試論高校教學檔案數字化建設中存在的問題及對策

　　【論文關鍵詞】高?！〗虒W檔案　數字化

　　【論文摘要】文章分析了教學檔案數字數字化建設的涵義，教學檔案數字化管理的優(yōu)點以及存在的問題，并針對性提出解決對策。

　　教學工作是高校的中心工作，教學檔案是教學工作成果的重要載體，教學檔案的收集、整理、保存和利用也是教學管理工作的重要組成部分。目前高校傳統的教學檔案工作以紙質文件材料為主要工作對象,紙質檔案的管理工作已有一套比較完善的完整工作流程、管理方法和規(guī)章制度。
　　隨著高等教育的快速發(fā)展和網絡信息化的快速推進，傳統檔案管理工作的手工管理方式已不能滿足信息化時代的要求,越來越多的教學檔案將以電子文件出現,但卻沒有對應的系統的管理制度,教學檔案的數字化、網絡化、標準化和規(guī)范化建設迫在眉睫。
　　一、教學檔案數字化建設的涵義
　　檔案數字化是隨著計算機技術、掃描技術、OCR技術、數字攝影技術(錄音、錄像)、數據庫技術、多媒體技術、存儲技術的發(fā)展而產生的一種新型檔案信息形態(tài)，它把各種載體的教學檔案資源轉化為數字化的檔案信息，以數字化的形式存儲，網絡化的形式互相連接，利用計算機系統進行管理，形成一個有序結構的檔案信息庫，通過互聯網進行聯機檢索和閱讀，實現資源共享。檔案數字化是數字檔案建設最基礎的工作。
　　二、教學檔案數字化管理的優(yōu)點
　　1．便捷實現多種媒體信息存儲和傳遞
　　電子檔案可同時將文字、聲音、影像等內容集成保存, 并可借助計算機實現任意組合編輯，極大增加了檔案的編輯性、可讀性、可視性,豐富了檔案的內容。
　　2．信息存儲容量大
　　電子檔案體積小但存儲容量大。一張CD－ROM光盤可存儲650 Mb，相當于30萬漢字的圖書1000冊、35萬張A4打印紙上的文字信息或10萬張圖形信息。
　　3．便捷實現檢索瀏覽
　　電子文獻由于具有全文數據庫的結構和相應的按自身邏輯關系組織成相互聯系的網狀結構，通過數據庫、檢索軟件等技術，借助某些關鍵詞，能夠便捷的查找所需要的資料, 大大方便了用戶檢索，提高了檢索效率，免除了翻閱、查找實體檔案的繁瑣。在教學檔案管理網絡平臺上，檔案管理人員還可通過網絡完成檔案的收集、整理、歸檔和提供利用；利用者亦可以足不出戶地遠程訪問檔案材料,網上下載檔案信息, 或遠距離、高速度的傳輸，真正實現了信息資源的共享。
　　4．提高了教學檔案的利用率
　　在網絡環(huán)境下電子檔案可被多人在不同地域同時訪問、瀏覽、下載，同一份電子檔案可同時為不同的用戶服務,大大提高了檔案的利用率。
　　三、教學檔案數字化建設中存在的主要問題
　　1. 缺乏信息化環(huán)境下教學檔案工作的復合型人才
　　信息化背景下檔案信息化建設需要既懂檔案業(yè)務管理，又掌握自動化、網絡化技術等現代信息技術的復合型人才。受高?，F行人事制度的影響，目前檔案隊伍整體素質仍普遍較低，年齡偏大，計算機操作能力一般，習慣于傳統的紙質檔案編研模式。而在信息社會,檔案的載體形態(tài)和記錄方式已呈多元化發(fā)展,一些必備的技能如數據存儲和壓縮技術、檔案信息組織技術、檢索技術等還不為多數人熟練應用，更不用說網絡環(huán)境下教學檔案的安全性問題了。
　　2.缺少工作標準、工作制度和工作規(guī)范
