多年來，在全國各地建筑市場的檢查過程中，經(jīng)常會發(fā)現(xiàn)，各地建筑工程資料管理得比較混亂，尤其是在資料的詳實方面及各種表格的格式設(shè)計、內(nèi)容涵蓋、規(guī)格尺寸等方面，都或多或少地存在這樣或那樣的問題。這必然在一定程度上影響到城市建設(shè)檔案的質(zhì)量，給城市未來的改造建設(shè)，尤其會給工程質(zhì)量及安全事故的處理和對已建成的建筑物或構(gòu)筑物在改建擴建時的工程檔案資料的檢索、查詢工作帶來更多的不便。因此，做好建筑工程資料管理工作是十分必要的，本文推薦使用泛普資料管理系統(tǒng)做資料。
一、資料特征
復雜性
由于建設(shè)工程周期長，建設(shè)工程中階段性和季節(jié)性較強，并且建筑材料種類繁多，生產(chǎn)工藝又比較復雜，因此，影響建筑工程的因素多種多樣，這就必然導致建筑工程文件和檔案資料具有一定的復雜性。
隨機性
由于建筑工程文件檔案資料產(chǎn)生于工程建設(shè)的整個過程之中，無論是在工程的立項審批、勘察設(shè)計，還是在開工準備、施工、監(jiān)理或竣工驗收等各個階段和環(huán)節(jié)，都會產(chǎn)生各種文件和檔案資料。尤其是影響建筑工程的因素發(fā)生變化時，還會隨機產(chǎn)生一些由于具體事件而引發(fā)的特定文件和檔案資料，因此工程文件檔案資料還具有一定的隨機性。
時效性
有時工程文件和檔案資料一經(jīng)生成，就必須及時傳達到有關(guān)部門，否則如果有關(guān)單位或部門不予認可，將會產(chǎn)生嚴重的后果。因此建筑工程文件和檔案資料具有很強的時效性。另外，隨著施工工藝水平、新材料以及管理水平的不斷提高，文件和檔案資料的價值也會隨著時間的推移而衰減，但文件和檔案資料仍可以被借鑒、繼承，積累經(jīng)驗。
真實性
建設(shè)工程文件和檔案資料只有全面真實的反應項目的各類信息，包括發(fā)生的事故和存在的隱患，才具有實用價值。否則一旦引用會起到誤導作用，造成難以想象的后果。因此，建設(shè)工程文件和檔案資料必須真實的反應工程的實際情況，來不得片面和虛假。
綜合性
由于建設(shè)工程項目常常都是綜合的系統(tǒng)的工程，涉及多個專業(yè)，多種工種的協(xié)同工作才能完成。比如，環(huán)境評價、安全評價、建筑、市政、園林、公用、消防、智能、電力、電信、環(huán)境工程、聲學、美學等多種學科，并同時綜合了組織協(xié)調(diào)、合同、造價、進度、質(zhì)量、安全等諸多方面的工作內(nèi)容?？梢?，建設(shè)工程文件和檔案資料是多個專業(yè)和單位的文件檔案資料的集成，具有很強的綜合性。
二、管理方式
資料轉(zhuǎn)換
許多項目管理系統(tǒng)包允許用戶從其他應用程序，比如文字處理、電子表格以及數(shù)據(jù)庫程序中獲得信息。為項目管理系統(tǒng)輸入信息的過程叫做轉(zhuǎn)入。例如，你只需在需要時轉(zhuǎn)入某個電子表格的信息就可以了，而大可不必將電子表格中有關(guān)人員或機器的成本信息重新鍵入項目管理系統(tǒng)程序，而且這樣還可能會輸入相互沖突或錯誤的資料。同樣地，常常也要把你的項目管理系統(tǒng)的一些信息輸入到這些應用程序中去。發(fā)出信息的過程叫做轉(zhuǎn)出。例如，可能要把對某一承包商的進度計劃報告轉(zhuǎn)出到文字處理備注文件中。
圖形表格
對于有大量活動事項的項目工程，人工制出一份甘特圖或網(wǎng)絡(luò)圖，或人工進行修改制圖是一件極其乏味而又容易出錯的工作。當前項目管理系統(tǒng)的一個最突出的特點是能在最新數(shù)據(jù)資料的基礎(chǔ)上簡便、迅速地制作各種圖表，包括甘特圖及網(wǎng)絡(luò)圖。有了基準計劃后，任何修改就可以輕易地輸入到系統(tǒng)中，圖表自動會反映出這些改變。項目管理系統(tǒng)可以將甘特圖中的任務(wù)連接起來，顯示出工作流程。特別是用戶可以僅用一個命令就在甘特圖和網(wǎng)絡(luò)圖之間來回轉(zhuǎn)換顯示。另外，圖形和表格通常有以下功能供用戶使用：. 進行任務(wù)和關(guān)系的交互式操作處理。例如，通過圖表連接任務(wù)，改變優(yōu)先關(guān)系或通過擴展活動持續(xù)顯示功能來改變活動持續(xù)時間。.定制格式，例如圖形大小、標題、顏色、字型以及文件布局。. 顯示任務(wù)或成本的基準對照表。. 突出關(guān)鍵路徑，顯示出任何活動的延緩。. 放大或縮小顯示圖像。
三、主要功能
1、項目管理：物資管理、合同管理、進度管理、預算管理、材料管理、資料管理、成本管理等等數(shù)十款軟件任意使用;
2、企業(yè)通訊錄：企業(yè)/團隊組織架構(gòu)一目了然，隨時隨地快速找人;
3、往來單位：往來單位、供應商的信息一目了然;
4、及時通信：隨時隨地進行單聊、多聊、群聊會話;文字、語音、圖片、文件、地理位置共享，讓工作溝通變更簡單;
5、企業(yè)群：創(chuàng)建企業(yè)內(nèi)部群，實時在線溝通、掌握合作商機;
6、消息推送：任務(wù)信息、審批信息自動推送;
7、在線審批：不管在那里進行可以進行流程審批;
8、在線考勤：通過二維碼進行手機考勤;
9、一線線場：按項目進行拍照并可以批量上傳。
10、任務(wù)管理：可以下達或參考相關(guān)工作任務(wù)
11、BI分析：提供企業(yè)合同、收款、付款、進度等各角度的BI數(shù)據(jù)分析。
