erp企業(yè)管理系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)

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 　　ERP采購(gòu)管理的優(yōu)勢(shì)

　　在企業(yè)未采用ERP項(xiàng)目之前，其傳統(tǒng)的采購(gòu)模式給企業(yè)造成了一些顯而易見的缺點(diǎn)，包括(1)企業(yè)往往將物料采購(gòu)與物料管理融為一體：絕大多數(shù)的企業(yè)都將采購(gòu)職能部門和銷售職能部門并在一起構(gòu)成供銷科。它的主要不足在于將物料管理、采購(gòu)管理、供應(yīng)商管理由一個(gè)職能部門來(lái)完成，缺乏必要的監(jiān)督和控制機(jī)制;同時(shí)在這種模式下，供應(yīng)部(科)擔(dān)負(fù)著維系生產(chǎn)用原材料供給的重任，為保證原材料的正常供應(yīng)，必然會(huì)加大采購(gòu)量, 尤其是在原料漲價(jià)時(shí)，這樣容易帶來(lái)不必要的庫(kù)存積壓和增加大量的應(yīng)付帳款。(2)業(yè)務(wù)信息共享的程度弱：由于大部分的采購(gòu)操作和與供應(yīng)商的談判是通過(guò)電話來(lái)完成，沒有必要的文字記錄，采購(gòu)信息和供應(yīng)商信息基本上由每個(gè)業(yè)務(wù)人員自己掌握，信息沒有共享。其帶來(lái)的影響是：業(yè)務(wù)的可追溯性弱，一旦出了問題，難以調(diào)查;同時(shí)采購(gòu)任務(wù)的執(zhí)行優(yōu)劣在相當(dāng)程度上取決于人，人員的崗位變動(dòng)對(duì)業(yè)務(wù)的影響大。(3)采購(gòu)控制通常是事后控制：雖然我們承認(rèn)事后控制也能帶來(lái)一定的效果，但是事前控制畢竟能夠?yàn)槠髽I(yè)減少許多不必要的損失，尤其是如果一個(gè)企業(yè)橫跨多個(gè)區(qū)域，其事前控制的意義將更為明顯。

　　當(dāng)ERP項(xiàng)目運(yùn)用到企業(yè)的管理中來(lái)之后，其各方面的優(yōu)勢(shì)充分體現(xiàn)了出來(lái)，尤其在采購(gòu)方面更是不可小視。ERP下企業(yè)的采購(gòu)管理的突出優(yōu)勢(shì)表現(xiàn)在：

　　(1)采購(gòu)管理流程再造

　　針對(duì)傳統(tǒng)采購(gòu)管理主要由物資供應(yīng)部門完成的弊端，ERP系統(tǒng)對(duì)采購(gòu)管理流程實(shí)施再造，注重部門之間的協(xié)調(diào)、聯(lián)動(dòng)與制衡，將部分業(yè)務(wù)如檢驗(yàn)入庫(kù)、財(cái)務(wù)付款、供應(yīng)商管理等從采購(gòu)模塊中剝離出來(lái)，見圖1-1。

　　如圖： ERP系統(tǒng)采購(gòu)管理流程再造

　　ERP系統(tǒng)的設(shè)計(jì)方法是將所要完成的工作分解為相關(guān)的職責(zé)后對(duì)應(yīng)到相應(yīng)的模塊中，將屬于一個(gè)模塊的職責(zé)組合成一個(gè)工作組，其優(yōu)點(diǎn)包括三個(gè)方面。

　　第一方面：同類業(yè)務(wù)集中處理。企業(yè)將多個(gè)部門擁有的同一職責(zé)收歸為一個(gè)部門，實(shí)行集中管理，減少了大量協(xié)調(diào)工作，極大地提高了辦事效率。

　　第二方面：將庫(kù)存職責(zé)從原職能部門分離出去，有利于加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)的監(jiān)督。從庫(kù)存管理角度出發(fā)，總是希望庫(kù)存的資金占用最少，同時(shí)降低庫(kù)存的管理成本;而采購(gòu)部門則希望存貨盡量多些，及時(shí)保證生產(chǎn)的需求。這樣的一對(duì)矛盾使得庫(kù)存管理部門會(huì)盡可能地結(jié)合生產(chǎn)消耗制定庫(kù)存補(bǔ)充計(jì)劃，而采購(gòu)部門則通過(guò)對(duì)存貨的定期檢查來(lái)確定需要采購(gòu)物資的品種和數(shù)量。經(jīng)過(guò)一段時(shí)間的磨合，庫(kù)存必然會(huì)調(diào)整到一個(gè)相對(duì)合理的水平。

　　第三方面：物資管理和資金管理分離。傳統(tǒng)模式下的采購(gòu)付款計(jì)劃由供應(yīng)部門制訂，然后通知財(cái)務(wù)按計(jì)劃付款。ERP模式下將通知財(cái)務(wù)付款的職能分離到財(cái)務(wù)部門，體現(xiàn)資金流隨物流而動(dòng)的管理思路，避免了采購(gòu)部門對(duì)供應(yīng)商付款中的人為因素，同時(shí)，由于付款的權(quán)利在財(cái)務(wù)部門，對(duì)盲目采購(gòu)起到了相當(dāng)?shù)叵拗谱饔谩?/p>

