項目管理軟件系統(tǒng)購買注意事項

　　在企業(yè)項目管理中，項目管理軟件是不可或缺的工具。但是，在選擇和購買項目管理軟件系統(tǒng)時，需要注意一些問題。今天我們就來總結一下項目管理軟件系統(tǒng)購買注意事項。

　　總體來說，購買項目管理軟件系統(tǒng)需要注意三個方面：功能性、服務性和穩(wěn)定性。

　　購買項目管理軟件應能夠提供標準的項目管理流程，包括任務分配、進度跟蹤、資源分配等基本功能，并可以根據(jù)企業(yè)實際需求進行定制化開發(fā)。此外，軟件還應該具有較高的數(shù)據(jù)處理能力和數(shù)據(jù)安全保障機制。

　　軟件開發(fā)商應該提供完善的技術支持和售后服務，以確保軟件的正常運行和用戶的滿意度。此外，開發(fā)商還應該及時提供軟件更新和修復程序，保證軟件的穩(wěn)定性和安全性。

　　購買項目管理軟件系統(tǒng)需要關注其穩(wěn)定性，軟件應該經(jīng)過充分的測試和驗證，確保其在各種環(huán)境下穩(wěn)定運行。同時，軟件還應該具備自動備份和恢復機制，避免因各種原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失和損壞等問題。

　　值得一提的是，泛普軟件是一個具有多年項目管理軟件開發(fā)經(jīng)驗和專業(yè)技術的公司。他們開發(fā)的項目管理軟件系統(tǒng)具有強大的功能性、卓越的服務性和出色的穩(wěn)定性，在業(yè)內(nèi)享有很高的聲譽。此外，泛普軟件還提供了完善的售后服務和技術支持，以及定期的軟件更新和修復程序，為用戶提供了全方位的保障和支持。

　　綜上所述，購買項目管理軟件系統(tǒng)需要注意其功能性、服務性和穩(wěn)定性等方面。而泛普軟件則以其豐富的行業(yè)經(jīng)驗和專業(yè)的技術水平，為用戶提供了完美的軟件解決方案，是企業(yè)選擇項目管理軟件系統(tǒng)的不二之選。

在信息化過程中加強教育和培訓
在實施信息化的過程中，有幾個不容忽視的問題：
一是信息系統(tǒng)對企業(yè)來說通常是個新事物，員工對信息系統(tǒng)的知識了解很少；
二是圍繞信息系統(tǒng)集合了業(yè)務流程再造、虛擬企業(yè)、協(xié)同商務等許多嶄新的概念和思路，需要參與項目實施的人員了解和掌握這些概念的真正的含義；
三是實施咨詢顧問對企業(yè)生產(chǎn)工藝和具體業(yè)務流程了解較少。
這些問題，都需要通過強化教育和培訓來了解和掌握相關的知識和業(yè)務，使整個實施團隊和企業(yè)全體員工在同一個平臺上更好地溝通和交流。企業(yè)需要對中層以上管理人員、項目實施業(yè)務骨干、最終用戶等通過集中培訓、資料宣傳、網(wǎng)上發(fā)布等多種形式，進行了不同層面的知識介紹，系統(tǒng)知識的培訓，力爭獲得良好的培訓效果。只有科學合理的項目培訓，才能為項目的成功實施奠定基礎。
由于信息化的建設涉及到企業(yè)的全員，因而其涉及的培訓對象也將是全面的：
一要培訓領導，提高認識，發(fā)現(xiàn)需求。由于要建的是一套新的管理系統(tǒng)，故企業(yè)領導班子首先要通過培訓、觀摩、調(diào)研、討論、比較來開闊眼界，鄭州OA軟件提高認識，統(tǒng)一意見。其中的關鍵是一把手要認識到位。
二要培訓骨干，學習經(jīng)驗，增長才干。由于信息系統(tǒng)一經(jīng)運轉就不可停止，系統(tǒng)的穩(wěn)定性、安全性、可靠性和先進性就顯得非常重要。因此，企業(yè)一定要擁有一支掌握IT技術的骨干力量。他們既懂企業(yè)流程，又有IT技術，能夠用IT語言描述企業(yè)流程，鄭州OA系統(tǒng)可以成為企業(yè)與軟件公司合作的基本力量。
三要培訓員工，統(tǒng)一認識，掌握技能。任何信息系統(tǒng)，最終都得靠基層的職工來具體操作。因此，在實施信息系統(tǒng)前，企業(yè)一定要以多種形式教育和培訓職工，使之認識到信息化的重要性和必然性，統(tǒng)一認識，自覺學習，形成積極投身信息化工程的氣氛。
為了達到和強化培訓的效果，必要時還需要制定激勵和考核措施，泛普OA軟件讓員工在正式使用信息系統(tǒng)前必須通過考試，否則對崗位進行調(diào)整，以確保在信息系統(tǒng)的應用過程中有良好素質(zhì)的人員來使用，才能達到預期的效果。

