BPM流程管理系統(tǒng)選型前的幾大關鍵點

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企業(yè)在導入BPM系統(tǒng)前，需要明確了解流程管理的地位，BPM主要用于流程上的整合與溝通，而非是一個全能的產(chǎn)品。它需要架構于企業(yè)現(xiàn)有的組織架構以及各種表單和流程，通過產(chǎn)品加以進行整合以及改善企業(yè)內部的流程進行，減少內部資源損耗，提供明確的透明化信息。對企業(yè)來說，善用BPM管理系統(tǒng)工具，可以明顯提高效率提高組織生產(chǎn)力以及競爭力。

1. 了解企業(yè)內部需求

如之前所述，多數(shù)企業(yè)對于BPM流程管理引擎的初步構想都很簡單，但實際導入的困難度與企業(yè)的信息化程度、工作量及作業(yè)復雜度成正比，這部份通常會因產(chǎn)業(yè)作業(yè)不同而有差異，以下是常見產(chǎn)業(yè)流程管理特性：

制造業(yè)

工作流程定義明確，多數(shù)會依照SOP進行操作

表單作業(yè)復雜，各個產(chǎn)品都有專屬的表單格式

數(shù)據(jù)通常都儲存于外部系統(tǒng)或外部數(shù)據(jù)庫中

部分產(chǎn)品的工作流程重復性高，所以可善用流程Pattern概念

政府單位

數(shù)據(jù)因具備公文格式，所以在管理上有據(jù)可循

文件成長速度快，需要具備擴充性強以及彈性高的系統(tǒng)

許多文件均具機密性，需做好事前管制及事后稽核

多數(shù)歸檔數(shù)據(jù)常需要進行查詢以及調閱

金融業(yè)

企業(yè)內所有系統(tǒng)都以『穩(wěn)定』作為首要訴求

數(shù)據(jù)交換頻繁多以數(shù)據(jù)庫以及檔案來儲存

內部信息系統(tǒng)繁多，故需具備對不同系統(tǒng)進行溝通彈性

同時間在線用戶多，需具備穩(wěn)健負載承受能力

數(shù)據(jù)多以交易機制進行，需確保數(shù)據(jù)一致完整性

高科技業(yè)

單位組織龐大，系統(tǒng)需具備組織版本控管彈性

內部信息系統(tǒng)繁多，故需具備對不同系統(tǒng)進行溝通彈性

重視效率分析以及處理時間

需提供兩岸三地多語系的功能以跨越不同語系溝通障礙

重視信息交換之及時性

傳統(tǒng)產(chǎn)業(yè)

電子化程度不高，多以文本進行作業(yè)

數(shù)據(jù)多以文本方式儲存

信息所有權多數(shù)存在于特定人員計算機內

流程相較前述產(chǎn)業(yè)簡單

2. 分析企業(yè)內部流程管理方式

企業(yè)在導入BPM前需要先了解目前公司內有那幾種商業(yè)流程以及每個流程運作方式，和搭配流程所使用的表單，并將整個流程運作方式以Flow Diagram分析出來，并且找出隱藏的決策點(Decision Node)，在分析的階段中會發(fā)現(xiàn)到有兩種型式的流程相互交雜如下所述：

Human Work Flow(人與人之間的溝通流程)

泛指在個關卡及節(jié)點上只要有人為負責處理信息的流程。如部門、人員或關系人等等…

Information Work Flow(系統(tǒng)與系統(tǒng)間的溝通流程)

不涉及人所存在的關卡流程。如 Adapter、WebService、數(shù)據(jù)庫異動、程序執(zhí)行、流程變更等等…

3. 進行企業(yè)內部流程以及信息成長評估

對多數(shù)的組織來說，每一次的信息采購投入的人力及資金的成本均相當高，導入系統(tǒng)之后，往往三至五年之內均不會進行更換。在此建議IT人員購入BPM系統(tǒng)前，先行評估未來三年數(shù)據(jù)的成長量、表單流程成長量、硬件成長量、使用人數(shù)成長量以及系統(tǒng)軟件擴充性，以減少重復采購的成本。

表單流程成長量

在預估導入時，必須與各層部門訪談所要實施的項目有那些，以及未來有可能需要實施的項目。因此需確認表單以及流程要在何時上線，以及每張表單流程的復雜度，逐一列出后開始排定階段進行。

外部系統(tǒng)成長量

當不同系統(tǒng)成長時，所面臨的即是各系統(tǒng)間是否可互相溝通，一旦掌握了外部系統(tǒng)格式后，對于日后的數(shù)據(jù)交換格式即可確認，進一步評估重復使用格式的可能性。

硬設備成長量

目前市面上的BPM產(chǎn)品，其硬件需求皆為Server等級，有些BPM產(chǎn)品是以CPU的方式來計價，因此需確認是否要使用到雙CPU或更高等級的硬設備，一般而言對于數(shù)據(jù)庫的服務器要求會更高，因此更需評估BPM系統(tǒng)是否應用程序與數(shù)據(jù)庫伺服可以分散安裝，分散硬件負載。

使用人數(shù)成長量

在線使用者多寡也會決定硬設備所需承受負載量，優(yōu)質的BPM產(chǎn)品皆會有第三方公證壓力測試數(shù)據(jù)來證明其系統(tǒng)效能。

市面上BPM產(chǎn)品在使用人數(shù)計價上通常分為以下兩種計價方式

系統(tǒng)中所有用戶人數(shù)計價

系統(tǒng)所登記的每個賬戶皆為一個license計價

在線使用系統(tǒng)人數(shù)計價

以同時上線使用系統(tǒng)的帳戶為一個license計價

系統(tǒng)擴充性

在BPM系統(tǒng)采購過程中，最重要卻也常被忽略就是系統(tǒng)擴充性，市面上常常會看到功能性豐富的產(chǎn)品，但每項功能都缺乏擴充性或者有功能上的限制。若是在系統(tǒng)評估時，沒考慮到此因素，那未來要跟其他系統(tǒng)整合，反而會遭遇更大的問題。

4. 投入成本評估

BPM系統(tǒng)導入過程中，會因表單流程組織復雜度不同，其造成的開發(fā)成本也會不同，除了軟件的采購成本之外，也需將投入開發(fā)維護的人力成本一并估算，因此系統(tǒng)是否方便開發(fā)是極為重要的因素。一般來說投入的成本與表單數(shù)量、流程復雜度會成正比，故于系統(tǒng)采購時，可以先抓出一個大概的預算后再進行訪價，一方面可避免花過多預算;另一方面可以避免以過低的價格買到不完整的產(chǎn)品。對中小型企業(yè)來說一般標準產(chǎn)品應可達到90%的需求，對于大企業(yè)來說則會有較多個性化開發(fā)的需求，個性化開發(fā)需求的費用則為導入項目費用的二至三成左右。

現(xiàn)有需要管理的流程

將目前企業(yè)中所需要進行電子化的流程表單找出，并且評估復雜度以及重要性程度作為參考的依據(jù)。

投入人力工作日

須評估人員所負責的表單以及流程上的開發(fā)和系統(tǒng)的維護，優(yōu)質的BPM系統(tǒng)則會提供方便開發(fā)的功能以減少程序撰寫及便于開發(fā)維護來降低開發(fā)上的時間成本。

教育訓練

廠商應定期提供教育訓練課程，及提供內容完整的產(chǎn)品操作手冊、教育訓練基本/進階手冊。優(yōu)質的BPM系統(tǒng)本身具備UI操作便利性，因此可以大幅減少基本操作面上的教育訓練。（CIO時代網(wǎng)）