　　(2)高度共享業(yè)務(wù)信息

　　ERP系統(tǒng)作為現(xiàn)代企業(yè)的內(nèi)部管理平臺(tái)，一個(gè)重要特點(diǎn)是信息的即時(shí)性和集成性。該特性使得在ERP平臺(tái)上工作的人員共同面對(duì)一套源頭的唯一、準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)，得以共享業(yè)務(wù)信息。在ERP系統(tǒng)中，信息即時(shí)性的特點(diǎn)，將使各項(xiàng)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)得到聯(lián)動(dòng)的實(shí)時(shí)更新，企業(yè)管理者和各職能部門、采購(gòu)管理相關(guān)業(yè)務(wù)人員能夠隨時(shí)了解企業(yè)外部市場(chǎng)狀態(tài)及變化，把握企業(yè)內(nèi)部各項(xiàng)信息，做到知己知彼。有利于科學(xué)決策、及時(shí)合理分配資源、加強(qiáng)采購(gòu)成本的控制。ERP系統(tǒng)實(shí)施前，成本信息資訊依賴于人工計(jì)算，及時(shí)性與準(zhǔn)確性難以保障，而信息的集成性可為決策的科學(xué)化提供條件和依據(jù)。

　　(3)增強(qiáng)了業(yè)務(wù)的可追溯性

　　信息的高度共享，方便了業(yè)務(wù)人員了解和掌握相關(guān)信息。具體到采購(gòu)管理中，由于以往的采購(gòu)詢價(jià)、報(bào)價(jià)通過(guò)電話通訊完成，很難追溯相關(guān)信息。而ERP系統(tǒng)要求所有采購(gòu)單據(jù)在系統(tǒng)中進(jìn)行記錄，便于對(duì)任何一筆業(yè)務(wù)往來(lái)詳細(xì)信息的查詢，減少了業(yè)務(wù)操作中的人為因素，保證了信息的原始狀態(tài)和真實(shí)性，并可隨時(shí)追溯。

　　(4)加強(qiáng)了對(duì)供應(yīng)商的管理

　　供應(yīng)商管理是采購(gòu)管理中的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。傳統(tǒng)的供應(yīng)商管理存在大量人為因素，使用ERP系統(tǒng)后，系統(tǒng)將按照設(shè)定的指標(biāo)對(duì)供應(yīng)商的供貨狀態(tài)進(jìn)行分析，包括供應(yīng)商供貨質(zhì)量分析、數(shù)量分析、價(jià)格分析、售后服務(wù)分析等，并根據(jù)分析結(jié)果制定相應(yīng)的供應(yīng)商管理策略，如根據(jù)供應(yīng)商的考核評(píng)分確定該供應(yīng)商的物資供應(yīng)份額等。這樣業(yè)務(wù)人員的調(diào)動(dòng)對(duì)工作的影響程度就會(huì)大大降低，新來(lái)的業(yè)務(wù)人員可以通過(guò)系統(tǒng)方便的查詢與自身業(yè)務(wù)有關(guān)的供應(yīng)商名單、聯(lián)系方式、歷史供貨記錄等，并按照設(shè)定的供應(yīng)策略進(jìn)行采購(gòu)業(yè)務(wù)。

　　(5)采購(gòu)管理控制體系完備

　　事前控制、事中監(jiān)督、事后分析，這一管理理念在ERP系統(tǒng)中的具體運(yùn)用，是ERP系統(tǒng)與傳統(tǒng)信息系統(tǒng)最明顯的區(qū)別，特別是對(duì)于采購(gòu)成本的控制。事前控制。ERP的成本管理采用標(biāo)準(zhǔn)成本體系，該體系通過(guò)事前制定的成本標(biāo)準(zhǔn)對(duì)采購(gòu)成本做出一定的限制。這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)作為員工努力的目標(biāo)以及衡量實(shí)際采購(gòu)成本節(jié)約或超支的尺度，從而起著成本的事前控制作用。事中監(jiān)督。在采購(gòu)過(guò)程中，對(duì)照事先制定的成本標(biāo)準(zhǔn)，以及ERP數(shù)據(jù)庫(kù)中的歷史采購(gòu)價(jià)格和其他企業(yè)對(duì)同一產(chǎn)品的采購(gòu)價(jià)格，監(jiān)督部門隨時(shí)可發(fā)現(xiàn)本次采購(gòu)是節(jié)約還是超支，有利于企業(yè)迅速制定改進(jìn)措施，達(dá)到降低采購(gòu)成本的目的。事后分析。采購(gòu)過(guò)程完成之后，通過(guò)實(shí)際采購(gòu)成本與標(biāo)準(zhǔn)成本和ERP數(shù)據(jù)庫(kù)相比較，企業(yè)可以定期進(jìn)行分析和考核，及時(shí)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，為未來(lái)降低成本指出途徑，實(shí)現(xiàn)成本的事后控制。