱，并注明簡稱；日期應寫具體的年月日。
        （4）文件的批語，除特殊情況外，一般不要寫“參照執(zhí)行”，應寫“遵照執(zhí)行”或“貫徹執(zhí)行”。
        （5）文件中一般不引用領導個人講話，不得出現(xiàn)對地方黨委作指示、交任務的字句。
        （6）下發(fā)規(guī)范性文件用“印發(fā)”；下發(fā)隸屬機關的公文用“批轉”；下發(fā)上級、同級或不相隸屬機關的公文用“轉發(fā)”。批轉、轉發(fā)公文，只將事由寫清楚，不必照抄原標題。標題中除法律、法規(guī)、規(guī)章名稱加書引號外，一般不使用標點符號。
        (７)技術性、專業(yè)性較強的文稿送審之前，還要通知主管部門負責人閱看，進一步增刪、補充、修改，并簽署姓名，再送分管副主任、主任、分管副縣長審閱。
        ４、嚴格審核文稿，確保公文質量。文稿在送領導簽發(fā)之前，必須認真審核。審核的重點是：是否需要行文，以什么名義行文；內容與國家法律、法規(guī)和上級有關方針、政策及規(guī)定是否一致，與縣委、縣政府已有的規(guī)定是否矛盾；要求和措施是否明確具體，切實可行；涉及幾個部門職權范圍的問題是否協(xié)商一致并經過會簽；文字表述、文種和標點使用、文字書寫是否準確規(guī)范；公文格式是否符合規(guī)定。凡未經審核的文稿，不得送領導人簽發(fā)。
        規(guī)范性文件由縣法制辦公室審核，一般情況下，縣法制辦應在收文后10個工作日內審核完畢，簽署意見送文書科按規(guī)定程序辦理。
        （五）主要文件及其適用范圍
        １、《建始縣人民政府文件（建政發(fā)）》主要適用于部署全局性工作，發(fā)布比較重大的對全縣有普遍指導的文件；施行行政措施，發(fā)布重要決定、命令、指示、通告、通報；下達全縣國民經濟和社會發(fā)展計劃；批轉縣政府職能部門或鄉(xiāng)鎮(zhèn)帶有普遍指導作用的重要請示、報告、意見等。
        ２、《建始縣人民政府文件（建政文）》，用于向省、州政府報送請示和報告。
        ３、《建始縣人民政府文件（建政任）》，用于下發(fā)縣政府在法定職權內任免干部的通知。
        ４、《建始縣人民政府（建政函）》，用于向縣人大報送議案；以縣政府名義就某一重大事項對有關鄉(xiāng)鎮(zhèn)和部門下發(fā)通知，或對某一重要請示作出批復；同省、州直部門、其他平行和不相隸屬單位商洽、詢問、答復問題等。
        ５、《建始縣人民政府辦公室文件（建政辦發(fā)）》，是縣政府文件的補充形式，主要用于傳達縣政府關于某一個方面工作的決定，傳達縣政府領導對全局性工作的批示或指示，下達需要各鄉(xiāng)鎮(zhèn)、縣政府各部門周知和辦理的事項，轉發(fā)上級、同級或不相隸屬機關的公文等。
        ６、《建始縣人民政府辦公室（建政辦函）》，用于答復個別鄉(xiāng)鎮(zhèn)或部門的一般請示事項，傳達政府領導對個別鄉(xiāng)鎮(zhèn)、部門的批示，征詢有關鄉(xiāng)鎮(zhèn)或部門意見，以及同平行或不相隸屬單位商洽工作等。
        ７、《傳真電報（建政辦電）》，用于縣政府和縣政府辦公室通知召開會議、時效性較強事項、政務活動安排、處理突發(fā)性事件的措施等。
        ８、縣政府會議紀要包括：《縣政府常務會議紀要》、《縣長辦公會議紀要》、《縣政府專題會議紀要》，分別印發(fā)縣政府不同類型會議研究決定事項。
        ９、《政府情況通報》，刊載縣長、副縣長等領導在縣政府會議上的重要講話和縣政府重大工作部署及重要活動情況等。
        （六）公文簽發(fā)
