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企業(yè)項目文檔管理軟件哪個好

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 　　企業(yè)成立之初，就開始積累資料。隨著企業(yè)的發(fā)展，信息量越來越大，管理起來也越來越困難。企業(yè)發(fā)展過程中產生的信息無疑是企業(yè)的重要知識資產。如果管理不當，將是巨大的浪費，也是企業(yè)的損失。對于很多企業(yè)，尤其是大型企業(yè)來說，文檔數量龐大，整理起來比較困難。雖然安排了專人管理他們，但效果甚微，還經常遇到各種問題。

　　一、企業(yè)項目文檔管理的重要性

　　在項目工作中，文檔已成為交流的主要依據，而文檔管理則成為項目管理控制中的主要組成部分，其具有嚴肅性、靈活性，必須更好地方便使用者，以提高工作效率。因而文檔的管理工作是一項非常重要的工作，許多的企業(yè)都成立了專門的檔案管理部門，對文檔進行統(tǒng)一歸類管理。項目文檔的管理可以方便項目管理者掌握項目的進展情況，了解當前項目所出現(xiàn)的問題以及預期工作的目標，在項目中有些大的項目會分成若干個小項目，分工給不同的項目小組。而文檔管理是不同項目小組進行交流的重要依據和項目工作運行的主要憑證。項目文檔管理工作可為項目提供完整的文檔，以確保項目開展的質量。項目文檔的存檔可為下一次新項目的開展提供參考價值。

　　二、企業(yè)項目文檔管理需要注意的問題

　　在項目文檔管理過程中，項目經理和項目成員很難找到自己需要的文檔，也無法及時獲得項目文檔的重要信息，無法從項目文檔方面掌握項目的運行進度。

企業(yè)項目文檔管理哪個好.jpg

　　1、文檔的分類要清晰

　　將不同的文檔分成不同的類別，放在不同的文件夾之內。便于查找。

　　2、清晰易懂的文件命名

　　命名能夠反映文件的內容，便于查詢。

　　3、文件版本記錄要清楚

　　不同時間、不同時期的不同版本，要分清。

　　4、文檔流通記錄要記錄

　　文檔流通記錄要記錄，便于后期查找。

　　5、文檔電子備份

　　為安全起見，對文檔要進行安全掃描備份，防止文件丟失等意外情況。

　　6、文件管理者的流動管理

　　管理者流動，會造成文件管理的混亂，所以在交接時一定要交接好。

　　三、企業(yè)項目文檔管理哪個好

　　市面上有許企業(yè)項目文檔管理軟件，泛普軟件項目文檔管理軟件服務就是其中一個，作為專業(yè)的軟件開發(fā)者，泛普軟件也為企業(yè)提供了專業(yè)的項目文檔管理軟件服務。

企業(yè) 項目文檔管理哪個好.jpg

　　1、獲取

　　文件管理系統(tǒng)要使用紙質文件，必須對其進行掃描。

　　2、元數據分類

　　元數據(關于數據的數據)用于識別文件，以便以后檢索。它可以包括關鍵字、日期、作者等。用戶經常被要求輸入此元數據，或者系統(tǒng)可能會從文檔中提取它

　　3、檢索

　　文件管理系統(tǒng)的搜索功能是其最重要的要素之一。搜索功能可以或多或少復雜，允許按文檔元數據的元素進行搜索，也可以通過搜索實際文檔中的關鍵字/短語并使用語義分析來確定相關性。

　　4、版本控制

　　不同版本文件的存儲和管理適用于需要頻繁更新的文件。允許授權用戶返回到早期版本。

　　5、管理和安全

　　任何信息技術系統(tǒng)都需要監(jiān)管。用戶需要不同級別的授權，某些更敏感的功能/文檔僅對選定的用戶/管理員可用，還需要備份，以防發(fā)生意外。

　　工程項目文檔資料包含產生、收集、整理、存儲、利用多個環(huán)節(jié)，在不同的項目管理階段，每份文檔資料服務于不同的管理過程。工程項目本身涉及面廣和信息量大，所以項目文檔資料的系統(tǒng)化管理給建筑工程帶來很大的挑戰(zhàn)。

發(fā)布：2022-05-31 15:40    編輯：泛普軟件 · fuhuachao    [打印此頁]    [關閉]
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