項目進度管理軟件出現(xiàn)的必然性

傳統(tǒng)的進度管理存在的問題

忽視進度計劃：認為進度計劃是一種擺設，可有可無。“我非常熟悉，該做什么我腦子非常清楚”。沒有很好的進度計劃，施工企業(yè)很難在一個長的時間跨度內(nèi)掌控和匯報進度。
 
計劃與實際工作脫節(jié)：目前，很多項目都是通過Excel表格、手工繪制甘特圖來管理項目的進度。大量的文檔堆積，匯總效率低，時效性比價差，對于掌控項目的進度非常不利。這也是為什么項目出現(xiàn)的問題只能事后處理的原因之一。另外，由于傳統(tǒng)的管理模式缺乏第三方的監(jiān)督，個人項目干系人可能存在瞞報或假報項目進度的情況，導致項目進度與計劃脫節(jié)。
 
項目負責人經(jīng)驗缺乏，管理不到位：由于項目負責人缺乏相應的項目經(jīng)驗，在事前沒有很好的進行分析，制定應急計劃，等事情發(fā)生了才手忙腳亂不知所蹤。管理組織上不能夠保證進度目標的實施，人浮于事，重關系、輕能力現(xiàn)象嚴重，導致執(zhí)行能力很差。項目成員只關心自己是否得利，而不管項目目標是否順利實現(xiàn)。缺乏有效的監(jiān)督、激勵、考核機制，目標分解不夠明確，在進度滯后的情況下找不到直接的負責人，各部門人員之間相互扯皮，最終不了了之。由于沒有明確的責任又缺乏合作精神，項目成員的積極性調(diào)動不起來，對進度目標也就很漠然。
 
項目進度管理軟件的出現(xiàn)

對于大型項目管理，沒有軟件支撐，手工完成項目任務制定、跟蹤項目進度、資源管理、成本預算的難度是相當大的。隨著微型計算機的出現(xiàn)和運算速度的提高,20世紀80年代后項目管理技術也呈現(xiàn)出繁榮發(fā)展的趨勢,項目進度管理軟件開始出現(xiàn)。
 
項目進度管理軟件的工作原理

項目進度管理軟件要突破現(xiàn)有管理模式上存在的問題，全面管理項目進度相關的所有元素，必須就具有先進的工作原理。下面我們以泛普軟件泛普OA系統(tǒng)的項目進度管理軟件為例，進行說明。
 
動態(tài)控制原理
 
項目的進行是一個動態(tài)的過程。因此進度控制隨著項目的進展而不斷進行。泛普軟件泛普OA系統(tǒng)的[1]采用的是計劃與執(zhí)行合二為一的工作原理，信息實時跟蹤反饋，動態(tài)呈現(xiàn)項目進度。
 
系統(tǒng)原理
 
項目各實施主體、各階段、各部分各層次的計劃構成了項目的計劃系統(tǒng)，它們之間相互聯(lián)系、相互影響；每一計劃的制定和執(zhí)行過程也是一個完整的系統(tǒng)。因此必須用系統(tǒng)的理論和方法解決進度控制問題。
 
封閉循環(huán)原理
 
項目進度控制的全過程是一種循環(huán)性的例行活動，其活動包括編制計劃、實施計劃、檢查、比較與分析、確定調(diào)整措施、修改計劃，形成了一個封閉的循環(huán)系統(tǒng)。進度控制過程就是這種封閉的循環(huán)系統(tǒng)不斷運行的過程。
 
