十大管理技巧幫你統(tǒng)籌時(shí)間

組織技巧相對(duì)于其他技巧來(lái)說(shuō)是最簡(jiǎn)單的一種。比如，所有的時(shí)間管理建議都包括在一些表格當(dāng)中，在表格中你需要把你想要完成的任務(wù)填進(jìn)去。對(duì)很多人來(lái)說(shuō)，這是最簡(jiǎn)單和普通的了。當(dāng)然，制表格和填表對(duì)一些人來(lái)說(shuō)是有困難的。這是一個(gè)天份問(wèn)題，與一個(gè)人的邏輯能力、空間想象力、創(chuàng)造力和抽象思維能力無(wú)關(guān)。時(shí)間管理需要一定的訓(xùn)練，如果你沒(méi)有準(zhǔn)備好接受專門(mén)訓(xùn)練的話，你將不能成為一個(gè)優(yōu)秀的時(shí)間管理者。

下面我把自己總結(jié)出來(lái)的十大時(shí)間管理方法介紹給您。值得注意的是，我沒(méi)有稱之為“最好的方法”。不過(guò)這些方法對(duì)我是有幫助的，希望對(duì)您也能有所幫助。

1、每天清晨把一天要做的事都列出清單

如果你不是按照辦事順序去做事情的話，那么你的時(shí)間管理也不會(huì)是有效率的。在每一天的早上或是前一天晚上，把一天要做的事情列一個(gè)清單出來(lái)。這個(gè)清單包括公務(wù)和私事兩類內(nèi)容，把它們記錄在紙上、工作簿上、你的PDA或是其他什么上面。在一天的工作過(guò)程中，要經(jīng)常地進(jìn)行查閱。舉個(gè)例子，在開(kāi)會(huì)前十分鐘的時(shí)候，看一眼你的事情記錄，如果還有一封電子郵件要發(fā)的話，你完全可以利用這段空隙把這項(xiàng)任務(wù)完成。當(dāng)你做完記錄上面所有事的時(shí)候，最好要再檢查一遍。如果你和我有同樣的感覺(jué)，那么，在完成工作后通過(guò)檢查每一個(gè)項(xiàng)目，你體會(huì)到一種滿足感。

2、把接下來(lái)要完成的工作也同樣記錄在你的清單上

在完成了開(kāi)始計(jì)劃的工作后，把下來(lái)要做的事情記錄在你的每日清單上面。如果你的清單上在內(nèi)容已經(jīng)滿了，或是某項(xiàng)工作可以轉(zhuǎn)過(guò)天來(lái)做，那么你可以把它算作明天或后天的工作計(jì)劃。你是否想知道為什么有些人告訴你他們打算做一些事情但是沒(méi)有完成的原因嗎？這是因?yàn)樗麄儧](méi)有把這些事情記錄下來(lái)。如果我是一個(gè)管理者，我不會(huì)三翻五次地告訴我的員工我們都需要做哪些事情。我從不相信他們的記憶力。如果他們沒(méi)帶紙和筆，我會(huì)借給他們，讓他們要完成的工作和時(shí)間期限記錄下來(lái)。

3．對(duì)當(dāng)天沒(méi)有完成的工作進(jìn)行重新安排

現(xiàn)在你有了一個(gè)每日的工作計(jì)劃，而且也加進(jìn)了當(dāng)天要完成的新的工作任務(wù)。那么，對(duì)一天下來(lái)那些沒(méi)完成的工作項(xiàng)目又將做處置呢？你可以選擇將它們順延至第二天，添加到你明天的工作安排清單中來(lái)。但是，希望你不要成為一個(gè)辦事拖拉的人，每天總會(huì)有干不完的事情，這樣，每天的任務(wù)清單都會(huì)比前一天有所膨脹。如果的確事情重要，沒(méi)問(wèn)題，轉(zhuǎn)天做完它。如果沒(méi)有那么重要，你可以和與這件事有關(guān)的人講清楚你沒(méi)完成的原因。

4、記住應(yīng)赴的約會(huì)

使用你的記事清單來(lái)幫你記住應(yīng)赴的約會(huì)，這包括與同事和朋友的約會(huì)。以我的經(jīng)驗(yàn)看，工作忙碌的人們失約的次數(shù)比準(zhǔn)時(shí)赴約的次數(shù)還多。如果你不能清楚地記得每件事都做了沒(méi)有，那么一定要把它記下來(lái)，并借助時(shí)間管理方法保證它的按時(shí)完成。如果你的確因?yàn)橛惺露荒芨凹s，可以提前打電話通知你的約會(huì)對(duì)象。