　　檔案材料的標準化、制度化和規(guī)范化是教學檔案信息化建設的前提和必要條件。信息化背景下計算機處理數據的“機械性”對教學檔案電子化建設的標準和規(guī)范提出了更高要求。但目前高校的教務工作更多受制于購買的教學管理軟件，加上很多高校有自己的特殊的實際管理情況，因此個性化修改之后軟件在通用性、實用性等方面存在一定的不足，再加上計算機軟件及其有關設備硬件差異，這些不足和差異都影響著電子數據的規(guī)范性和共享性，制約著信息交流的范圍和程度，直接影響著檔案信息化建設的步伐。
　　四、加強檔案數字化建設水平的對策
　　1.加強人員的技能培訓
　　教學檔案管理人員是檔案工作的主體,人員的專業(yè)素質直接影響教學檔案信息化的進程。因此,學校要加強教學檔案管理隊伍建設,培養(yǎng)一批有豐富檔案專業(yè)知識,有熟練的計算機應用能力的人來從事教學檔案管理。
　　2.開發(fā)教務檔案管理平臺系統，實施教學檔案管理的標準化建設工程
　　加強歸檔的標準化建設是目前高校教學檔案管理最有效的方法。近年來各高校都建立了完善的校園網絡，并實現了教學管理軟件輔助管理，這為高校檔案信息網絡建設提供了一個強有力的支撐平臺；教學軟件和數據庫的應用提供了大量的“標準化”電子數據和材料，這為教學檔案的標準化建設打下良好的數字基礎，便于實現密集存儲和快速檢索；以網絡技術為主體的信息技術的應用又為教學檔案的網內和網際共享、傳遞打下了良好的交流基礎，這些都為教學檔案的維護、網內共享、公開和查詢，特別是數據進一步發(fā)掘提供了最大的便利條件。
　　3. 盡快完善規(guī)章制度和工作標準，加強檔案安全管理
　　在數字化背景下，教學檔案管理工作的規(guī)范和標準尤為重要。校檔案館和教務處等職能部門，要結合《檔案法》、《高等學校檔案管理辦法》規(guī)定，盡快出臺數字化背景下教學檔案管理的各項工作標準和規(guī)章，特別是網站建設和管理標準、檔案管理軟件設計標準、數據庫錄入規(guī)范、紙質檔案的數字化標準等，使檔案工作有章可循，有規(guī)可依，從而實現對教學檔案工作各個環(huán)節(jié)的有效管理。
　　數字化檔案給教學檔案的安全管理提出了更高要求，除了要補充相關的安全保密制度、建立嚴格的監(jiān)控機制、強化從業(yè)人員的安全保密意識外，還要加大設備和技術投入，結合存貯介質使用物理隔離和邏輯隔離等多種安全防范手段，積極對“病毒”和“黑客”等行為，確保檔案的保密和安全。實現信息數據的真實性、完整性、機密性、可控性,以及網絡、數據庫和應用系統的安全性、穩(wěn)定性、可靠性
　　4．加強數字化檔案的工作質量檢查
　　《高等學校檔案管理辦法》的第十四條規(guī)定:“高等學校應當建立、健全檔案工作的檢查、考核與評估制度。”網絡平臺和工作規(guī)范建立起來以后，高校應根據積極實施管理糾偏。并且基于網絡進行的檢查更為便捷，各個部門根據管理權限只要檢查自己管理的模塊數據庫中的檔案就可，這樣可有效減少收儲遺漏，更便捷的考核二級學院的工作質量。
　　五、結語
　　教學檔案信息化建設是一項復雜的系統工程，它需要高校投入更大的人力、物力和技術力量，數字化教學檔案建立起來以后，可以通過對立檔單位工作流程在線監(jiān)督進一步提高原始數據歸檔質量，便捷實現檔案資源在網上的發(fā)布、傳遞、檢索和信息資源共享，從而更好的服務和保障教學工作。
　　參考文獻：
　　[1]張照余.檔案信息網絡化建設[M].中國檔案出版社.2001: 94-99
　　[2]《高等學校檔案管理辦法》(教育部、國家檔案局令[2008]第27號)