信息原理
 
信息是項目進度控制的依據(jù)。泛普軟件泛普OA系統(tǒng)則通過系統(tǒng)的實時信息匯總功能及時有效地進行信息的傳遞和反饋。

 

4項目進度管理軟件的功能模塊編輯

項目進度管理軟件大概分為工程類項目進度管理軟件以及非工程類項目進度管理軟件兩種。這兩種管理軟件在功能上會有一些差距，但基本的功能模塊大致相同。其中，泛普軟件泛普OA系統(tǒng)的項目進度管理軟件使用于工程和非工程兩種項目，極具代表性。下面我們就以這個產(chǎn)品為例，詳細了解項目進度管理軟件包含的功能模塊。
 
1．情境式項目管理
 
根據(jù)實際情境選擇高度合適的管理方式
 
泛普軟件泛普OA系統(tǒng) 項目進度管理軟件能夠幫助組織管理所有項目，不論其規(guī)模大小、簡單或復雜。
 
泛普軟件泛普OA系統(tǒng) 項目進度管理軟件不但支持WBS、項目范圍結構、甘特圖、關鍵路徑、EVM等傳統(tǒng)管理手段，也支持迭代依賴、現(xiàn)狀調(diào)查等現(xiàn)代項目管理技術。

2．企業(yè)協(xié)作
 
項目進度管理軟件為個人與部門之間的協(xié)作與溝通提供了一個很好的平臺。
 
*功能型與項目導向型組織管理
 
*請求、承諾、交付以及驗收的通用語言
 
*各部門、委員會以及各站點的協(xié)調(diào)和管理
 
*客戶、合作伙伴以及供應商的協(xié)調(diào)和管理
 
*機構間的交互與上報管理
 
3.企業(yè)資源管理
 
項目進度管理軟件的資源管理功能，可按照區(qū)域、部門、項目以及活動進行資源的查找、申請、分配并跟蹤企業(yè)資源的使用情況。
 
*根據(jù)資源的技能及可分配時間自動搜索資源
 
*根據(jù)資源分配自動進行費用估算和預算
 
*對資源的計劃使用情況與實際使用記錄進行比較
 
*監(jiān)測過度分配和不恰當?shù)馁Y源
 
*匯總企業(yè)數(shù)據(jù)到項目組合視圖以識別各個項目之間的關鍵問題并權衡風險
 
4.項目執(zhí)行管理
 
項目進度管理軟件能對項目執(zhí)行做全面的掌握。
 
*活動的計劃和執(zhí)行管理
 
*可交付成果的計劃和交付管理
 
*依賴的計劃、跟蹤和驗收管理
 
*項目和活動的審批以及再次審批管理
 
*實時的請求和應答管理
 
*實時的風險和問題監(jiān)測
 
*項目執(zhí)行規(guī)則與控制管理
 
*項目執(zhí)行的全面跟蹤記錄
 

 