5、制一個(gè)表格，把本月和下月需要優(yōu)先做的事情記錄下來(lái)

具我所知很多人都開(kāi)始制定每一天的工作計(jì)劃。那么有多少人會(huì)把他們本月和下月需要做的事情進(jìn)行一個(gè)更高水平的籌劃呢？除非你從事的是一項(xiàng)交易工作，它的時(shí)間表上總是近期任務(wù)，你經(jīng)常是在每個(gè)月末進(jìn)行總結(jié)，而月初又開(kāi)始重新安排籌劃。對(duì)一個(gè)月的工作進(jìn)行列表規(guī)劃是時(shí)間管理中更高水平的方法，再次強(qiáng)調(diào)，你所列入這個(gè)表格的一定是你必須完成不可的工作。在每個(gè)月開(kāi)始的時(shí)候，將上個(gè)月沒(méi)有完成而這個(gè)月必須完成的工作添加入表。

6、把未來(lái)某一時(shí)間要完成的工作記錄下來(lái)

你的記事清單不可能幫助提醒你去完成在未來(lái)某一時(shí)間要完成的工作。比如，你告訴你的同事，在兩個(gè)月內(nèi)你將和他一起去完成某項(xiàng)工作。這時(shí)你就需要有一個(gè)辦法記住這件事，并在未來(lái)的某個(gè)時(shí)間提醒你。我一般是用一個(gè)電子日歷，因?yàn)楹芏嚯娮尤諝v都有提醒功能。其實(shí)為了保險(xiǎn)起見(jiàn)，你可以使用多個(gè)提醒方法，一旦一個(gè)沒(méi)起作用，另一個(gè)還會(huì)提醒你。

7、保持桌面整潔

我從不相信一個(gè)把自已工作環(huán)境弄得亂糟糟人會(huì)是一個(gè)優(yōu)秀的時(shí)間管理者。同樣的道理，一個(gè)人的臥室或是辦公室一片狼藉，他也不會(huì)是一個(gè)優(yōu)秀的時(shí)間管理者。因?yàn)橐粋€(gè)好的時(shí)間管理者是不會(huì)花很長(zhǎng)時(shí)間在一堆亂文件中找出所需的材料的。

8、把做每件事所需要的文件材料放在一個(gè)固定的地方

隨著時(shí)間的過(guò)去，你可能會(huì)完成很多工作任務(wù)，這就要注意保持每件事的有序和完整。我一般會(huì)把與某一件事有關(guān)的所有東西放在一起，這樣當(dāng)我需要時(shí)查找起來(lái)非常方便。當(dāng)我徹底完成了一項(xiàng)工作時(shí)，我會(huì)把這些東西集體轉(zhuǎn)移到另一個(gè)地方（參閱方法9）。

9、清理你用不著的文件材料

也許你會(huì)感到吃驚，在過(guò)去的十年中，我只有一個(gè)裝文件的抽屜，那里有我這些年所有的工作文件。我總是把新用完的工作文件放在抽屜的最前端，當(dāng)抽屜被裝滿的時(shí)候，我會(huì)清除在抽屜最后面的文件。換句話說(shuō)，我總是保持有一個(gè)抽屜的文件，總量不會(huì)超出這個(gè)范圍。有的人會(huì)把所有的文件都保留著，這些沒(méi)完沒(méi)了的文件材料最后會(huì)成為無(wú)人問(wèn)津的廢紙，很多文件可能都不會(huì)再被人用到。我在這里所提到的文件材料并不包括你的工作手冊(cè)或是必需的參考資料，而是那些用作積累的文件。當(dāng)然，有的時(shí)候，我也會(huì)去查找用過(guò)的文件，它們雖然經(jīng)過(guò)了我的清理，但原稿我會(huì)一直保留在計(jì)算機(jī)里。

10．定期備份并清理計(jì)算機(jī)

我對(duì)保存在計(jì)算機(jī)里的文件的處理方法也和上面所說(shuō)的差不多。我猜想，你保存在計(jì)算機(jī)里的95%的文件打印稿可能還會(huì)在你的手里放三個(gè)月。我定期地備份文件到光盤(pán)上，并馬上刪除機(jī)器中不再需要的文件。