        １、以縣政府文件發(fā)布規(guī)范性文件和重要行政性措施、決定，向縣人大或縣人大常委會提出議案，人員任免，報縣長簽署。縣長因公外出，由縣長委托常務副縣長簽署。
        ２、以縣政府文件下發(fā)通告、通知、意見、通報以及批復，向省政府、州政府報送請示和報告，以分管副縣長或主任審核后，報常務副縣長或縣長簽發(fā)。以縣政府名義致函不相隸屬機關相互商洽工作，詢問和答復問題，請求批準，報分管縣長簽發(fā)。其中，重大問題由常務副縣長或縣長簽發(fā)。
        ３、以縣政府辦公室名義下發(fā)文件，由主任簽發(fā)；文中如注明“經縣人民政府同意”，應報常務副縣長審批。以縣政府辦公室名義聯(lián)系商洽一般事務性工作的函件，由分管副主任或主任簽發(fā)。
        ４、縣政府常務會議紀要、縣長辦公會議紀要，一般由主任簽發(fā)，必要時報常務副縣長或縣長簽發(fā)?？h政府專題會議紀要經相關部門會簽后由有關副主任或主持會議的副縣長、縣長簽發(fā)；會議議定事項超出主持會議副縣長分管的范圍，應經主任簽署意見呈相關副縣長，報常務副縣長或縣長簽發(fā)。
        ５、縣長、副縣長的講話需要發(fā)政府情況通報的一般應經本人審定，由參加會議的副主任或主任審核簽發(fā)。
        ６、縣政府辦公室承辦的以縣委、縣政府（包括兩辦）名義聯(lián)合下發(fā)的文件（包括上報州委、州政府的文件），應將起草或修改的文稿先經分管副主任或主任審核后，報分管副縣長或縣長簽署意見，再送縣委辦公室。
        （七）公文復核和繕印
        １、公文經簽發(fā)后，辦文人員應對文稿進行清理，連同文稿形成的背景材料、領導批示、部門代擬稿和轉發(fā)稿原件、有關部門意見和會簽意見資料一并送文書科。
        ２、文書科要對公文進行最后復核。復核的主要內容是：文件的體例、格式是否完整、統(tǒng)一、規(guī)范；文種使用是否正確；行文規(guī)則和密級、分送范圍是否恰當，是否符合國務院辦公廳、省政府辦公廳公文處理有關規(guī)定；傳批手續(xù)是否完備。復核中發(fā)現(xiàn)文字、內容等方面的問題，要及時解決。
        ３、對打印清樣要認真校對。校對中發(fā)現(xiàn)文字方面的問題，可作技術處理，如改動較大應請示領導審定。急件和特急件應隨到隨印隨發(fā)。下班后和雙休日，承辦科室需打印文件材料，要在上班時通知文書科，以便作好安排。
        （八）公文歸檔
        １、縣政府、縣政府辦公室及各科室所有檔案資料，必須交文書科檔案室集中歸檔和管理。下列公文辦完后，應立即送檔案室。
        ⑴國務院、國務院辦公廳，省政府、省政府辦公廳、州政府、州政府辦公室各類文件、電報。
        ⑵縣政府、縣政府辦公室各類公文的底稿、正本及相關的背景材料。
        ⑶縣政府全體會議、常務會議、縣長辦公會議、專題會議，以及辦公室主任辦公會議的記錄、紀要、備忘錄。
        ⑷縣政府領導參加會議帶回的會議文件。
        ⑸縣政府向省、州政府的匯報稿。
        ⑹縣政府提請縣人大或縣人大常委會審議通過和批準的文件。
        ⑺縣政府領導批示、修改的文件及有關辦理結果報告。
        ⑻縣政府主要領導的手稿、講話稿。
        ⑼縣直各部門向縣政府的請示、報告。
        ⑽省政府、州政府各部門主送縣政府的公文。
        ⑾主任和副主任批示辦理的文件及附件。
        ⑿其他有保存價值需要存檔的文件、資料。
        2、縣政府領導和辦公室主任、副主任批示的公文，原則上將原件留存歸檔，將復印件轉部門。
        3、各科室當年應歸檔的公文，應于次年第一季度送檔案室辦理移交手續(xù)。絕密文件辦畢后必須即時送檔案室，由檔案室負責保管，按期歸檔。