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項(xiàng)目文檔管理軟件的使用

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 　　項(xiàng)目文檔管理，是指在一個系統(tǒng)(軟件)項(xiàng)目開發(fā)進(jìn)程中將提交的文檔進(jìn)行收集管理的過程。通常，文檔管理在項(xiàng)目開發(fā)中不是很受重視，當(dāng)發(fā)現(xiàn)其重要性時，往往為時已晚。整個項(xiàng)目可能因此變得管理混亂，問題產(chǎn)生后無據(jù)可查。文檔管理對于一個項(xiàng)目的順利進(jìn)行有著至關(guān)重要的作用，其關(guān)鍵性不容忽視。

　　一、企業(yè)文檔管理中存在的問題

　　文件涵蓋了企業(yè)的核心知識、文化內(nèi)涵、經(jīng)營經(jīng)驗(yàn)等無形資產(chǎn)，越來越多的管理者意識到文檔管理在企業(yè)管理中的重要性，企業(yè)文檔管理是一項(xiàng)必須做好的系統(tǒng)工作。

項(xiàng)目文檔管理軟件的使用.jpg

　　1、碎片化存儲

　　公司文檔分散在各種員工的工作計算機(jī)和移動設(shè)備中，沒有統(tǒng)一的歸納和存儲。導(dǎo)致在尋找信息時不知道文檔在誰手中，舊文件存儲位置記憶模糊，無法快速找到，這將極大地影響工作效率。

　　2、文檔權(quán)限不清楚

　　大多數(shù)企業(yè)的內(nèi)部信息和秘密文件只允許少數(shù)人共享和流通，但有時涉及上下級之間的合作，甚至公司內(nèi)外的合作都超出了傳統(tǒng)文件管理方法的控制范圍。此外，由于人員權(quán)限不明確，核心文件的細(xì)節(jié)被錯誤地修改和刪除，甚至不時惡意刪除。

　　3、缺乏文檔共享與合作

　　在工作組中修改文檔時，通常由QQ、微信、電子郵件等傳輸，導(dǎo)致文檔的多個版本。在下載和保存時，很容易區(qū)分哪個是最新版本。團(tuán)隊不能保證修訂后的最新版本，這極大地影響了合作的效率。

　　二、企業(yè)項(xiàng)目文檔管理的需求

　　企業(yè)對文檔管理的需求分為三個層次，首先要滿足團(tuán)隊文檔的存儲需求，當(dāng)然要保證存儲的安全性，其次是文檔管理，團(tuán)隊文檔多樣，要能夠?qū)Χ嗉壞夸涍M(jìn)行分類，便于檢索。

　　1、存儲

　　存儲首先需要足夠的存儲空間，其次需要技術(shù)安全。

　　2、管理

　　提供的賬戶上限應(yīng)大于公司人數(shù)，能夠建立公司組織結(jié)構(gòu)，根據(jù)不同層次的部門對不同團(tuán)隊的文檔進(jìn)行管理，進(jìn)行多級目錄分類，合理分類整理。

　　3、文檔協(xié)作

　　支持文檔文本，即多人同時編輯文本，避免傳輸過程，提高工作效率支持合作表，滿足一些簡單的表格使用場景。

　　4、易用性

　　盡可能多的終端通用，以滿足不同的團(tuán)隊文檔使用場景。

　　三、項(xiàng)目文檔管理軟件的使用

　　每個企業(yè)在逐步走向正規(guī)化發(fā)展，包含企業(yè)規(guī)章制度、新人手冊等，泛普軟件為企業(yè)提供專業(yè)的項(xiàng)目文檔管理軟件服務(wù)，助理企業(yè)文檔管理。

項(xiàng)目 文檔管理軟件的使用.jpg

　　1、知識看板

　　以項(xiàng)目甘特圖、看板形式展示任務(wù)，可按文檔分類查看或按部門分類查看。

　　2、知識庫

　　以表格形式展示任務(wù)，按部門分組查看更方便。

　　3、常見問題匯總

　　有很多常見問題可以建成任務(wù)，類似于問題庫，此處以產(chǎn)品使用問題為例，還可以處理公司規(guī)章問題。

　　4、文件

　　可以關(guān)聯(lián)企業(yè)網(wǎng)盤，或直接上傳到附件。

　　項(xiàng)目管理中涉及到大量的文檔，管理好項(xiàng)目的過程中的各種文檔是項(xiàng)目達(dá)成最終交付很重要的一個方面。

發(fā)布：2022-05-31 15:38    編輯：泛普軟件 · fuhuachao    [打印此頁]    [關(guān)閉]
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