項目辦公室的概念（5）

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我們應(yīng)如何應(yīng)對

有趣的是，許多避免失敗的最佳實踐出與項目辦公室直接相關(guān)：
*一些企業(yè)下在為將來的成功鋪設(shè)必要的基礎(chǔ)，它們進行實施后評審，獲取最佳實踐也經(jīng)驗教訓(xùn)，并且識別出再利用機會。
*項目辦公室作為以下方面的最佳實踐的儲存庫，可謂出類跋萃：計劃，估算，風(fēng)險評估，范圍限定，技能跟蹤，時間與項目報告，維護與支持的方法和標(biāo)準(zhǔn)，以及支持項目經(jīng)理。
*合理健全的項目計劃是現(xiàn)實的，最新的，并且是頻繁評審的。評審不只關(guān)注于完成了什么，還期望識別出風(fēng)險與機會。
*項目度量體系和里程被定義，測量和報告。
*富有經(jīng)驗的發(fā)起人和項目經(jīng)理開發(fā)維護了一種“繼續(xù)/不繼續(xù)”的取消戰(zhàn)略。他們會毫不猶豫地取消為負(fù)債的項目，不會沉湎于指責(zé)與懲罰。
*監(jiān)測關(guān)鍵日期是必要的，而且企業(yè)的時間跟蹤軟件（為使用簡便，通常以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)）已經(jīng)成為較大項目，多項目環(huán)境和分散的項目經(jīng)理的益處在于：減少項目費用，助長士氣，以及更快地進入市場。大多數(shù)經(jīng)營管理人員認(rèn)為項目經(jīng)理理想的技能是技術(shù)與商務(wù)知識，談判，良好的溝通（包括寫作能力），組織，社交，以及時間管理。理解商務(wù)比理解技術(shù)更重要，項目經(jīng)理必須能夠定義要求，估算資源，為其交付安排進度、預(yù)算并管理成本、激勵團隊、解決沖突、磋商外部資源、管理合同、評估并降低風(fēng)險，并且堅持標(biāo)準(zhǔn)的方法與質(zhì)量過程。這樣的項目經(jīng)理不是偶然產(chǎn)生的，他們生長于基于其項目績效而獲得培訓(xùn)、指導(dǎo)和獎勵的環(huán)境中。
*通過使用標(biāo)準(zhǔn)檢查清單，把問題歸納為發(fā)起人指定項目計劃、角色與職責(zé)，以及財政問題，那些行業(yè)最佳企業(yè)擁有的勤勉過程，可以將想法付諸項目?；谶@個檢查清單，項目要么被獲批準(zhǔn)繼續(xù)進行，要么經(jīng)過進一步研究被否決。
*項目應(yīng)以標(biāo)準(zhǔn)的、公開的方式被執(zhí)行，還要有設(shè)定計劃與控制標(biāo)準(zhǔn)的項目方法、評審點、項目管理會議的本質(zhì)及頻率，以及變更控制程序。項目方法可以是簡短且屬高級別的，但它必須是清晰的、最新的。
大多數(shù)組織認(rèn)為它們解決管理問題的辦法，可以通過投資于項目管理軟件或培訓(xùn)而獲得。但回顧我們在前面提到的會計系統(tǒng)類推，您將會知道單單軟件與培訓(xùn)不會為企業(yè)管理打造一個健全的組織系統(tǒng)。然而適當(dāng)?shù)能浖c被足夠培訓(xùn)的人員當(dāng)然是這個難解之迷的兩放重要方面，這些方面必須在某種過程框架中被執(zhí)行，那個框架就是項目辦公室。

執(zhí)行項目辦公室的挑戰(zhàn)

很多次，人們在為項目辦公室研究會簽寫想法時寫到：只管告訴我如何建立這個行政結(jié)構(gòu)，我將會部署一個項目辦公室?？雌饋硭麄冋J(rèn)為項目辦公室是一種辦公室功能，或者他們可以帶來一小隊人員提供行政功能，然后便萬事大吉！或者，如果他們的思想更先進的話，他們認(rèn)識到它具有一種項目控制功能，控制個別項目內(nèi)的成本、時間及資源。遺憾的是，它并不是那樣簡單，因為你在與人打交道，你在改變文化、建立新過程、創(chuàng)造新方法、綜合業(yè)務(wù)單元的元素，并且要與不同規(guī)模、技術(shù)、復(fù)雜性，及商務(wù)興趣的團隊進行協(xié)調(diào)。它是一個值得你為之努力的目標(biāo)，但無論如何不是輕易能達到的。
項目辦公室是這樣一個功能：它旨在推動某個級別上的項目管理，并通過項目組合管理以及連接項目與公司戰(zhàn)略，提高整個企業(yè)的管理。它不只是建立一個辦公室并開始編制各種報告，它正在整個組織內(nèi)注入一種文化變革。

文化變革

部署并有效地應(yīng)用這些系統(tǒng)是一個巨大的挑戰(zhàn)。我們的工作在如此多的前沿得以進行，不僅是系統(tǒng)部署，還有教育舞臺，目的在于從項目辦公室獲取最好的結(jié)果。為開發(fā)、設(shè)計和部署一個完整的項目辦公室所做的努力的復(fù)雜性與數(shù)量也往往被低估。讓我們簡要看一下，項目辦公室的啟動所要求的文化變革的七個重要領(lǐng)域。

*速度以及耐心

幾年前我曾在奧利弗.懷特手下學(xué)習(xí)和工作過。他是生產(chǎn)資源計劃(Manufacturing Resources Planning,MRP)和MRP2的領(lǐng)袖。他曾經(jīng)指導(dǎo)了許多生產(chǎn)資源計劃的部署并發(fā)現(xiàn)：一方面不可能在短于12個月的時間內(nèi)完成它；另一方面，如果花費的時間超過了18個月，失敗率會急劇上升。這微 關(guān)系到如何在整個組織中部署項目管理文化。斯坦迪士集團發(fā)現(xiàn)，項目工期越長，其失敗率也越大。建立項目管理文化需要時間。另一方面，滿足項目辦公室部署階段的清楚目標(biāo)是至關(guān)重要的，否則你的項目辦公室項目將有可能以失敗告終，此項目的參與者也不會看到項目管理實踐所帶來的增植。
所以在部署項目辦公室背后的基本前提是迅速前進，即在6個月內(nèi)初見成效；在第一年中真正開始轉(zhuǎn)變文化；在兩年的時間內(nèi)開始顯示公司成果。但應(yīng)有所準(zhǔn)備的是，完整地部署一個項目辦公室很可能要花費2至5年的時間。