5.承諾管理
 
泛普軟件泛普OA系統(tǒng) 項目進度管理軟件為單向和雙向項目承諾提供全面支持。
 
*活動、可交付成果和資源的承諾提議
 
*進度、費用和質(zhì)量承諾的承諾記錄
 
*提議、審批、接受承諾的承諾協(xié)議
 
*取消承諾、完成承諾和違諾的管理
 
*承諾跟蹤記錄管理
 
6.需求和迭代管理
 
復雜的需求很難經(jīng)由一次性溝通完成。項目進度管理軟件可以迭代的方式完成復雜需求的交付與驗收。
 
7.風險管理
 
項目進度管理軟件不但能夠自動檢測系統(tǒng)性風險，還提供了集成的風險登記表，從而能夠記錄項目成員識別的風險，并進行全程跟蹤。
 
*自動監(jiān)測超時和超支風險
 
*自動監(jiān)測使用不恰當資源與資源短缺的風險
 
*自動監(jiān)測可交付成果審批和驗收風險
 
*自動監(jiān)測項目的控制風險和信心風險
 
*記錄項目成員自定義風險并跟蹤緩解風險的行動
 
*定義風險準則與風險分析矩陣
 
8.現(xiàn)狀調(diào)查
 
泛普軟件泛普OA系統(tǒng) 項目進度管理軟件通過具名和匿名的現(xiàn)狀調(diào)查功能幫助您對項目進行有效診斷。
 
*項目團隊的信心
 
*項目利害關系者的共識
 
*用戶滿意度
 
9.溝通管理與問題管理
 
項目進度管理軟件提供了多種溝通機制，通過集中化的問題管理系統(tǒng)來跟蹤問題、行動及其結果。
 
10.實時監(jiān)控和跟蹤
 
項目進度管理軟件提供了以下概覽，以便跟蹤項目狀態(tài)、發(fā)現(xiàn)問題和跟蹤解決問題的行動。
 
*項目
 
*費用
 
*資源
 
*依賴
 
*可交付成果
 
*風險
 
11.互動管理和決策支持
 
項目進度管理軟件能夠促進規(guī)范化的互動，并提供實時信息，從而幫助團隊做出有效決策。
 
12.模塊方法模式和CMMI支持
 
泛普軟件泛普OA系統(tǒng) 項目進度管理軟件提供模板方法模式來協(xié)助創(chuàng)建項目計劃。
 
它同時支持CMMI的9種通用過程和27個特定過程。
 
13.Agile方法
 
泛普軟件泛普OA系統(tǒng) 項目進度管理軟件允許客戶作為團隊成員，通過Agile方法來實現(xiàn)發(fā)布計劃、迭代計劃、團隊互動、內(nèi)部測試以及驗收測試。
 
14.維護管理
 
項目進度管理軟件為維護支持提供了以下工具：
 
*客戶支持模塊
 
*呼叫日志和響應跟蹤功能
 
*缺陷與變更跟蹤系統(tǒng)
 
*發(fā)布與補丁功能
 
15.更有其他內(nèi)置功能，使您的團隊工作更高效。
 
項目進度管理軟件內(nèi)置以下便利功能：
 
*個人工作日歷與概覽
 
*工時表功能
 
*產(chǎn)品和許可證管理功能
 
*完善的文檔管理系統(tǒng)
 
*全面的審計跟蹤記錄

 

5項目進度管理軟件選型的標準編輯

1．容量
 
這主要是考慮系統(tǒng)能否處理你預計進行的項目數(shù)量、預計需要的資源數(shù)以及預計同時管理的項目數(shù)量。
 
2．文件編制和聯(lián)機幫助功能

各個項目進度管理軟件包的文件編制和聯(lián)機幫助功能質(zhì)量各不相同，差別較大。主要考慮用戶手冊的可讀性、用戶手冊里概念的邏輯表達、手冊和聯(lián)機幫助的詳細程度，舉例說明的數(shù)量、質(zhì)量、對高級性能的說明水平。
 
3．操作簡易性
 
這一點通常不論選擇在哪種軟件包時都是主要的。主要應考慮系統(tǒng)的"觀看"和"感覺"效果、菜單結構、可用的快捷鍵、彩色顯示、每次顯示的信息容量、數(shù)據(jù)輸入的簡易性、現(xiàn)在數(shù)據(jù)修改的簡易性、報表繪制的簡易性、打印輸出的質(zhì)量、屏幕顯示的一致性，以及熟悉系統(tǒng)操作的難易程度。
 
4．可利用的功能
 
一定要考慮系統(tǒng)是否具備項目組織所需要的各種功能。例如，程序是否包含工作分析結構以及甘特圖和網(wǎng)絡圖，資源平衡或均衡算法怎么樣；系統(tǒng)能否排序和篩選信息、監(jiān)控預算、生成定制的日程表，并協(xié)助進行跟蹤和控制；它能否檢查出資源配置不當并有助于解決。
 
5．系統(tǒng)的兼容能力
 
在當今的數(shù)字化社會里，大量的電子系統(tǒng)日趨統(tǒng)一。如果你的工作環(huán)境里，切合數(shù)據(jù)儲存在各個地方，比如數(shù)據(jù)庫、電子數(shù)據(jù)表里，這時就要特別注意項目進度管理軟件的兼容統(tǒng)一能力。有些系統(tǒng)只能與少數(shù)幾種常見的軟件包進行最基本的統(tǒng)一，有些卻可以與分布數(shù)據(jù)庫甚至對象向數(shù)據(jù)庫進行高級的綜合統(tǒng)一。另外，項目進度管理軟件通過電子信箱向文字處理及圖形軟件包轉入信息的能力也會影響到你的決策。
 
