XX集團OA系統(tǒng)上線實施方案

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XX集團OA系統(tǒng)上線實施方案
 
第一條 上線OA辦公系統(tǒng)目的
為了利用先進的計算機信息技術(shù)，提升公司信息化辦公水平，全面提升管理水平，服務于公司的蓬勃發(fā)展，實現(xiàn)公司內(nèi)部管理和日常辦公從傳統(tǒng)的手工模式向數(shù)字化、網(wǎng)絡化、現(xiàn)代化的方向轉(zhuǎn)變，最大限度地提高辦公效率和辦公質(zhì)量，降低管理成本， XX集團對整個公司的管理架構(gòu)、行政組織、職務體系進行全面的整合和合理配置，并決定推行OA系統(tǒng)，啟動公司辦公信息化，從公司流程制度化、規(guī)范化和流程化上來實現(xiàn)管理流程控制，從管理流程上來保障公司辦公信息化的長遠發(fā)展。
第二條  項目介紹
實施辦公自動化系統(tǒng)(OA)項目將建設一個運行穩(wěn)定，適應長期發(fā)展的網(wǎng)絡和辦公系統(tǒng)，實現(xiàn)“網(wǎng)絡辦公”、“網(wǎng)絡溝通”，“網(wǎng)絡審批”、“網(wǎng)絡決策”、“知識管理”，的信息化建設思路，實現(xiàn)信息的高效傳遞、無紙化OA軟件協(xié)同辦公、嚴謹規(guī)范的管理體系，使公司的工作效率明顯提高、員工工作更加簡化、公司的管理更加靈活、更加科學、工作更加明細，流程化更加明顯，從而最終提高XX集團的綜合競爭能力。
第三條  協(xié)同OA項目優(yōu)勢規(guī)劃
根據(jù)公司的要求，確定公司在基礎網(wǎng)絡和協(xié)同辦公系統(tǒng)主要需求有以下部分：
1、協(xié)同工作：公司內(nèi)部員工的協(xié)同工作平臺，辦公自動化(OA)系統(tǒng)將建立一個即時有效的信息交流通道，建立高質(zhì)量和高效率的信息網(wǎng)絡，取代傳統(tǒng)的QQ群帶來的辦公干擾及盲目性，使工作更加簡潔化，嚴謹化；
2、文檔管理：建立文檔管理中心，提供文檔目錄管理、文檔查詢等功能，使文件儲存于專用的服務器，而且可以單獨對每個文件夾進行權(quán)限設置，從而把不同文檔賦予不同的部門或人員進行管理和維護。權(quán)限分為訪問、管理、新建和下載/打印權(quán)限，可以分別按照人員、部門和角色來進行授權(quán)；
3、公共信息：包含公告欄、事務公開、大事記、規(guī)章制度、電子刊物等功能，公共信息可以按照部門、角色和人員選擇發(fā)布范圍、可以上傳附件、支持下載/打印權(quán)限、可以選擇使用系統(tǒng)短信進行提醒，發(fā)布人員可以查看閱讀情況；
4、個人信息：包含個人通訊錄、個人文檔、電子郵件等功能；公司員工可以建立自己的通訊錄方便人員之間交流，并且建立自己的個人文件柜，可以存放個人文件及任意格式的文件，也可以把自己的文檔方便共享給別人，也可以查看別人共享給自己的文檔；
5、公文管理：部門與部門之間工作聯(lián)系，包含發(fā)文管理、收文管理、內(nèi)部報告、審批回復管理、工作聯(lián)系單、業(yè)務交接單、檔案管理及處理等公司經(jīng)常用的文件格式事先進行定義當用到此公文格式就可以直接調(diào)用；
6、人事資源管理；提供人事的信息記錄，流程設置，便于查詢、審批和管理；
7、資產(chǎn)管理：包含公司固定資產(chǎn)統(tǒng)一管理，如辦公用品管理，實現(xiàn)對辦公用品的登記、分類、領(lǐng)用、和報表統(tǒng)計功能；
8、計劃管理：包含計劃的制定、計劃審核和發(fā)布功能；
