做好項(xiàng)目管理并非一件容易的事，因?yàn)槊總€(gè)項(xiàng)目都有其獨(dú)特之處，需要根據(jù)項(xiàng)目需求來(lái)管理。盡管如此，使用項(xiàng)目管理軟件還是非常有必要的，因?yàn)轫?xiàng)目管理軟件可以讓項(xiàng)目中一些標(biāo)準(zhǔn)化的工作進(jìn)行有效的處理和安排。
一、項(xiàng)目管理效率提高的要點(diǎn)：
1.確定利益相關(guān)者
在項(xiàng)目開(kāi)始前，首先要與利益相關(guān)者會(huì)面，針對(duì)他們的需求和期望進(jìn)行討論，為項(xiàng)目范圍、項(xiàng)目預(yù)算和項(xiàng)目時(shí)間軸建立基線。項(xiàng)目需要有一個(gè)完整的生命周期，而這個(gè)周期開(kāi)始于項(xiàng)目計(jì)劃，因此，制訂科學(xué)合理的項(xiàng)目計(jì)劃、按照利益相關(guān)者的需求來(lái)出發(fā)，會(huì)事半功倍。
2.定義目標(biāo)，劃分優(yōu)先級(jí)
在了解利益相關(guān)者的需求之后，定義清晰的項(xiàng)目目標(biāo)和確定目標(biāo)的優(yōu)先級(jí)。
3.定義里程碑和可交付成果
明確重要的里程碑、交付成果以及根據(jù)所定義的項(xiàng)目目標(biāo)制定所需要的項(xiàng)目計(jì)劃步驟。
4.創(chuàng)建工作分解結(jié)構(gòu)和時(shí)間表
針對(duì)每個(gè)可交付成果，定義必須完成的一系列任務(wù)，從而完成每個(gè)可交付成果。并給每個(gè)活動(dòng)確定活動(dòng)時(shí)間、活動(dòng)責(zé)任人以及活動(dòng)需要的資源。
5.向利益相關(guān)者展示項(xiàng)目計(jì)劃
向利益相關(guān)者解釋你的項(xiàng)目計(jì)劃如何滿足他們的需求，同時(shí)展示沖突解決方案。
項(xiàng)目計(jì)劃通過(guò)后，就進(jìn)入項(xiàng)目執(zhí)行階段，這是項(xiàng)目生命周期中最漫長(zhǎng)、最困難的階段。在項(xiàng)目執(zhí)行階段，需要制定實(shí)際的項(xiàng)目可交付成果，提交給利益相關(guān)者進(jìn)行驗(yàn)收。
二、使用泛普項(xiàng)目管理軟件，提高管理效率
1.目標(biāo)拆解，確定項(xiàng)目流程
新建項(xiàng)目由項(xiàng)目經(jīng)理或指定的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人進(jìn)行策劃跟進(jìn)，確定項(xiàng)目參與人及相應(yīng)成員、整體項(xiàng)目周期等內(nèi)容后按項(xiàng)目階段劃分視圖板塊，各視圖板塊內(nèi)又以任務(wù)類型劃分看板，看板內(nèi)由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人或項(xiàng)目參與人編制任務(wù)，以便進(jìn)行任務(wù)分解和管理。
2.任務(wù)信息管理，數(shù)據(jù)沉淀
每個(gè)具體的任務(wù)卡片中都包含該任務(wù)的重要信息，可以全程無(wú)死角的對(duì)項(xiàng)目和任務(wù)進(jìn)行全方位留痕，方便項(xiàng)目成員對(duì)項(xiàng)目、任務(wù)進(jìn)行跟進(jìn)復(fù)盤(pán)，也便于隨時(shí)查閱。
3.質(zhì)量管理，精準(zhǔn)高效
項(xiàng)目管理過(guò)程中，質(zhì)量管理至關(guān)重要。我們通過(guò)任務(wù)的狀態(tài)設(shè)置進(jìn)行質(zhì)量管理，而質(zhì)量管理的行為發(fā)生在線下，因此，當(dāng)一個(gè)任務(wù)出現(xiàn)待評(píng)審狀態(tài)時(shí)，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人將收到通知，應(yīng)該對(duì)任務(wù)負(fù)責(zé)人的工作進(jìn)行一對(duì)一的溝通，這又是另外一種形式的師帶徒。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對(duì)項(xiàng)目質(zhì)量管理集中在所有“待評(píng)審”的任務(wù)上，不僅節(jié)約時(shí)間還能實(shí)現(xiàn)精準(zhǔn)輔導(dǎo)。
4.甘特圖
項(xiàng)目中的各個(gè)任務(wù)可以甘特圖的形式進(jìn)行查看，任務(wù)間也可以實(shí)現(xiàn)聯(lián)動(dòng)，方便項(xiàng)目管理者控制項(xiàng)目進(jìn)度。
為了在項(xiàng)目執(zhí)行階段更好地監(jiān)管和控制項(xiàng)目，可以選擇使用泛普項(xiàng)目管理軟件它能夠?qū)?fù)雜的項(xiàng)目管理過(guò)程簡(jiǎn)單化、規(guī)范化，幫助項(xiàng)目經(jīng)理高效管理項(xiàng)目時(shí)間、成本、質(zhì)量、變更、溝通、風(fēng)險(xiǎn)和問(wèn)題。