6．安裝要求
 
這里主要考慮運行項目進度管理軟件對計算機硬件和軟件的要求：存儲器、硬盤空間容量、處理速度和能力、圖形顯示類型、打印設置以及操作系統(tǒng)等。
 
7．報表功能
 
目前各種項目進度管理軟件系統(tǒng)的主要不同之處是它們提供的報表種類和數(shù)量。有些系統(tǒng)僅有基本的計劃、進度計劃和成本報表，而有一些則有廣泛的設置，對各個任務、資源、實際成本、承付款項、工作進程以及其他一些內(nèi)容提供報表。另外，有些系統(tǒng)更便于定制化。報表功能應給予高度的重視，因為大多數(shù)用戶非常注重軟件這種能生成內(nèi)容廣泛、有說服力的報表的功能。
 
8．安全性能
 
有些項目進度管理軟件有相對更好的安全性。如果安全問題很重要，那么就要特別注意對項目進度管理軟件、每個項目文件及每個文件數(shù)據(jù)資料的限制訪問方式。
 
9．經(jīng)銷商的支持
 
要特別注意，經(jīng)銷商或零售商是否提供技術支持、支持的費用，以及經(jīng)銷商的信譽。

選擇適合的軟件提供商和信息系統(tǒng)，化解實施風險
供應商和信息系統(tǒng)的選擇是決定企業(yè)信息化成功的重要因素。很多企業(yè)都經(jīng)歷過類似痛苦的經(jīng)歷：
沒有考慮到供應商的持續(xù)發(fā)展能力。在信息系統(tǒng)選型之初，對軟件廠商沒有做深入的調(diào)研分析，結果幾年之后軟件廠商倒閉，信息系統(tǒng)也無法再持續(xù)更新，企業(yè)不得不重新考慮換系統(tǒng)。
沒有結合企業(yè)的實際狀況來選擇應用系統(tǒng)。有的企業(yè)領導者意識超前，看到有非常先進的企業(yè)信息化系統(tǒng)，就決定要采用該系統(tǒng)。但是，他們并沒有意識到，企業(yè)本身的規(guī)模、管理水平、員工的素質(zhì)等方面還沒有配套跟上，在上信息化的過程中所面臨的困難遠遠超過預期，很可能半途而廢。也有的企業(yè)領導者太過于注重局部利益，如僅注重信息系統(tǒng)的某些功能、或者信息系統(tǒng)的報價，結果到真正應用實施的時候，企業(yè)才發(fā)現(xiàn)信息系統(tǒng)很難滿足企業(yè)的業(yè)務需求，或者由于信息化建設的費用壓價太低，導致軟件提供商為了自身的利益，所提供的服務水平無法得到保障，信息系統(tǒng)很難應用實施起來。
從以上的分析當中就可以看出，選擇合適的軟件提供商和應用系統(tǒng)是決定信息化成敗的關鍵因素。企業(yè)選擇軟件提供商，要考察其持續(xù)發(fā)展能力、技術水平、服務支持能力等。選擇信息系統(tǒng)，要考慮其是否適合企業(yè)近期和中期階段發(fā)展的需要，既不能好高騖遠，選擇太過于超前自己的信息系統(tǒng)；也不能太過于注重局部利益，選擇功能不滿足的系統(tǒng)，或者軟件提供商不能提供充分的支持。
總體來講，從信息化項目發(fā)標到最終簽訂實施項目合同過程中，需要組織招評標小組對參與投標的軟件廠商和實施咨詢公司提供的解決方案進行全面的分析評估，對各家提供的軟件類型及功能特點、實施咨詢公司的實力及業(yè)績、項目投資等進行綜合評分，最終選擇最符合企業(yè)實際需求的軟件產(chǎn)品和具備必要能力的實施公司，并簽訂信息系統(tǒng)建設合同。鄭州OA軟件資訊