9、CRM管理：包含客戶資料，銷售資料，統(tǒng)計分析及客戶關(guān)杯等，員工可以根據(jù)自己的實際情況進行登記及管理；
10、系統(tǒng)管理：對后臺維護、擴展、優(yōu)化、管理和再次開發(fā)進行合理規(guī)劃。
第四條 辦公OA 項目實現(xiàn)需求及目標
1、領(lǐng)導支持，小組成員在分工明確的前提下進行前期相關(guān)的資料錄入，對各部門及各公司的相關(guān)人員招開辦公自動化(OA)會議,進行日常操作系統(tǒng)培訓，知識講解；
2、安全高效的網(wǎng)絡設備；根據(jù)規(guī)劃，整個辦公自動化(OA)項目分部分實現(xiàn)，并分步實施，結(jié)合公司實際情況，由基礎到深入，在使用過程中不斷拓展，不斷研發(fā)，而后再根據(jù)實際需求進行相關(guān)的資金投入，實施完成后實現(xiàn)辦公無紙化，流程規(guī)范化，科學化管理，提高公司整體辦公 的效率和質(zhì)量。
第五條  OA辦公軟件實施項目組成員及職責
1、項目組成員
組  長：
副組長：，
組  員：
系統(tǒng)管理員：
2、項目組成員職責
組  長：負責落實、實施項目方案，協(xié)調(diào)、控制項目組具體工作節(jié)奏；
副組長：負責策劃實施方案，全面管理項目組工作進程，及與泛普公司接洽；
組  員：負責具體落實人事、行政、財務、業(yè)務各系統(tǒng)的文件準備、審批流程設置、資料收集、培訓等工作；
系統(tǒng)管理員：組負責OA系統(tǒng)的軟、硬件維護、使用權(quán)限設置及后期維護等工作。
第六條  OA平臺上線準備材料分類
1、人事、行政、財務、業(yè)務
2、審批工作流程圖
3、審批工作表單
4、支持文件
第七條  OA協(xié)同辦公系統(tǒng)項目實施推進表

第八條  關(guān)于OA辦公自動化系統(tǒng)培訓
為使XX集團OA系統(tǒng)培訓工作的落實，保證培訓效果，達到培訓目標，特針對培
訓實施工作，制定此培訓方案。
1、OA系統(tǒng)培訓方案的目的
針對不同層級用戶，組織多場有針對性的OA系統(tǒng)培訓，使各公司中高層領(lǐng)導以及一般用戶能夠獨立操作完成OA工作；使各單位骨干用戶能夠熟悉OA系統(tǒng)并進行日常操作及維護工作。
2、OA系統(tǒng)培訓范圍
所有使用OA的人員
3、OA系統(tǒng)培訓實施過程
（1）集團全體人員培訓
① 培訓老師：泛普團隊成員和OA辦公系統(tǒng)軟件項目組成員共同完成
② 培訓時間：2010年X月完成
③ 培訓方式：集中培訓
④ 培訓內(nèi)容：OA系統(tǒng)操作規(guī)范
⑤ 考核方式：上機操作測試
（2）各公司使用OA的人員
① 培訓老師：項目組成員和公司行政部
② 培訓時間：2010年X月前完成
③ 培訓方式：集中培訓
④ 培訓內(nèi)容：OA系統(tǒng)操作規(guī)范
⑤ 考核方式：筆試+實操
（3）企業(yè)OA系統(tǒng)各公司的轉(zhuǎn)訓
① 培訓老師：各公司的行政部為主，OA項目小組提供支持
② 培訓時間：2010年X月前完成
③ 培訓方式：各公司可集中或下網(wǎng)點培訓
④ 培訓內(nèi)容：OA系統(tǒng)操作規(guī)范
⑤ 考核方式：操作測試
（4）OA辦公自動化領(lǐng)導專門培訓
① 培訓老師：OA項目組共同完成
② 培訓時間：隨日常工作在實際出現(xiàn)不明白或問題時
③ 培訓方式：“手把手工程”上門培訓，以實際操作培訓為主
4、OA系統(tǒng)操作集中培訓流程
（1）培訓前的準備
① 提前預定培訓場地，下發(fā)培訓通知；
② 準備并測試培訓現(xiàn)場的網(wǎng)絡設備，保證網(wǎng)絡暢通；
