辦公自動化OA的特點

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辦公自動化OA在企業(yè)應(yīng)用和發(fā)展定位上主要以“辦公自動化”為核心，包括了公文審批、辦公管理功能。其特點是以企業(yè)在行政辦公上審批、批閱文件為線索，實現(xiàn)符合企業(yè)行政要求的審批結(jié)構(gòu)體系，達(dá)到“審批自動化”的目的，從而節(jié)省紙質(zhì)文件傳遞在時間和人力成本上的浪費(fèi)，提高審批的工作效率。包括以下特點：

第一、以強(qiáng)大的審批工作流為核心。

從辦公自動化OA的技術(shù)開發(fā)平臺發(fā)展過程來看，主要是運(yùn)用了流轉(zhuǎn)技術(shù)，實現(xiàn)對文件實體在網(wǎng)絡(luò)上的傳遞，并通過定義接收者的先后順序，實現(xiàn)審批流轉(zhuǎn)路徑的定制功能。結(jié)合企業(yè)在行政組織架構(gòu)上的要求，在流程定制中融入組織結(jié)構(gòu)、人員、組別、角色、崗位等特征，實現(xiàn)靈活強(qiáng)大的定制結(jié)構(gòu)體系，以滿足企業(yè)在公文審批方面的要求。

第二、專注于辦公事務(wù)處理。

由于辦公自動化OA發(fā)展起步較早，因此在其定位上專注在企業(yè)辦公綜合事務(wù)處理，如文件管理、車輛管理、辦公用品管理、會議管理、檔案管理等，其所體現(xiàn)出來的價值表現(xiàn)就是對企業(yè)辦公事務(wù)的處理。

第三、實施范圍較為廣泛，要控制得當(dāng)。

隨著企業(yè)信息化建設(shè)的發(fā)展，信息系統(tǒng)實現(xiàn)業(yè)務(wù)管理方面的能力要求越來越受到重視，不少企業(yè)在實施辦公自動化OA的同時提出了很多具有企業(yè)業(yè)務(wù)特色的功能要求。而這些功能要求往往已經(jīng)超越了傳統(tǒng)的辦公自動化OA所能解決的范疇，造成了對辦公自動化OA在實施范圍控制上的一個“模糊邊界”。因此，如果不控制好這個范圍的界定，極大可能造成項目的風(fēng)險和失控。在對這個范圍的控制上，總結(jié)出以下幾點考慮的因素供參考：

投入的成本效益比：只有那些對企業(yè)真正起到效益的功能我們才值得投入成本去實現(xiàn)，否則只會帶來時間和成本的浪費(fèi)，而獲益不大。

用戶使用范圍：在考慮到一個功能是否值得開發(fā)的時候，其中也要考慮到用戶群對象，如果只是個別用戶在使用的功能，而這些業(yè)務(wù)又非關(guān)鍵業(yè)務(wù)的話，我們可以考慮先不列在此范圍內(nèi)。

使用的頻度：對于一個使用頻度很低的功能要求，盡管可以實現(xiàn)，但是考慮到最終的使用只是一年幾次或者一年一次的，我們也沒有必要納在實施范圍內(nèi)。

是否可以解決：部分用戶的功能其實可以利用一些現(xiàn)有的軟件和系統(tǒng)的功能就能解決的，這樣也沒必要重新開發(fā)一個新的功能。通過上述幾個因素的統(tǒng)一考慮，確定出一個合適的“度”，圍繞著這個“適度”一步一步實現(xiàn)，才能合理控制成本和發(fā)揮辦公自動化OA的最大效益。

第四、二次開發(fā)量較大。

由于上述第三點的特點，必然會出現(xiàn)對原有辦公自動化OA的二次開發(fā)要求，開發(fā)量需要根據(jù)提出的功能要求復(fù)雜程度而定。這個過程中也會牽涉到對所選擇的辦公自動化OA技術(shù)架構(gòu)上的問題，如果這個核心架構(gòu)不能滿足企業(yè)業(yè)務(wù)上的靈活要求，那么就意味著全新開發(fā)的可能性。