③ 準備好培訓PPT，包括本次培訓目的、培訓分為哪幾個階段、每個階段講哪些內(nèi)容、每個階段講解時長等；
④ 提前準備一份簽到表及培訓的考核內(nèi)容。
（2）正式培訓
① 致感謝詞，培訓目標及要求；
② 介紹OA的作用及系統(tǒng)整體功能概況；
③ 介紹系統(tǒng)登陸、如何添加受信站點、設置彈出窗口阻止程序以及插件的下載及安裝，參訓人員登陸各自賬號密碼，進行現(xiàn)場實際操作學習；
④ 首頁整體介紹，包括頂部快捷菜單區(qū)、左側(cè)功能菜單區(qū)各按鈕的作用以及中間信息展示區(qū)；
⑤ 各主要功能模塊介紹,主要包括：人事模塊、知識管理、流程管理、日程管理、我的協(xié)助、個性化設置，并要求參訓人員現(xiàn)場操作，比如更改自己的人事信息、共享一篇文檔、發(fā)起一個流程、新建一項通知等；
⑥ 針對培訓內(nèi)容進行問題解答。
（3）培訓考核
① 培訓結(jié)束后，現(xiàn)場對參訓人員進行書面考核，考核合格方算通過，考核未通過人員或不能完全掌握企業(yè)辦公軟件操作方法者，可根據(jù)時間選擇參加其他場次培訓；
② 對每場考核結(jié)果進行公布。
5、OA系統(tǒng)操作集中培訓主講功能點
（1）門戶的使用
① 通過門戶查看新聞
② 通過待辦事宜處理工作
③ 通過門戶設置個性化頁面
（2）人事模塊
① 查看“我的卡片”，修改個人信息
② 查看“我的下屬”及其他人員
（3）知識管理
① 上傳一篇文檔
② 查看其他人寫的文檔
③ 進行知識批量共享
（4）流程的使用
① 提交一個流程
② 溝通交流流程的使用
③ 審批流程
④ 查看流程圖
⑤ 設置常用審批意見
⑥ 批準操作
⑦ 退回操作
⑧ 查看已辦事宜
⑨ 查看待辦事宜
⑩ 查看辦結(jié)事宜
（5）日程管理
① 新建日程
② 根據(jù)自己輸入的條件來查詢具體的日程
③ 建立定時出發(fā)日程的計劃工作模板
④ 批量設置共享自己的日程共享給制定人員
⑤ 查看共享給自己的日程
（6）我的協(xié)助
① 新建一個協(xié)作區(qū)
② 參與一個協(xié)作區(qū)
（7）個性化設置
① 工作流程的個性化設置
② 流程短語的設置
③ 人力資源的自定義組
6、協(xié)同辦公OA培訓要求
（1）召集集中培訓需提前安排好培訓場地，通知培訓人員盡量攜帶筆記本，并保證培訓場地有充足電源以及網(wǎng)絡正常；
（2）每場專場培訓不得少于2學時；
（3）OA系統(tǒng)用戶在參加完相應培訓后現(xiàn)場進行考核，若考核不通過或仍不能完全掌握操作方法，可根據(jù)時間參加其他專場培訓，直至考核通過；
（4）各公司在完成專場培訓后，需要求各公司根據(jù)掌握情況進行全員“掃盲”檢查，針對仍不能熟練掌握OA系統(tǒng)操作方法的用戶進行 “掃盲”專場培訓，最終達到OA用戶掌握辦公系統(tǒng)軟件操作方法；
（5）對于集團或公司領(lǐng)導的“手把手工程”，由項目小組逐一走訪，主要針對門戶的使用、知識管理、流程管理、日程管理模塊進行一對一的培訓，并在系統(tǒng)試運行期間每周對各領(lǐng)導進行至少一次的回訪，針對問題進行解決；
（6）要保證各公司OA用戶熟練掌握OA系統(tǒng)的操作方法，使之成為各公司種子用戶，負責解決本公司在線協(xié)同辦公日常操作問題，并完成對本公司中的領(lǐng)導和基本用戶的日常指導和培訓。
第九條  附則
1、以上由OA項目實施小組負責解釋。
2、方案下發(fā)后，請項目組全體成員按照此方案認真開展OA上線準備及維護工作。
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XX實業(yè)集團
OA辦公平臺項目實施小組
2010年10月10日